Mana Outlook iesūtne bija nekārtība, pirms izmantoju šos 3 trikus

Nevienam nepatīk e-pasts, bet neviens no mums nevar dzīvot bez tā. Ja jums ir grūtības pārvaldīt ienākošos e-pasta ziņojumus, šie trīs padomi ir ļoti noderīgi.

Neatkarīgi no tā, vai vēlaties automātiski pārvietot ziņojumus, veikt vairākas darbības ar vienu klikšķi vai izcelt e-pasta ziņojumus, kuriem jāpievērš uzmanība, šie Microsoft Outlook padomi vai esat aptvēris.

Izmantojiet noteikumus, lai sakārtotu ienākošos e-pastus

Lai sakārtotu e-pasta ziņojumus, kad tie tiek saņemti, programmā Outlook varat iestatīt kārtulas. Tādējādi varat pārvietot e-pastu uz mapi, atzīmēt vienu, lai sekotu tam, atzīmēt ziņojumu kā izlasītu un veikt citas darbības. Labākā daļa ir tā, ka tas viss tiek darīts automātiski.

1. darbība: dodieties uz Mājas cilnē atlasiet Noteikumi nolaižamā bultiņa un izvēlieties Izveidojiet noteikumu.

2. darbība: atvērtajā lodziņā ir dažas ātras opcijas, kuras varat izvēlēties atlasītajam e-pastam.

Nosacījumu varat izvēlēties no sūtītāja, tēmas rindiņas vai nosūtīt uz noteiktu e-pasta adresi. Darbībai varat izvēlēties brīdinājuma loga rādīšanu, noteiktas skaņas atskaņošanu vai pārvietošanos uz mapi.

3. darbība: ja lodziņā redzamais atbilst tam, ko vēlaties darīt, vienkārši atzīmējiet vajadzīgo nosacījumu un darbību izvēles rūtiņas un izvēlieties labi.

Izmantojiet papildu noteikumu

Kā alternatīvu, ja vēlaties, varat izvēlēties no lielāka nosacījumu un darbību klāsta.

1. darbība: atlasiet Pielāgota opcija lodziņā Izveidot kārtulu.

2. darbība: pēc tam varat izvēlēties no vairāk nekā 30 nosacījumiem, piemēram, vai e-pasta ziņojums ir atzīmēts kā svarīgs, vai tam ir pielikums vai automātiska atbilde.

Atzīmējiet izvēles rūtiņu(-as) nosacījumiem, ko vēlaties izmantot, un pēc tam atlasiet zilo saistīto tekstu, lai pabeigtu mainīgos. Izvēlieties Nākamais.

3. darbība: pēc tam redzēsit aptuveni 20 darbības, ko varat veikt. Dariet to pašu, atzīmējot izvēles rūtiņu(-as) tām darbībām, kuras vēlaties izmantot, un atlasot zilo tekstu, lai aizpildītu nepieciešamo informāciju. Izvēlieties Nākamais.

4. darbība: ja ir kādi izņēmumi no noteikuma, kuru vēlaties pievienot, varat to izdarīt tālāk. Atzīmējiet šīs izvēles rūtiņas, aizpildiet informāciju par zilo tekstu un izvēlieties Nākamais.

5. darbība: visbeidzot piešķiriet kārtulai nosaukumu, atzīmējiet, vai vēlaties kārtulu palaist nekavējoties, un izvēlieties Pabeigt.

Kad kārtula ir iestatīta, varat atpūsties un ļaut programmai Outlook sakārtot šos ienākošos e-pastus jūsu vietā. Noteikuma izveidei veltot tikai dažas minūtes, ilgtermiņā varat ietaupīt laiku.

Lai vēlāk skatītu, rediģētu vai noņemtu kārtulu, dodieties uz Mājas > Noteikumi > Pārvaldiet noteikumus un brīdinājumus.

Atkārtotiem uzdevumiem iestatiet ātrās darbības

Outlook piedāvā funkciju ko sauc par ātrām darbībām, kas var paātrināt uzdevumus, ko veicat atkal un atkal. Līdzīgi kā kārtulās, ātrās darbības ļauj izvēlēties vienu vai vairākas darbības, kuras vēlaties veikt ar e-pastu. Taču tā vietā, lai šīs darbības veiktu automātiski, jūs tās veicat pats, tikai noklikšķinot uz pogas. Turklāt jūs varat veikt daudzas darbības vienlaikus.

Dodieties uz Mājas cilni un pārbaudiet Ātri soļi lodziņā šajā lentes sadaļā. Jūs redzēsit vairākas darbības, piemēram, Pārvietot uz, Atbildēt un dzēst un Gatavs.

Varat izmantot kādu no iepriekš iestatītajām ātrajām darbībām, atlasot to un aizpildot nepieciešamo informāciju. Piemēram, jūs varat izvēlēties Pārvietot uz, izvēlieties mapi un pēc izvēles atzīmējiet e-pastu kā izlasītu. Izvēlieties Saglabāt.

