Als u een klein bedrijf runt, is salarisadministratie een kostbaar en tijdrovend onderdeel van de bedrijfsvoering.
Afbeelding tegoed: ijeab/iStock/GettyImages
Als u een klein bedrijf runt, is salarisadministratie een kostbaar en tijdrovend onderdeel van de bedrijfsvoering. Dankzij technologie hoeft u echter geen service van derden te betalen of te investeren in dure software om papieren cheques te maken. U kunt eenvoudig loonstrookjes afdrukken vanuit Excel, maar het is essentieel om over het juiste papier en de juiste inkt te beschikken om te printen, zodat uw werknemers hun loon kunnen storten.
Controleer afdruksjabloon Excel
De eerste stap als u loonstrookjes vanuit Excel wilt afdrukken, is het zoeken naar een sjabloon. U kunt deze gemakkelijk vinden via een zoekopdracht op internet. De basissjablonen die bij Excel worden geleverd, bevatten geen cheques, maar u kunt handige sjablonen vinden voor ondersteunende documentatie zoals urenstaten.
Video van de dag
Nadat u een sjabloon voor het afdrukken van cheques voor Excel hebt gevonden en gedownload, voert u informatie in die specifiek is voor de ontvanger en het geld dat wordt uitbetaald. U slaat de cheque op als pdf, die u vervolgens kunt printen en distribueren naar de medewerker.
Het hebben van een PDF-sjabloon voor het afdrukken van cheques is niet genoeg. Financiële instellingen doen er alles aan om fraude te voorkomen, dus u kunt geen cheque op gewoon papier afdrukken en als officieel doorgeven. Als dat mogelijk is, de vereisten verkrijgen van de financiële instellingen die uw medewerkers gebruiken om ervoor te zorgen dat uw cheques niet worden geweigerd. Dit kunnen papier-, formaat- en lettertypespecificaties zijn.
Het juiste papier vinden
Nadat u de sjabloon voor het afdrukken van cheques in Excel hebt gebruikt en de cheques in PDF-indeling hebt gemaakt, gaat de volgende: stap is om te bevestigen dat het papier en de inkt die u voor controles moet gebruiken, werken met de printer die u al hebt hebben. Zo niet, dan moet u gaan winkelen voor een nieuwe printer.
Wanneer u de cheque op een printer afdrukt, moet deze op zwaarder papier zijn dan u voor dagelijks afdrukken gebruikt. Bijvoorbeeld, bank van Amerika vereist dat cheques op papier staan met de volgende specificaties:
- Afmetingen tussen 7,75 bij 2,75 inch en 8,75 bij 3,667 inch
- Tussen 24 pond en 44 pond. gewicht
- Papierkorrel loopt horizontaal.
Het goede nieuws is: dat kan kopencheque-afdrukpapier dat voldoet aan de meeste bankeisen. Bezoek een plaatselijke kantoorboekhandel of winkel online en zorg ervoor dat het papier compatibel is met het type printer dat u heeft.
De juiste inkt vinden
U kunt uw cheques niet zomaar door een printer laten lopen met standaard inktcartridges. Banken vereisen: Herkenning van magnetische inktkarakters inkt of toner voor cheques. Als u op een inkjetprinter afdrukt, heeft u MICR-inkt nodig, terwijl u voor het afdrukken van uw cheques op een laserprinter MICR-toner nodig heeft.
Als u van plan bent salarischeques af te drukken vanuit Excel, moet u ook letten op de bankvereisten voor inkt. Bij Bank of America kunt u de duplexmodus niet gebruiken om uw cheques af te drukken. Als uw looncheques dubbelzijdig zijn, moet de achterkant worden afgedrukt met niet-MICR-inkt. Als u gebruikmaakt van beveiligingsfuncties om sabotage te voorkomen, zoals watermerken of chemische lege plekken, zorg er dan voor dat uw afdrukproces voldoet aan de voorschriften van de bestemmingsbanken.
