Kā padarīt e-pastu produktīvāku un mazāk saspringtu

E-pasts nenoliedzami ir noderīgs saziņas rīks, taču, ja to izmanto nepareizi, tas var pārvērsties par laiku velkošu, uzmanību zogošu, vienmēr stresa izraisītāju, kas ir vairāk apgrūtinājums nekā ieguvums. Ja jūs katru dienu baidāties no savas iesūtnes, apskatiet šo profesionāļu paņēmienu sarakstu, kas var palīdzēt jums pagriezt skriptu un pārveidot e-pastu atpakaļ par produktivitātes rīku, kādam tam vajadzētu būt.

Iestatiet (un pārraidiet) savu ārpusstundu laiku

Lai neļautu e-pasta ziņojumiem iekļūt ārpus darba laika, ir ieteicams noteikt brīvlaiku, nevis tikai garīgi apņemoties nepārbaudīt e-pastu noteiktos darba laikos. dienā vai pat ieslēdzot netraucēšanas režīma iestatījumus, lai bloķētu e-pasta paziņojumus (kas arī ir laba ideja), bet arī iestatot, lai jūsu ārpus biroja atbilde tiktu aktivizēta pēc darba. stundas. Tas palīdz pārvaldīt cerības un palīdzēs noteikt robežas ar kolēģiem, taču pilnībā nebloķējot saziņu, ja parādās kaut kas steidzams.

Sākumā tas var būt nedaudz satraucoši, ja esat pieradis pārbaudīt e-pastu jebkurā diennakts stundā, taču laika gaitā jūs atklāsit, ka e-pasta pārbaude noteiktās diennakts stundās mudina jūs būt mērķtiecīgākam un efektīvākam bloķēšanas laikā izslēgts.

Pārņemiet kontroli pār ritmu

Tāpat kā e-pasta nepārbaudīšana ārpus darba laika, arī nav ideāli pārbaudīt iesūtni visu dienu. E-pastu nevajadzētu izmantot kā reāllaika tērzēšanas lietojumprogrammu — tas ir Slack un Microsoft Teams ir paredzēti. Tādējādi, ja jums nav svarīgi nekavējoties saņemt e-pasta ziņojumus, varētu būt saprātīgi pielāgot iesūtnes iestatījumus, lai jauni ziņojumi tiktu saņemti tikai iepriekš noteiktā laikā. Mūsdienās lielākā daļa populāro e-pasta klientu ļauj jums pielāgot to, cik bieži jūsu iesūtnē tiek ielādēti jauni ziņojumi, un, samazinot zvanīšanas biežumu, var radīt brīnumus jūsu produktivitātei. Papildus tam, ka e-pasts mazāk novērš uzmanību, stratēģiska ritma iestatīšana ļauj efektīvāk bloķēt e-pasta sarakstes grafika daļas.

Lūk, kā tas tiek darīts Outlook un Pasts operētājsistēmai Mac.

Agresīvi atteikties no sarakstiem

Nevēlami, neatbilstoši e-pasta ziņojumi no adresātu sarakstiem ir kaitinošs dzīves fakts, taču, ja jūsu veids, kā tos risināt, ir vienkārši nospiest pogu Dzēst, jūs darāt sev sliktu pakalpojumu. Tā vietā, lai vienkārši dzēstu šos ziņojumus, ir vērts veltīt dažas papildu sekundes, lai pilnībā anulētu abonēšanu no adresātu saraksta. Tas aizņem nedaudz vairāk laika, taču šie papildu klikšķi nākotnē atmaksāsies desmitkārtīgi, jo jums nebūs jādzēš arvien vairāk nevēlamu e-pasta ziņojumu, kas aizsprosto jūsu iesūtni.

Daži mūsdienīgi e-pasta klienti atvieglo šo procesu un automātiski noteiks adresātu saraksta ziņojumus un piedāvās viegli atrodamu abonēšanas atcelšanas pogu. Bet pat tad, ja jūsu e-pasta klientam šīs funkcijas nav, joprojām ir vērts ritināt līdz ziņojuma apakšdaļai un manuāli meklēt abonēšanas atcelšanas saiti. Ja nekas cits neizdodas un nav abonēšanas atcelšanas saites, bieži ir vērts nosūtīt īsu atbildes e-pasta ziņojumu, kurā sūtītājam tiek nepārprotami lūgts: “Lūdzu, izņemiet mani no sava saraksta”.

Izmantojiet automātisko pabeigtāju

Automātiskās pabeigšanas ieteikumi (piemēram, Gmail viedā rakstīšana) neapšaubāmi ir viena no labākajām funkcijām, kas nesenajā atmiņā ir pievienotas e-pasta programmatūrai. Ja neesat pazīstams, tie pamatā darbojas, paredzot bieži lietotos vārdus un teikumus, pēc tam tos izmantojot kā ieteikumus, kurus varat ievadīt, nospiežot vienu taustiņu. Labie apgūst jūsu rakstīšanas stilu, jo vairāk jūs tos izmantojat, un laika gaitā var kļūt gandrīz rāpojoši precīzs.

Ja godīgi, automātiskās pabeigšanas ieteikumi, visticamāk, neietaupīs jums vairāk kā dažas papildu minūtes nedēļā, taču tie var darboties. brīnumi, lai samazinātu garīgo piepūli, kas nepieciešama, lai uzrakstītu e-pastu — īpaši, ja jums ir grūti atrast pareizo veidu kaut ko. Ieteikumi var kalpot arī kā noderīgs atgādinājums, lai lietas būtu īsas un jaukas.

Uzziniet, kad izlaist e-pastu un pacelt tālruni

Viena no labākajām e-pasta prasmēm, ko varat attīstīt, ir spēja atpazīt, kad e-pasts ir (un vēl svarīgāk, kad tas nav) ideālā saziņas metode, ko izmantot konkrētā situācijā. Daudzos gadījumos priekšroka tiek dota e-pastam, jo ​​tā ir asinhrona, ļauj sniegt pārdomātākas atbildes un atstāj papīra pēdas, padarot to par lielisku noteiktu veidu ziņojumiem. Taču mazāk formālām sarunām e-pasts var nebūt labākā saziņas vieta. Ikreiz, kad jūsu saziņa nav obligāti jāreģistrē, bieži vien ātrāk un efektīvāk ir nosūtīt īsu Slack ziņojumu vai pat pacelt tālruni. Atsevišķās darba situācijās zvanīšana cilvēkiem dažkārt tiek noraidīta, taču, ja to izmanto stratēģiski, tas ir ieguvums (papildu ātrums, skaidrība un spēja izmantot toni un locījumu, lai nodotu informāciju) atsver izmaksas.

Redaktoru ieteikumi

• 10 pārlūkprogrammas paplašinājumi, lai palīdzētu palielināt jūsu produktivitāti
• Vienkārša GPU uzlaušana padara jūsu RTX 3080 klēpjdatoru par 20% jaudīgāku, ja uzdrošināsies

Uzlabojiet savu dzīvesveiduDigitālās tendences palīdz lasītājiem sekot līdzi steidzīgajai tehnoloģiju pasaulei, izmantojot visas jaunākās ziņas, jautrus produktu apskatus, ieskatu saturošus rakstus un unikālus ieskatus.