Kā lietot Avery 5160 etiķetes programmā Excel

Avery etiķetes ir labi zināms standarta biroja produkts, un 5160 etiķetes (citu izmēru starpā) ir saderīgas ar Microsoft produktiem. Varat drukāt Avery etiķetes no programmas Excel, taču procesam galu galā ir nepieciešama pasta sapludināšana, lai klasificētu etiķešu laukus un importētu tos etiķetes formātā.

Pasta sapludināšanas procesa laikā programmā Excel ir jāiestata datu kolonnas un pēc tam jāsaskaņo tās ar formatēšanas laukiem programmā Microsoft Word. Process nav sarežģīts, taču tas prasa laiku, lai pareizi iestatītu formatējumu. Arī lielu kontaktpersonu sarakstu vai cita veida datu aizpildīšanai programmā Excel ir nepieciešams vairāk laika.

Alternatīva programmai Excel ar Word ir manuāli ierakstīt katru etiķeti vai palaist pasta sapludināšanu, izmantojot citu saderīgu programmu, piemēram, Microsoft Outlook. Microsoft Outlook opcija ir pievilcīga tikai tad, ja pakalpojumu jau izmantojat kā pasta pārvaldnieku.

Avery etiķetes ir standarta Microsoft Word etiķešu formatējums, un izmēri jau ir saglabāti iepriekš iestatītā veidā, padarot tos par lielisku izvēli marķēšanas procesam. Microsoft etiķešu formatējumā tiek saglabāti arī citi izplatīti etiķešu zīmoli un izkārtojumi.

Pirms sākat programmu Excel un izmantojat programmu datu mitināšanai, apsveriet, vai programma Excel ir vislabākā izmantošana jūsu konkrētajai situācijai. Ja veidojat nelielu skaitu uzlīmju (piemēram, mazāk nekā 100 ar minimālu informāciju), labāk ir rakstīt informāciju tieši uz etiķetes formatētā Word dokumentā. Tas jo īpaši attiecas uz vienreizējās lietošanas sarakstu.

Excel ir ideāli piemērots liela apjoma informācijas mitināšanai, piemēram, kontaktu sarakstam ar vārdu, adresi un citu informāciju simtiem vai pat tūkstošiem cilvēku. Sarakstus, kas pastāvīgi aug un attīstās, ir viegli pārvaldīt programmā Excel.

Excel darbgrāmata nav laba izvēle pārvaldītā saraksta uzlīmju drukāšanai, taču formatējums ļauj ērti pārvietot datus uz citām programmām un formātiem. Piemēram, varat viegli augšupielādēt kontaktpersonu sarakstu e-pasta pārvaldniekam no programmas Excel.

Izmantojiet programmu Excel, ja informācija ir svarīga un tiks pastāvīgi izmantota. Pretējā gadījumā apsveriet iespēju manuāli ievadīt informāciju tieši Word dokumentā.

Programmā Excel formatējiet etiķešu laukus, izmantojot kolonnu virsrakstus. Piemēram, ievadiet katras kolonnas virsrakstu ar noteiktu lauku, piemēram, vārds, uzvārds, adrese, pilsēta, Valsts, pasta indekss, epasta adrese un jebkura cita informācija, ko saglabājat kontaktos. Katrai konkrētai datu kopai ir svarīgi iestatīt kolonnu, kad pienācis laiks formatēt etiķetes.

Katra rinda atbilst vienai kontaktpersonai vai datu kopai. Kolonnas virsraksta izmantošana katrai informācijas daļai maksimāli palielina iespēju pēc tam, kad izmantojat pasta sapludināšanas procesu, noteikt, kur informācija atrodas uz etiķetēm. Šajā brīdī saglabājiet Excel darblapu un izejiet no programmas. Pēc tam atveriet Microsoft Word, lai palaistu pasta sapludināšanu un visbeidzot izdrukātu uzlīmes.

Dodieties uz Pasta sūtījumi cilni jaunajā Word dokumentā un atlasiet Sāciet pasta sapludināšanu opciju. Izvēlieties Etiķetes un noklikšķiniet Etiķetes opcijas. Šeit jūs formatējat Word dokumentu Aver 5160 etiķetēm.

Izvēlieties nepārtrauktās padeves printeri vai lapu printeri, pamatojoties uz izmantoto modeli. Zem printera opcijām ir uzlīmju opcijas. Atlasiet nolaižamo izvēlni, lai skatītu piegādātājus, un atlasiet Eiverija no šī saraksta.

Cits saraksts tiek ģenerēts ar visiem Avery etiķešu stiliem. Noklikšķiniet uz 5160 modeļu etiķetes un atlasiet labi. Word dokuments nosaka etiķešu izmērus, lai tie precīzi atbilstu nepieciešamajam atstarpei un dizainam.

