Saturs
- 1. darbība. Sagatavojiet datus
- 2. darbība. Izmēģiniet ieteikumu
- 3. darbība. Pielāgojiet rakurstabulu
- 4. darbība. Izveidojiet savas rakurstabulas no nulles
- 5. solis: ieguldiet mācībās
Pirms sākam, tikai kam tieši ir piemērotas rakurstabulas? Vienkārši sakot, rakurstabulas ļauj aplūkot vienus un tos pašus datus dažādos veidos un no dažādiem leņķiem, lai būtu vieglāk veikt padziļinātu analīzi un atklāt svarīgas tendences. Piemēram, novērtējot pārdošanas rezultātus, iespējams, vēlēsities aplūkot atsevišķu personu, konkrētu produktu vai noteiktu laika posmu. Izmantojot rakurstabulu, varat izveidot vienu informācijas kopu un pēc tam viegli mainīt fokusu no vienas lietas uz citu — analīzi, ko būtu apnicīgi veikt manuāli.
Ieteiktie videoklipi
Ņemiet vērā, ka jums būs nepieciešams Excel 2016 pilna versija lai izmantotu rakurstabulas. Universālā Windows platforma (UWP) Windows 10 Excel versija neietver to un daudzas citas uzlabotas Excel funkcijas. Visbeidzot, ja vēlaties izmēģināt jaunas Excel funkcijas, pievienojieties Office Insider programma un, iespējams, būsiet pirmais, kas piedzīvo jaunu rakurstabulas funkciju.
Saistīts
- Kā atrast savu Windows 11 produkta atslēgu
- Microsoft pārvalda jūsu biroju. Microsoft 365 Personal vēlas pārvaldīt arī jūsu ģimeni
1. darbība. Sagatavojiet datus
Iespējams, vissvarīgākais solis, izmantojot Excel rakurstabulas, ir rūpīgi sakārtot datus. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir izmantot Excel tabulas, kas ļauj pievienot rindas, kas tiks iekļautas jūsu rakurstabulā ikreiz, kad noklikšķināsiet uz atsvaidzināšanu. Bet vismaz vēlaties, lai jūsu dati būtu tabulas veidā ar informatīvām kolonnu galvenēm un konsekventiem datiem kolonnās.
Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties analizēt sava uzņēmuma pārdošanas informāciju. Jums ir seši pārdevēji, kuri pārdod trīs produktus vairākos reģionos. Jūsu produkti ir pielāgoti katram klientam, tāpēc cenas atšķiras. Šeit ir tabulas paraugs ar izdomātu informāciju, lai sniegtu priekšstatu par to, kā datus var kārtot, paturot prātā rakurstabulu.
Tabula tika izveidota, vispirms ievadot datus, pēc tam atlasot visu diapazonu un pēc tam atverot Ievietot > Tabula. Atkal, šī darbība nav jāveic, taču tā ir ieteicama, ja vēlaties vēlāk pievienot vairāk datu rindu un atvieglot rakurstabulas atjaunināšanu.
Mark Coppock/Digital Trends
2. darbība. Izmēģiniet ieteikumu
Programmā Excel ir daudz gudru triku, lai atvieglotu darbu ar datiem, un, kad vien iespējams, tā mēģinās uzminēt, ko vēlaties paveikt, un pēc tam automātiski veiks dažas darbības. Šo noderīgo raksturu šeit parāda ieteicamo rakurstabulu rīks, kas aplūko jūsu datus un piedāvā dažas loģiskas iespējas, kā analizēt un prezentēt lietas.
Lai izmantotu ieteicamo rakurstabulu, vienkārši atveriet Ievietot > Ieteicamās rakurstabulas. Excel piedāvās dažas iespējas, kas jums jāapsver. Mūsu piemērā programma Excel piedāvā izveidot 10 dažādas rakurstabulas, kas aplūko mūsu pārdošanas datus no dažādiem leņķiem. Ņemiet vērā, ka kolonnu iezīmēšanai ir nozīme; Excel nolasa šīs galvenes un piedāvā vissaprātīgākos ieteikumus. Piemēram, ja vēlaties apskatīt pārdošanas cenas, neizmantojiet terminu “izmaksas”, jo Excel attiecīgi pamatos savu ieteikumu.
Viens no ieteikumiem ir “Klienta kopējo pārdošanas apjomu summa”. Ja izvēlamies šo opciju, programma Excel turpinās izveidot rakurstabulu.
