Sākuma paziņojumi lasītājiem pastāsta, par ko ir e-pasts.
Attēla kredīts: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Biznesa ziņojumi parasti seko vai nu tiešai, vai netiešai shēmai. Tas ir veids, kā sakārtot ziņojumā pārraidāmo informāciju atkarībā no tā, vai galvenā doma ir laba, slikta vai neitrāla ziņas. Izvēlieties visefektīvāko sava biznesa e-pasta modeli atkarībā no tā, kā jūsu lasītājs, jūsuprāt, reaģēs uz galveno ideju.
Tiešā e-pasta izmantošana, lai nonāktu pie lietas
Tiešajos e-pastos galvenais punkts ir sākumā, kam seko informācija, paskaidrojumi vai pierādījumi, kas to apstiprina. Šādi organizēts e-pasts ietaupa lasītāja laiku, nekavējoties sasniedzot ziņojuma mērķi. Tas arī palīdz lasītājam iekļaut turpmākās detaļas kontekstā un perspektīvā. Tas neļauj lasītājam kļūt neapmierinātam, jo viņam ir jābrien cauri informācijas rindkopām, lai atrastu galveno. Tiešais modelis vislabāk darbojas, ja lasītājs uztvers galveno, nevis izturēsies pret to.
Dienas video
Pozitīvu un neitrālu ziņojumu sūtīšana
Ja jūsu lasītājs būs apmierināts, nedaudz ieinteresēts vai neitrāls (vienā vai citā veidā viņam par to nebūs jūtu), izmantojiet tiešo modeli. Apsveriet iespēju nosūtīt e-pastu no klienta pēc piedāvājuma izpildīt līgumu. Ja uzvarēsiet līgumu, vēstule sākas ar kaut ko līdzīgu: "Jūsu piedāvājums ir izskatīts, un mēs esam priecīgi piedāvāt jūsu noslēdziet līgumu." Ja galvenais ir labas ziņas vai neitrālas ziņas, nekavējoties paziņojiet par tām un sekojiet līdzi detaļas. Lielākajai daļai e-pasta ziņojumu tiks izmantota šī pieeja, tostarp tiem, kas attiecas uz ikdienas uzdevumiem, rīkojumiem un apstiprinājumiem.
Netiešā e-pasta izmantošana, lai izteiktu punktu
Netiešajos e-pastos galvenais ir vēlāk ziņojumā, pēc detaļām, paskaidrojumiem vai pierādījumiem. Netiešā modeļa izmantošana e-pastā parāda, ka cienāt lasītāja jūtas, kuras var aizskart galvenais. Veidojot to, jūs ļaujat savam lasītājam būt labāk sagatavotam to saņemšanai. Tas ir arī mēģinājums mudināt lasītāju jūs sadzirdēt, ja ziņojuma sākumā izsakāt galveno domu, kas lasītāju satrauks, viņš var pārtraukt lasīt. Kopumā mērķis ir samazināt lasītāja iespējamo negatīvo reakciju.
Negatīvu vai sensitīvu ziņojumu sūtīšana
Ja jūsu lasītājs būs neinteresēts, neapmierināts vai naidīgs, izmantojiet netiešo modeli. Vēlreiz apsveriet klienta e-pasta ziņojumu. Ja jūs neuzvarējāt, vēstule sākas citādi: "Paldies, ka iesniedzāt piedāvājumu strādāt pie mūsu līguma. Mēs rūpīgi izskatījām katru piedāvājumu utt." Galvenais, ko jūs jau domājat, ka zināt, bet tomēr turpiniet lasīt, ir daudz vēlāk. Izmantojiet netiešo e-pastu, ja galvenais ir sliktas ziņas, piemēram, atsakot pieprasījumu vai noraidot prasību. Šī pieeja darbojas arī tad, ja mēģināt kaut ko pārdot vai kopīgot sensitīvu informāciju.