Tagad noklikšķiniet Fails un atlasiet Papildu iespēja savienot Excel ar Word. Atzīmējiet Apstipriniet faila formāta konvertēšanu atzīmējiet izvēles rūtiņu un atlasiet labi. Atgriezties Pasta sūtījumi un noklikšķiniet Izvēlieties Adresāti lai atrastu savu Excel failu. Atlasiet failu, lai sapludinātu informāciju ar Word.

Formatējiet tā, kā jūsu datiem vajadzētu izskatīties uz etiķetēm pasta iestatījumos. Izmantojiet <> stils informācijas izkārtošanai. Tas ir saistīts ar kolonnām, kuras iepriekš izveidojāt programmā Excel. Šo informāciju varat konfigurēt jebkurā veidā.

Adreses etiķetē parasti ir norādīts vārds, adrese, pilsēta, valsts un pasta indekss. Varat arī pievienot uzņēmuma nosaukumu vai jebkuru pielāgotu lauku, ja vien tas eksistē Excel kolonnā. Formatējiet katras kolonnas virsrakstu tieši tā, kā vēlaties, lai tas tiktu parādīts. Tas ietver atstarpi starp vārdiem un rindu, kurā tā atrodas.

Pielāgojiet fonta iestatījumus arī šajā apgabalā. Noklusējuma fonta izmantošana, kas kartēta programmā Excel, darbojas labi, taču pielāgotais stils ir vienkārša etiķešu opcija. Pēc sapludināšanas vienkārši palaidiet drukas priekšskatījumu, lai pārliecinātos, ka fonts un teksta lielums atbilst etiķetei.

Tagad Avery etiķetes ir formatētas, un informācija ir savienota. Klikšķis Match Fields zem Pasta sūtījumi un pārliecinieties, vai Excel kolonnu virsraksti atbilst <> formatējumu, ko izmantojāt iepriekš. Ja viss sakrīt, virzieties uz priekšu. Ja nē, izmantojiet nolaižamās izvēlnes, lai pielāgotu, līdz visi lauki atbilst. Tādējādi Excel kolonnas tiek kartētas ar etiķetēm.

Klikšķis Pabeigt un sapludināt cilnē Pasta ziņojumi, lai pabeigtu procesu. Klikšķis Drukāt lai nosūtītu darbu uz jūsu printeri. Pirms drukas funkcijas izpildes ievietojiet Avery uzlīmes printera teknē.

Veiciet arī drukas priekšskatījumu, lai vēlreiz pārbaudītu līdzinājumu un atstarpi un noteiktu kļūdas. Etiķetes un printera tinte ir dārgi, un, veicot dubultu faila pārbaudi, jums nav jādrukā vairāk nekā vienu reizi.

Pastāv alternatīva pasta sapludināšanas palaišanai starp Excel un Word. Outlook opcija ir raksturīga kontaktpersonu sarakstiem, taču tā piedāvā vienkāršu metodi kontaktpersonu ielādei no Excel Outlook kontaktpersonu pārvaldniekā.

Ja uzturat e-pasta kontaktus ar kādu no sarakstā esošajām personām, šī funkcija ir īpaši noderīga. Ievadiet programmu Outlook un izvēlieties Pievienojiet kontaktpersonas un atlasiet No faila. Lai sasniegtu tādu pašu rezultātu, varat izmantot Excel vai standarta CSV failu. Atlasiet failu un importējiet visu Outlook pārvaldniekā.

Tagad pasta sapludināšanas palaišana programmā Word ir daudz īsāks process. Izvēlieties visus vajadzīgos kontaktus, izmantojot Shift+Kontrole tastatūras komanda, lai iezīmētu vairākus kontaktus.

Dodieties uz Mājas cilni programmā Outlook un izvēlieties Pasta sapludināšana seko Tikai atlasītās kontaktpersonas. Izvēlieties uz etiķetēm vajadzīgos kontaktpersonu laukus vai noklikšķiniet uz Visi kontaktu lauki lai visu nodotu. Izvēlieties Jauns dokuments un atlasiet dokumenta veidu. Pasta uzlīmes ir visredzamākā izvēle sarakstā.

Šī darbība aktivizē Word dokumenta atvēršanu, un visa kontaktinformācija ir kartēta un gatava. Jums joprojām ir jāizmanto Word, lai atlasītu Avery etiķetes stilu, taču process ir tāds pats, kā norādīts iepriekš.

Ja esat apdomīgs, ievadiet Rakstiet un IevietotLauki sadaļu programmā Word, lai vēlreiz pārbaudītu kartēšanu. Varat arī palaist drukas priekšskatījumu, lai pārliecinātos, ka viss ir pareizi izkārtots un gatavs drukāšanai. Pretējā gadījumā esat gatavs un varat ātri izdrukāt uzlīmes, izmantojot Outlook pasta sapludināšanas procesu.