Open een Access-database die een tabel bevat die u in een andere tabel wilt samenvoegen. Zorg ervoor dat de gegevenstypen in de bron- en doeltabellen compatibel zijn. Als het eerste veld in de brontabel bijvoorbeeld een getalveld is, moet het eerste veld in de doeltabel een getalveld zijn. Zoals Microsoft opmerkt: "Tekstvelden zijn compatibel met de meeste andere typen velden." Met andere woorden, het is oké als een veld in de brontabel is een getalveld en het corresponderende veld in de doeltabel is een tekstveld.
Klik op "Maken" en klik vervolgens op "Query-ontwerp" om het venster Tabel weergeven te bekijken met de tabellen van de database. Klik op de tabel met de records die u wilt kopiëren. Klik op "Toevoegen" gevolgd door "Sluiten". Excel plaatst de tabel en de velden in de queryontwerper.
Dubbelklik op het sterretje boven aan de queryontwerper en Excel voegt alle velden van de tabel toe aan het queryontwerpraster.
Klik op "Uitvoeren" om de query uit te voeren en een tabel te bekijken met de records van de tabel. Klik op "Weergave" gevolgd door "Ontwerpweergave" en klik vervolgens op "Toevoegen" om het toevoegvenster te openen.
Klik op 'Huidige database' als de doeltabel zich in de huidige database bevindt en klik vervolgens op de keuzelijst 'Tabelnaam'. Selecteer de tabel waaraan u de records van de brontabel wilt toevoegen. Klik anders op "Another Database" en typ de naam en locatie van de database die de doeltabel bevat. Typ de naam van die tabel in de keuzelijst "Tabelnaam" en klik op "OK".
Klik met de rechtermuisknop op de bovenkant van het queryontwerpvenster en selecteer "Gegevensbladweergave" om een voorbeeld te bekijken met de records die de query zal toevoegen. Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de bovenkant van het venster en selecteer 'Ontwerpweergave'.
Klik op "Bekijken" gevolgd door "Datablad en klik vervolgens op "Uitvoeren." Een dialoogvenster vraagt of u de rijen van de brontabel wilt toevoegen aan de doeltabel. Klik op "Ja" om dat te doen of klik op "Nee" om de bewerking te annuleren. Wanneer u op "Ja" klikt, voegt Excel uw tabellen samen.
Het is mogelijk dat uw toevoegquery-bewerking niet wordt uitgevoerd. Als er niets gebeurt nadat u op "Uitvoeren" hebt geklikt, controleert u de statusbalk onder aan Excel en zoekt u naar een bericht met de tekst "Dit actie of gebeurtenis is geblokkeerd door de uitgeschakelde modus.” Als u dat bericht ziet, klikt u op "Inhoud inschakelen" in het bericht bar.
Als u een reservekopie van uw doeltabel wilt maken voordat u er gegevens in samenvoegt, klikt u met de rechtermuisknop op de naam van de tabel in het Tabellenpaneel en selecteer 'Kopiëren'. U kunt dan met de rechtermuisknop op een lege ruimte in dat paneel klikken en "Plakken" selecteren om een kopie van de tafel. Back-ups zorgen ervoor dat u geen kritieke informatie verliest als er zich een probleem voordoet tijdens een databasewijziging.
Dit voorbeeld illustreert het samenvoegen van alle records uit een brontabel in een doeltabel. U hebt ook de mogelijkheid om de records te kiezen die u naar de doeltabel wilt kopiëren. Nadat u een tabel hebt geselecteerd in het venster Tabel weergeven, klikt u niet op de asterisk om alle velden van de tabel te kiezen. Dubbelklik in plaats daarvan op elk veld om het aan het queryraster toe te voegen. Als u klaar bent, verschijnt elk veld in een aparte kolom in het raster. U kunt vervolgens selectiecriteria typen in het tekstvak Criteria naast elk veld. Als u bijvoorbeeld alleen records wilt samenvoegen waarvan het veld totalSales groter is dan 200, "typt u > 200" (zonder de aanhalingstekens) in het tekstvak Criteria naast het veld totalSales. Raadpleeg uw Access Help-documentatie voor meer informatie over het toepassen van andere typen criteria op query's.