Mark Coppock/Digital Trends
Ņemiet vērā, ka rakurstabulā tiek parādīti tikai tie dati, kas attiecas uz mūsu pašreizējo analīzi. Labajā pusē ir redzami kritēriji, kurus programma Excel izmantoja, lai to izveidotu dialoglodziņā PivotTable lauki. Mēs apskatīsim, ko katrs no šiem laukiem nozīmē nākamajā pielāgošanas sadaļā.
3. darbība. Pielāgojiet rakurstabulu
Katrs šī dialoga vienums ir svarīgs, lai noteiktu, kā jūsu rakurstabula darbosies. Noklikšķiniet uz konfigurācijas zobrata, lai mainītu šī dialoglodziņa izskatu uz to, kas jums vislabāk atbilst.
Lauku izvēle
Šeit jūs izvēlaties, kuras kolonnas iekļaut savā rakurstabulā. To, kā šie dati tiks aizpildīti rakurstabulā, nosaka datu veids, ko tie attēlo — Excel izdomās, vai pievienot kolonnu rakurstabulai vai pievienot lauka datus tabula. Piemēram, ja atlasāt “Preces”, programma Excel pieņem, ka vēlaties pievienot katra klienta vienumu skaitu.
Mark Coppock/Digital Trends
No otras puses, ja atlasāt “Datums”, programma Excel ievieto datus tabulā un organizē pārdošanu pēc to rašanās brīža.
Mark Coppock/Digital Trends
Strādājot pie savām rakurstabulām, varat eksperimentēt, lai noskaidrotu, kā pievienotie un noņemtie lauki ietekmē parādītos datus. Jūs atklāsiet, ka programma Excel lieliski veic saprātīgu atlasi, taču varat arī mainīt lietas, ja Excel izvēlei nav jēgas.
Filtri
Ja vēlaties ierobežot, kādi dati tiek rādīti, velciet vienumus no lauku atlases saraksta uz sadaļu “Filtri”. Piemēram, ievelkot “Klients” sadaļā “Filtri”, varat viegli parādīt tikai viena vai noteikta klientu datus.
Mark Coppock/Digital Trends
Kolonnas
Velkot laukus uz sadaļu “Slejas”, varat izvērst datu pārskatos. Atkal, velkot lauku šajā sadaļā, programma Excel mēģinās izdomāt, kā vēlaties parādīt datus. Piemēram, ja ievelkat “Datums” sadaļā “Slejas”, programma Excel rādīs pārdošanas apjomus loģiskākajā laika posmā, kas šajā gadījumā ir mēnesī. Tas būtu noderīgi, ja jūsu galvenās rūpes būtu par to, cik daudz mēnesī tika pārdots, ņemot vērā klientu pirkšanas modeļus.
Mark Coppock/Digital Trends
Rindas
Tāpat varat vilkt laukus sadaļā “Rindas”, lai rakurstabulas rindās iegultu dažādus datus. Atkal, ja ievelkam "Datums" sadaļā "Rindas", Excel sadalīs pārdošanas apjomus pa klientiem mēnesī, bet dati tiks apkopoti pēc klienta, nevis pa mēnešiem, kā iepriekšējā piemērā. Šajā gadījumā jūs galvenokārt uztraucas par to, cik daudz pārdevāt katram klientam, taču vēlaties arī pamanīt jebkādas laika tendences.
Mark Coppock/Digital Trends
Vērtības
Visbeidzot, sadaļā “Vērtības” tiek noteikts, kā jūs analizējat savus datus. Visos līdzšinējos piemēros mēs esam aplūkojuši kopējos pārdošanas apjomus. Ja šajā sadaļā noklikšķināt uz lejupvērstās bultiņas taustiņa, varat konfigurēt vērtību lauka iestatījumus, lai skatītu citu skaitlisko aprēķinu.
Mark Coppock/Digital Trends
Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties skatīt vidējos pārdošanas rādītājus, nevis kopējos pārdošanas apjomus. Vērtības lauka iestatījumu dialoglodziņā vienkārši atlasiet “Average”. Varat arī iestatīt skaitļu formātu, lai rezultāti būtu pēc iespējas saprotamāki.
Mark Coppock/Digital Trends
Tagad tā vietā, lai ņemtu vērā kopējos pārdošanas apjomus pa klientiem un pēc tam aprēķinātu kopējo summu, mēs skatāmies uz vidējo pārdošanas apjomu pēc uzņēmuma un pēc tam uz vidējo pārdošanas apjomu visā uzņēmumā. Tas būtu noderīgi, lai novērtētu, kuri klienti, piemēram, ir virs vai zem vidējā pārdošanas apjoma, un kuri tāpēc ir pelnījuši vislielāko (vai vismazāko) uzmanību. Mūsu piemērā, iespējams, Acme Engineering un Jones Roofing nav pelnījuši tik lielu pārdošanas uzmanību kā pārējie.
