7 lietas, ko jūs nezinājāt, ka varat darīt programmā Outlook

Pastāv liela iespēja, ka esat vienā vai otrā veidā izmantojis programmu Microsoft Outlook, lai nosūtītu e-pastu vai ieplānotu sapulci. Taču, lai gan šie ir visizplatītākie uzdevumi, ko varat veikt programmā Outlook, ir daži triki, kurus varat izmantot, lai uzlabotu savu pieredzi.

Atsaucot e-pastu ir tas, par kuru mēs esam runājuši iepriekš, taču ir arī krāsu kodēšanas e-pasta ziņojumi vai dažādu laika joslu iestatīšana. Mēs esam pavadījuši kādu laiku, lai izpētītu jūsu izvēlnēs un parādītu to visu un vēl vairāk.

Tālāk ir norādītas septiņas lietas, kuras jūs nezināt, ka varat darīt, izmantojot programmu Outlook darbvirsmā un Outlook tīmeklī.

Iestatiet divas laika joslas

Vispirms sāksim ar laika joslām, jo ​​laiks ir viss! Tas ir noderīgi, ja atrodaties citā vietā nekā jūsu darbs — pieņemsim, ka atrodaties Ņujorkā un jūsu darbs atrodas Portlendā, Oregonas štatā. Lai palīdzētu saglabāt savus e-pasta ziņojumus vienā lapā un nekavētu sapulces, Outlook darbvirsmas lietotnē varat iestatīt vairākas laika joslas.

Šī ir viena no vienkāršākajām lietām, ko varat konfigurēt programmā Outlook. Viss, kas jums jādara, ir doties uz Outlook darbvirsmas lietotnes kalendāra dziru un pēc tam apmeklēt Fails izvēlne. No turienes noklikšķiniet uz Iespējas un pēc tam noklikšķiniet uz Kalendārs. Pēc tam jūs vēlēsities meklēt Laika zonas opciju. Jums vajadzētu redzēt izvēles rūtiņu Rādīt otro laika joslu. Noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas un pēc tam izvēlieties vajadzīgo otro vai trešo laika joslu. Tagad to redzēsit programmā Outlook.

Iestatiet krāsas e-pastiem no noteiktiem cilvēkiem

Vai vēlaties, lai jūsu e-pasta ziņojumi izskatītos savādāk, lai jūsu iesūtne būtu skaistāka vai vieglāk lasāma? Programma Outlook atbalsta tā saukto nosacījumu formatējumu. Šis līdzeklis ir veids, kā izcelt ziņojumus, kas atbilst jūsu noteiktajiem nosacījumiem, ziņojumu sarakstā, izmantojot krāsas, fontus un stilus. Tas atrodas mūsu saraksta 2. vietā.

Varat likt programmai Outlook mainīt noteiktu ziņojumu krāsu, pamatojoties uz sūtītāja vārdu vai e-pasta adresi; teiksim, ja vēlaties, lai visi priekšnieka e-pasta ziņojumi tiktu rādīti sarkanā krāsā.

Lai iestatītu nosacījumformatēšanas kārtulu, Outlook darbvirsmas lietotnē pārslēdzieties uz iesūtni un atveriet cilni Skats. No turienes atlasiet Pašreizējais skats iestatījumu. Pēc tam atlasiet Skatīt iestatījumus. Pēc tam vēlēsities noklikšķināt uz Skata papildu iestatījumi dialoglodziņš un atlasiet Nosacījuma formatēšana. Microsoft piedāvā darbību sarakstu, kuras varat veikt šeit, taču mēs koncentrējamies uz to, kā jūs varat panākt, lai noteiktu cilvēku ziņojumi tiktu parādīti noteiktā krāsā.

Lai to paveiktu, noklikšķiniet uz Pievienot un pēc tam ievadiet kārtulas nosaukumu. Izvēlieties Fonts, un tad zem Krāsa izvēlieties vajadzīgo krāsu un pēc tam noklikšķiniet uz LABI. Pēc tam atlasiet Stāvoklis un izvēlieties nosacījumu. Lodziņā No ierakstiet kontaktpersonas vai sūtītāja vārdu, kuru vēlaties redzēt iesūtnē citā krāsā. Tad iekšā Filtra, nosacījumformatēšanas un papildu skata iestatījumi dialoglodziņos atlasiet labi.

