Microsoft Word heeft al heel lang sjablonen voor afdrukbare etiketvellen en voor veelvoorkomende documenten zoals brieven. Met labellay-outs voor de verschillende leveranciers kan Word een enkele invoer op een bepaald label afdrukken of een heel vel labels in één keer produceren.
Als u een lijst met contactpersonen in uw Outlook-adresboek of een Excel-spreadsheet of Access-database hebt, kan Afdruk samenvoegen de informatie importeren om automatisch een reeks labels te maken. Als alternatief kunt u tijdens Afdruk samenvoegen uw eigen mailinglijst direct in Word maken. Microsoft's Mail Merge is geen magie, maar het kan bijna zo snel werken.
Video van de dag
Het is duidelijk dat Mail Merge talloze voordelen biedt voor mailinghuizen en grote bedrijven die massamailings uitvoeren. Maar het is zelfs erg handig voor gewone mensen. Als u niet langer elke envelop hoeft te adresseren, kan uw gezin weer in de stemming komen om elk jaar in december prachtige (papieren) kerstkaarten te versturen. Als je helpt bij het runnen van de lokale PTA of een Scout-troep, kan Mail Merge erg handig zijn voor het versturen van flyers.
Hoe werkt Mail Merge?
Er zijn drie documenten betrokken bij een samenvoegbewerking. Als het om etiketten gaat, is het hoofddocument het document waarmee u de lay-out instelt, inclusief een bedrijfslogo of uw retouradres op verzendetiketten, als u deze wilt opnemen. Uw mailinglijst, die de adressen bevat die op de etiketten moeten worden afgedrukt, is de gegevensbron. Deze twee documenten vormen samen de adreslabels. Hier is een schema:
Er zijn enkele onverwachte "gotchas".
Als u bijvoorbeeld Excel, Outlook of Access als gegevensbron gebruikt, moet u bepaalde regels in acht nemen die misschien niet meteen duidelijk zijn. Als u bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de kolom voor postcodes of postcodes is opgemaakt als tekst, zodat u geen nullen verliest.
U kunt uw Outlook-contactpersonen ook niet als gegevensbron gebruiken, tenzij u van Outlook uw standaard e-mailprogramma hebt gemaakt.
Het kan eenvoudiger zijn om Word gewoon als uw gegevensbron te gebruiken, vooral als u ervaring hebt met Word, maar niet veel kennis hebt van de andere hulpprogramma's voor kantoorproductiviteit van Microsoft.
Hier leest u hoe u snel basisadresetiketten kunt maken en afdrukken in de meeste edities van Word, allemaal binnen Word, zonder dat u de tijdrovende, volledige stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen hoeft te doorlopen.
Stap 1. Bereid het hoofddocument voor de labels voor
Ga in Word naar het menu Bestand. Selecteer Nieuw document en vervolgens Leeg document.
ga op het tabblad Verzendlijsten naar de groep Afdruk samenvoegen starten en kies Afdruk samenvoegen starten, Labels. Vink in het dialoogvenster Labelopties aan of u van plan bent een printer met continue invoer of velleninvoer te gebruiken.
Afbeelding tegoed: Jacqueline Emigh/Techwalla
Kies vervolgens onder Labelinformatie uw labelverkoper en het productnummer dat overeenkomt met het pakket met labels dat u gaat gebruiken. Druk op OK.
Stap 2. Stel de mailinglijst in Word in
Ga naar Ontvangers selecteren en kies Typ een nieuwe lijst.
Typ in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst dat verschijnt de informatie voor elk lid van uw mailinglijst in elke gewenste kolom. (We hebben dit hieronder gedaan met een korte lijst met fictieve personages.)
Afbeelding tegoed: Jacqueline Emigh, Techwalla
Gebruik de Tab-toets om van de ene kolom naar de volgende te gaan of om naar de volgende rij in de tabel te gaan. Om een nieuwe rij in de tabel te maken, kiest u Nieuwe invoer of drukt u op ALT+N.
Een gebruiksvriendelijke functie genaamd Kolommen aanpassen geeft u veel flexibiliteit over de informatie die u in uw adresetiketten wilt opnemen. Zoals hieronder aangegeven, kunt u kolommen zoals Titel of Adresregel 2 verwijderen. U kunt net zo goed telefoonnummers en e-mailadressen verwijderen, aangezien deze sowieso niet vaak nodig zijn op adreslabels.
Afbeelding tegoed: Jacqueline Emigh, Techwalla
Ook in Kolommen aanpassen kunt u nieuwe kolommen toevoegen, bestaande kolommen hernoemen of de volgorde van kolommen in de lijst wijzigen. Nadat u alle gewenste wijzigingen in kolommen hebt aangebracht, kiest u OK.
Wanneer u klaar bent met het toevoegen van alle mensen die u aan uw lijst wilt toevoegen, klikt u op OK.
Geef in het dialoogvenster Adreslijst opslaan uw nieuwe bestand een naam en kies vervolgens Opslaan.
Nadat je alle adressen aan je mailinglijst hebt toegevoegd, krijg je uiteindelijk een lijst met Mail Merge-ontvangers die er ongeveer zo uitziet:
Afbeelding tegoed: Jacqueline Emigh, Techwalla
Stap 4. Voeg de adressen toe aan je labels
Word weet niet per se hoe u wilt dat uw labels worden ontworpen. Ga in de volgende stap naar Adresblok om te bepalen waar de adressen op de labels moeten verschijnen.
Klik na het selecteren van Adresblok op OK. Word zal het adresblok invoegen in het eerste adreslabel op de pagina. Selecteer daarna Alle labels bijwerken om het adresboek op alle labels op de pagina te repliceren.
Stap 5. Bekijk en print uw labels
Op de pagina Voorbeeldresultaten ziet u een voorbeeld van alle adressen op de pagina.
Als alles er uitziet als snuiftabak, ga dan naar Voltooien en samenvoegen om je labels af te drukken. Als je een snafus bent tegengekomen, of als je hebt besloten dat je mooiere labels wilt, ga dan terug naar het menu Bestand en start een nieuw Leeg Document.
Keer terug naar de Start Mail Merge-groep en selecteer deze keer de wizard - die in Mail Merge natuurlijk, niet die in Dorothy's Land of Oz.
