Rapporten voor automatische e-mailtoegang
Microsoft Access is een krachtig, gebruiksvriendelijk databaseprogramma. Het kan worden gebruikt voor individuele huishoudens en voor bedrijven. Sommige componenten van de database omvatten tabellen, query's, formulieren, rapporten, macro's en modules. Rapporten geven een goed leesbare presentatie van de informatie in de database. Met macro's kunnen routinetaken worden geautomatiseerd. Rapporten kunnen via e-mail worden gedeeld en automatisch worden verzonden.
Stap 1
Ga naar 'Start' > 'Programma's' > 'Microsoft Office' > 'Microsoft Access', of als Access onlangs is geopend, ga naar 'Start' > 'Microsoft Access'.
Video van de dag
Stap 2
Selecteer een database om te gebruiken. In dit geval wordt de Issues-database gedownload.
Stap 3
Klik op het tabblad "Maken".
Stap 4
Klik op "Macro".
Stap 5
Selecteer "Object verzenden" in de vervolgkeuzelijst Actie.
Stap 6
Voltooi elk van de stappen in het actieargument. Selecteer "Rapport" voor het objecttype, selecteer "Open problemen" voor de objectnaam (dit is de naam van het rapport dat per e-mail wordt verzonden) en selecteer "PDF-formaat (*.pdf)" voor het uitvoerformaat. Voer de e-mailadressen in van de ontvangers van het rapport, het onderwerp van de e-mail en de tekst voor de hoofdtekst van de e-mail (berichttekst). Als het e-mailbericht moet worden bewerkt voordat het wordt verzonden, selecteert u "Ja"; selecteer anders "Nee". Geef voor HTML-bestanden een pad voor de sjabloon op.
Stap 7
Klik op het schijfpictogram om de macro op te slaan.
Stap 8
Geef de macro een naam en klik op 'OK'.
Stap 9
Klik op het uitroepteken om de macro uit te voeren. Het programma zal vragen om de macro nogmaals op te slaan.
Stap 10
Klik op "Toestaan" om het programma toe te staan de e-mail te verzenden. De rapporten worden verzonden via Outlook.
Stap 11
Open het navigatiedeelvenster door op de dubbele pijlen te klikken.
Stap 12
Dubbelklik op de opgeslagen macro om het rapport automatisch te e-mailen.
Stap 13
Open de e-mail om te controleren of deze is verzonden.
Tip
Dit proces werkt ook voor Access 2003; de schermen zullen er anders uitzien, maar het concept is hetzelfde.
Rapporten zijn niet de enige objecten die kunnen worden gemaild. Tabellen, vragen en formulieren kunnen ook worden gemaild. Ga naar de Outbox van Outlook om het bericht te verzenden of klik op "Alles verzenden" als Outlook is geopend.
Waarschuwing
E-mail het rapport naar uzelf om ervoor te zorgen dat het automatisch wordt verzonden.