Izmantojiet Outlook karstos taustiņus

Jūs droši vien esat iepazinies ar īsinājumtaustiņiem, piemēram, CTRL+C un CTRL+V, taču vai zinājāt, ka Outlook darbvirsmas lietotnē ir arī karsto taustiņu kopa, ko varat izmantot? Šie taustiņi var palīdzēt jums ietaupīt laiku aizņemtajā dienā, jo nav jāvelk peles kursors virs ikonām un izvēlnēm, lai veiktu tādus izplatītus uzdevumus kā ziņojumu rakstīšana, atbildēšana vai pārsūtīšana. Mēs savācām savus iecienītākos Outlook karstos taustiņus mūsu saraksta trešajam numuram. Ņemiet vērā, ka tie ir paredzēti operētājsistēmai Windows 10.

Atkal mēs tikko apkopojām dažus no visizplatītākajiem karstajiem taustiņiem. Microsoft savā tīmekļa vietnē ir pilns saraksts, kas aptver Outlook saīsnes operētājsistēmai MacOS, kā arī Web. Viņu saraksts ir nedaudz plašāks, aptverot diktātu, mapes, lasīšanas rūtis, drukāšanu un daudz ko citu.

Mainiet failu izmērus, lai nosūtītu lielus attēlu pielikumus

Bieži sastopams šķērslis, ar kuru jūs varat saskarties, sūtot e-pasta ziņojumus ar attēliem, ir tas, ka faili, kurus vēlaties saņemt adresātam, ir pārāk lieli tīmekļa ierobežojumiem. Kad tas notiek, varat mēģināt mainīt attēlu pielikumu izmērus, izmantojot Outlook darbvirsmas lietotni, lai tie nebūtu pārāk lieli.

Varat mainīt attēlu pielikumu izmērus, veicot dažas darbības. Kad esat izveidojis jaunu ziņojumu, vispirms jāmēģina pievienot visus attēlus, kurus vēlaties nosūtīt. Visticamāk, tiks parādīts kļūdas ziņojums, taču neuztraucieties. Vienkārši dodieties iekšā Fails e-pasta cilni un pēc tam augšpusē meklējiet kļūdas ziņojumu. Izvēlieties opciju, kas saka Mainiet lielu attēlu izmērus, kad es nosūtu šo ziņojumu.

Outlook mēģinās nosūtīt ziņojumu pa pastu, saspiežot attēlus līdz mazākam izmēram. Ja ziņojums joprojām netiek nosūtīts, varat mēģināt Failu ZIP arhivēšana operētājsistēmā Windows 10 vai MacOS lai tos samazinātu, un pēc tam pievienojiet ZIP failu e-pasta ziņojumā.

Sāciet Teams sapulces, atveriet Sticky Notes un OneNote tieši no programmas Outlook tīmeklī

Lai gan mēs esam koncentrējušies uz Outlook darbvirsmas lietotni, programmai Outlook tīmeklī ir arī daži noslēpumi. Kamēr jūs, iespējams, jau pavadāt laiku, šķirojot kalendāru vai e-pastus programmā Outlook tīmeklī Microsoft pievienoja dažas integrācijas ar Sticky Notes, kā arī OneNote tur, arī.

Izmantojot integrāciju, ja pierakstāties ar to pašu Microsoft 365 e-pastu, ko izmantojat darbam (vai pat personīgā Microsoft konta e-pasta adresi) programmā Windows 10 vai programmā OneNote varēsiet ātri piekļūt tām pašām lietām, izmantojot šo kontu programmā Outlook. tīmeklī. To sauc par OneNote plūsmu.

Varat to jebkurā laikā pārslēgt, virzoties uz augšu un noklikšķinot uz OneNote ikonas ekrāna labajā pusē. Tas darbojas gan ar personīgajiem Microsoft kontiem, gan ar darba Microsoft 365 kontiem. Tāpēc izmēģiniet to un veiciet piezīmes, sūtot e-pastu!

