Atšķirība starp kontaktpersonām un adrešu grāmatu programmā Outlook

Lai gan lielākā daļa cilvēku, kas pārzina Microsoft Outlook, var to izmantot galvenokārt e-pasta sūtīšanai un saņemšanai, Outlook ir jaudīga lietojumprogramma ar daudziem ērtiem rīkiem, tostarp kalendāru, uzdevumu pārvaldību un piezīmju veikšanu funkciju. Vēl viens svarīgs Outlook elements ir tās spēja palīdzēt sakārtot kontaktpersonu personisko informāciju neatkarīgi no tā, vai tie ir kolēģi vai cilvēki ārpus jūsu uzņēmuma. To var izdarīt, izmantojot rīkus Kontakti un adrešu grāmata.

Gan Outlook kontaktpersonu līdzeklis, gan globālā adrešu grāmata ir ļoti līdzīga elektroniskajam Rolodex, kurā varat piekļūt to cilvēku kontaktinformācijai, ar kuriem, iespējams, regulāri sadarbojaties. Tomēr funkcija Kontakti parasti ir ārējo kontaktu saraksts, savukārt adrešu grāmatā ir informācija par cilvēkiem, kas strādā jūsu uzņēmumā. Šī ir izplatīta iestatīšana biznesa pasaulē, jo adrešu grāmatas tiek glabātas Exchange serverī un tās var koplietot ar visiem uzņēmuma darbiniekiem.

Funkcija Kontaktpersonas ir izstrādāta, lai palīdzētu jums ātri piekļūt informācijai par personām, ar kurām iepriekš esat sazinājies, bet ne vienmēr strādā jūsu uzņēmumā. Globālais adrešu saraksts ir izveidots, lai jūs varētu ātri sazināties ar kolēģiem vai uzņēmuma definētiem adrešu sarakstiem.

Lai gan kontaktpersonu un adrešu grāmatas rīki satur kontaktinformāciju, lietotāji var rediģēt tikai kontaktpersonas, jo tās tiek saglabātas jūsu datorā. Varat pievienot jaunus kontaktus, rediģēt informāciju par esošo kontaktpersonu un dzēst kontaktpersonas. Savukārt adrešu grāmatu parasti var rediģēt tikai sistēmas administrators. Mājas lietotājiem abi saraksti ir rediģējami.

Adrešu grāmatā parasti ir iekļauts katra uzņēmuma darbinieka un nodaļas saraksts, tostarp e-pasta adrese, tālruņa paplašinājums vai tālruņa numurs, amats un atrašanās vieta. Noklikšķinot uz atsevišķa ieraksta, tiks parādīta papildu kontaktinformācija, piemēram, otrais uzņēmuma numurs un pasta pasta adrese. Kontaktpersonu sarakstā ir iekļauts vārds, parādāmais vārds un e-pasta adrese. Noklikšķinot uz atsevišķas kontaktpersonas, tiks atvērta veidlapa ar laukiem, kas jāievada plašākai informācijai, tostarp uzņēmumam, pasta adresei, amata nosaukumam, tālruņu numuriem un fotoattēlam.

Gan kontaktpersonas, gan adrešu grāmata palīdzēs jums ātri atrast kontaktinformāciju par cilvēkiem jums nav jātērē laiks, meklējot vizītkartes vai šķirojot uzņēmumu katalogus. Programmas saskarnes augšdaļā, iespējams, ir maza ikona, kas izskatās kā atvērta grāmata. Noklikšķinot uz tā, tiek parādīts meklēšanas lodziņš. Šajā meklēšanas lodziņā varat ievadīt vārdu un izvēlēties, vai meklēt adrešu grāmatā vai kontaktpersonu sarakstā.