Skaidrs, ka rakurstabulas piedāvā vairākas iespējas, lai atvieglotu datu sagriešanu un sadalīšanu kubiņos. Rakurstabulu efektīvas izmantošanas viltība ir izlemt, ko tieši vēlaties redzēt, pirms sākat lietot opcijas. Vēlaties arī pārliecināties, vai jūsu dati atbilst tam, kā esat izkārtojis tabulu un kā nosaucāt galvenes. Jo uzmanīgāk iestatīsit lietas, jo efektīvākas būs rakurstabulas.
4. darbība. Izveidojiet savas rakurstabulas no nulles
Kad esat izmēģinājis rakurstabulas funkciju un guvis izpratni par to, kā dažādas opcijas ietekmē jūsu datus, varat sākt veidot rakurstabulu no nulles. Process ir līdzīgs ieteikuma izmantošanai, tikai jūs atverat Ievietot > Rakurstabula un pēc tam manuāli atlasāt savus datus kā pirmo darbību.
Mūsu gadījumā tas nozīmē, ka jāizvēlas tabula 1, taču mēs varētu arī atlasīt datu diapazonu vai iegūt no ārēja datu avota. Mēs varam arī izlemt, vai vēlamies izveidot jaunu darblapu vai novietot rakurstabulu blakus mūsu datiem noteiktā vietā esošajā darblapā.
Mark Coppock/Digital Trends
Kad esam izdarījuši atlasi, mums tiek parādīta tukša rakurstabula un mūsu rakurstabulas lauku dialoglodziņš.
Mark Coppock/Digital Trends
Pēc tam savas rakurstabulas izveide ir tikai vienkāršs lauku atlases un datu aprēķināšanas un attēlošanas veida noteikšana. Pieņemsim, ka mēs vēlamies redzēt pārdevēju darbību mēnesī ar kopējo gada pārdošanas apjomu. Mēs atlasām laukus “Pārdevējs”, “Datums” un “Kopējais pārdošanas apjoms”, velciet lauku “Pārdevējs” uz sadaļu “Filtri” un konfigurēsim vērtības, ko rādīt kā valūtu. Programma Excel automātiski pievieno atbilstošos datuma vienumus sadaļai “Rindas” un pieņem, ka mēs vēlamies redzēt summas.
Mark Coppock/Digital Trends
Pēc noklusējuma programmā Excel tiks parādīti visi dati par visiem pārdevējiem. Mēs varam arī atlasīt vienu pārdevēju, lai redzētu tikai viņa datus. Šajā gadījumā mēs redzam, ka Džūdija Frenča pārdošanas apjomi bija tikai trīs mēnešos, lai gan viņas pārdošanas kopsumma bija ievērojama. Tas varētu nozīmēt, ka viņas pārdošanas process bija ilgāks, jo viņa meklēja vaļus, nevis zivis — vērtīgs secinājums, ja tas ir precīzs. Iespējams, būtu laba ideja ieguldīt asistentā, lai palīdzētu Džūdijai ātrāk slēgt pārdošanu.
Mark Coppock/Digital Trends
5. solis: ieguldiet mācībās
Ja vēlaties iegūt tiešām labi izmantot Excel rakurstabulas, veltiet laiku, lai uzzinātu vairāk par dažādu datu tipu izmantošanu. Microsoft piedāvā savus apmācību resursus un ir daudz trešo pušu treneri apsvērt.
Tomēr parasti tas nozīmē iedziļināties programmā Excel tādā veidā, kas ir ārpus šīs rokasgrāmatas darbības jomas. Tomēr, cerams, jūs tagad redzēsit, kā rakurstabulas var būt spēcīgs rīks jūsu datu analīzei, un ir salīdzinoši viegli sākt, ja vien jūsu dati ir konfigurēti pareizajā veidā tabula. Un mēs nevaram pietiekami uzsvērt, cik svarīgi ir zināt, ko vēlaties paveikt ar savu rakurstabulu, pirms sākat darbu.
Redaktoru ieteikumi
- Vai izmantot Office? Šo Microsoft izmaiņu dēļ jūsu dators var būt apdraudēts
- Kā ar paroli aizsargāt Excel failu