Pēc tam, lai iesūtnē izmantotu e-pasta ziņojumu Quick Step, atlasiet ziņojumu un izvēlieties Pārvietot uz Ātrs solis.

Izveidojiet savu Quick Step

Ja vēlaties izveidot savu Quick Step, tas aizņem tikai minūti.

1. darbība: Izvēlieties Izveidot jaunu lentes sadaļā Ātrie soļi.

2. darbība: pēc tam nosauciet Quick Step un izmantojiet nolaižamo lodziņu, lai atlasītu vajadzīgo darbību. Lai izpildītu vairāk nekā vienu, izvēlieties Pievienot darbību un izvēlieties nākamo.

3. darbība: Kad esat veicis visas vajadzīgās darbības, izvēlieties Pabeigt.

Lai izmantotu ātro darbību, kad iesūtnē tiek saņemts e-pasts, atlasiet ziņojumu un noklikšķiniet uz tā nosaukuma lodziņā Ātrās darbības. Varat arī ar peles labo pogu noklikšķināt uz e-pasta, pāriet uz Ātri soļiun uznirstošajā izvēlnē izvēlieties nosaukumu.

Ja vēlaties vienlaikus ar e-pastu veikt vairākas darbības, Quick Steps ir patiess laika ietaupīšanas līdzeklis.

Lai vēlāk skatītu, rediģētu vai noņemtu Quick Step, dodieties uz Mājas > Ātri soļi > Pārvaldiet ātras darbības.

Padariet e-pasta ziņojumus popus, izmantojot nosacījumu formatējumu

Vēl viens ērts iesūtnes pārvaldības rīks programmā Outlook ir nosacījumformatēšana. Izmantojot to, varat izcelt noteiktus saņemtos e-pasta ziņojumus ar noteiktu fonta stilu, izmēru vai krāsu. Tas ir lielisks veids, kā pievērst jūsu uzmanību ziņojumiem, kuriem tas visvairāk nepieciešams.

1. darbība: dodieties uz Skatīt cilni un atlasiet Skatīt iestatījumus lentes kreisajā pusē.

2. darbība: Izvēlēties Nosacījuma formatējums uznirstošajā logā.

3. darbība: redzēsit dažus noklusējuma nosacījumformatēšanas noteikumus, kas jau ir iestatīti, piemēram, nelasīti ziņojumi un nokavēti e-pasta ziņojumi. Lai izveidotu savu, atlasiet Pievienot.

4. darbība: lodziņa apakšā piešķiriet nosacījumformatēšanas kārtulai nosaukumu. Pēc tam izvēlieties Fonts pogu, lai nākamajā uznirstošajā lodziņā atlasītu stilu, izmēru un krāsu, un izvēlieties labi.

5. darbība: Pēc tam izvēlieties Stāvoklis pogu. Nākamajā uznirstošajā lodziņā redzēsit trīs cilnes, lai iestatītu nosacījumus.

• Ziņojumi: ievadiet atslēgvārdus, izvēlieties No vai Nosūtīts uz e-pasta adresi vai izvēlieties laika periodu.
• Vairāk izvēles iespēju: atlasiet kategoriju, izvēlieties vienumus, kas ir lasīti vai nelasīti, kuriem ir vai nav pielikumu, kas ir atzīmēti ar prioritāti, vai citu opciju.
• Papildu: iestatiet pielāgotus kritērijus un izvēlieties nosacījumu laukus.

6. darbība: kad esat pabeidzis, atlasiet labi lai saglabātu un aizvērtu nākamos uznirstošos lodziņus.

Tagad jūs redzēsit šos e-pasta ziņojumus ar jūsu izvēlētajiem nosacījumiem un atlasīto fontu, padarot tos ļoti viegli pamanāmus jūsu ziņojumu klāstā.

Lai vēlāk skatītu, rediģētu vai noņemtu nosacījumformatēšanas kārtulu, dodieties uz Skatīt > Skatīt iestatījumus > Nosacījuma formatējums.

Ja meklējat jaunu veidu, kā pārvaldīt savus e-pastus, programma Outlook piedāvā šos līdzekļus, lai palīdzētu jums kontrolēt iesūtni. To iestatīšana var aizņemt dažas minūtes, taču vēlāk būs vērts ietaupīt laiku.

Lai uzzinātu vairāk, apskatiet, kā to izdarīt iestatiet atbildi ārpus biroja programmā Outlook.

Redaktoru ieteikumi

• Es izmantoju lietotni, lai izveidotu 3D modeļus ar savu iPhone, un tas ir šokējoši lieliski
• Microsoft jaunākais A.I. rīki skaļi nolasīs jūsu Outlook e-pastus