Definitie van een softwarepilootproject

Een softwarepilootproject rolt nieuwe software uit in reële omstandigheden naar een klein deel van een organisatie. Dit verkleint het risico op een mislukte organisatiebrede implementatie later, stelt de organisatie in staat om te bepalen of deze software de juiste oplossing is, en geeft personeel en gebruikers hands-on beleven.

Bij een softwarepilootproject zijn externe leveranciers betrokken of een intern softwareontwikkelingsteam dat de software levert. Een IT-team richt zich op het netwerkbeheer voor het project, terwijl een training- en ondersteuningsteam zich richt op het opleiden van deelnemers en het verzamelen van gegevens over gebruikersproblemen. Technisch onderlegde deelnemers met niet-kritieke rollen zijn betrokken bij het gebruik van de nieuwe software.

Bepaal, voordat u aan een softwarepilot begint, de gewenste uitkomst. Bepaal de reikwijdte van de software en van de pilot en vraag informatie over beschikbare oplossingen als u nog geen software hebt geselecteerd. Bepaal hoe lang het proefproject moet lopen om de software grondig te testen. Kies de bedrijfsgroep die u bij het project wilt betrekken en identificeer de personen binnen die groep als deelnemers. Stel teamleiders aan die hun eigen teams kunnen ontwikkelen voor IT, ondersteuning en training en softwareplanning.

Zet een monitoringsysteem op om eventuele problemen en hun oplossingen te registreren. Dit kan leiden tot toekomstige wijzigingen in procedures. Installeer of wijzig indien nodig hardware of software op het netwerk. Stel beheertools in zodat het team kan documenteren en communiceren. Train deelnemers in een groep en vervolgens een-op-een om ze vertrouwd te maken met de concepten van de software, om vragen te beantwoorden en een gevoel te krijgen voor verschillende werkstationconfiguraties zal het project handvat. Evalueer na de opgegeven tijd hoe de softwarepilot is verlopen en schrijf een rapport op. Bespreek hoe de installatie verliep, hoe effectief de training was, of deelnemers de nieuwe software adopteerden en hoe gemakkelijk, de kennis die het team opdeed en de geleerde lessen. Deze factoren zijn van invloed op een volledige implementatie van de software.

Een pilootproject kan obstakels tegenkomen voor het succes ervan. Onnauwkeurige documentatie en inconsistente communicatie binnen het team en naar de deelnemers zijn factoren die het team kan beheersen. Oplopende kosten kunnen erop wijzen dat er zich een probleem ontwikkelt. Conflicterende software op de werkstations van deelnemers kan interfereren met uw pilotsoftware, of de werkstations kunnen noodzakelijke ondersteunende software missen. Veranderingen in personeels- of organisatiedoelen kunnen de ontwikkeling van de software belemmeren. Als u zich niet aan de reikwijdte van het project houdt, kan dit feature creep introduceren en de kosten verhogen.