Mēs arī vēlamies atzīmēt spēju “Satiecies tūlīt”. Šī opcija tiek rādīta iesūtnes augšdaļā programmā Outlook tīmeklī. Ja noklikšķināsit uz šī, varēsiet uzreiz sākt Teams sapulci (ar darba kontiem) vai Skype sapulci (ar personīgo konti.) Tas ir ātrs veids, kā iziet cauri dažām stīpām un nav jāiziet cauri daudzām izvēlnēm, lai pareizi piedalītos sapulcē. prom.

Pārejiet uz nulles iesūtni, izmantojot sarunu tīrīšanu

Ja jūsu iesūtne ir pilna ar ziņojumiem, iespējams, vēlēsities izmēģināt sarunu tīrīšanas līdzekli programmā Outlook. Tā ir vēl viena funkcija, kuras esamību jūs, iespējams, nezinājāt.

Kā skaidro Microsoft, Sarunu tīrīšanas līdzeklis programmā Outlook ir izstrādāts, lai palīdzētu jums samazināt ziņu skaitu jūsu mapēs. Sarunas laikā iztīrītie liekie ziņojumi tiek pārvietoti uz mapi Izdzēstie vienumi. Vienkārši paturiet prātā, ka tas ir paredzēts sarunām e-pasta pavedienā vai ziņojumu kolekcijā.

Varat izmantot sarunu tīrīšanu, darbvirsmā atverot Outlook iesūtni un pēc tam noklikšķinot uz Mājas cilne. No turienes jūs varat izvēlēties Dzēst grupu un pēc tam izvēlieties Satīrīt.

Jūs varat izvēlēties Notīriet sarunu lai iztīrītu pašreizējo sarunu. Pēc tam izvēlieties to Notīriet mapi lai iztīrītu visu mapi, dzēšot liekos ziņojumus. Varat arī izvēlēties Notīriet mapi un apakšmapes. Izmantojot šo opciju, tiek pārskatītas visas sarunas atlasītajā mapē un jebkurā tajā ietvertajā mapē, kā arī tiek dzēsti liekie ziņojumi.

Iestatiet noteikumus, lai pārvietotu, atzīmētu ar karodziņu un atbildētu uz e-pasta ziņojumiem automātiski

Lai gan sarunu tīrīšana ir viens no veidiem, kā nokļūt tīrā iesūtnē, noteikumu iestatīšana ir vēl viens veids. Varat pārvietot e-pasta ziņojumus, atzīmēt tos un atbildēt uz tiem automātiski, ja savā Outlook datora lietotnē iestatāt noteikumus. Šos noteikumus pat var izmantot, lai atskaņotu noteiktas skaņas, kad saņemat ziņojumus.

Lai iestatītu kārtulu, viss, kas jums jādara, ir ar peles labo pogu noklikšķiniet uz ziņojuma iesūtnē un atlasiet Noteikumi No turienes jūs varat izvēlēties vienu no iespējām. Programma Outlook automātiski ieteiks izveidot kārtulu, pamatojoties uz sūtītāju un adresātiem. Ja vēlaties izveidot vairāk noteikumu, varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz tā un izvēlēties Izveidot kārtulu.

Izpildiet ekrānā redzamos norādījumus un dialoglodziņā Izveidot kārtulu atzīmējiet vienu vai vairākas no pirmajām trim izvēles rūtiņām. Microsoft ir pilnīgs ceļvedis par Outlook noteikumiem šeit ja jums nepieciešama papildu palīdzība.

Redaktoru ieteikumi

• Vai izmantot Office? Šo Microsoft izmaiņu dēļ jūsu dators var būt apdraudēts
• Papīra klēpjdators varētu būt e-papīra ierīce, par kuru jūs nezināt, ka jums tā ir nepieciešama
• 5 noderīgi Windows īsceļi, par kuriem jūs nezināt
• Kā padarīt planšetdatoru par labāku darba rīku
• Kā palielināt savu produktivitāti operētājsistēmā Windows 10