Labākais veids, kā saglabāt e-pastus no Outlook

Izmantojot programmu Microsoft Outlook savam e-pasta kontam, vēlēsities pārliecināties, ka varat sekot līdzi visiem saviem ziņojumiem un tos meklēt, kad vien nepieciešams. Tāpēc ir svarīgi saprast, kāds ir labākais veids, kā saglabāt un saglabāt e-pasta ziņojumus no Outlook konta.

Saskaņā ar Microsoft teikto, labākā prakse ir saglabāt iesūtni tiem ziņojumiem, kas jums jāizlasa un jāapstrādā pašam, un izveidot citas mapes, kuras varat izmantot noteikta veida pastam. Izveidojiet mapi "1-Reference". Manuāli nometiet jebkuru ziņojumu, pie kura jāatgriežas vēlāk, vai arī jums vēl nav bijis laika to izlasīt. Iezīmējiet “1” tā priekšā, lai tas tiktu parādīts tieši zem iesūtnes. Izveidojiet citas mapes, piemēram, “Personiskās”, lai saglabātu personīgos e-pasta ziņojumus un glabātu tos atsevišķi no darba e-pastiem. Tādā veidā jums nebūs jāuztraucas par to, ka jūsu kolēģi pār plecu skatīsies uz personīgām ziņām. Varat izveidot mapju kopu adresātu saraksta e-pastiem, lai šie ziņojumi tiktu pāradresēti mapē. Tādā veidā jums nav jāpārpilda iesūtne ar daudzām ziņām, kuras, iespējams, pat nav jāizlasa.

Iestatiet visu savu mapju automātisku arhivēšanu katru gadu. Arhivēšanas sistēma ļauj saglabāt svarīgos e-pastus, neko nedarot. Programma Outlook var piedāvāt jums atbildēt, vai vēlaties automātiski arhivēt visus ziņojumus. Noklikšķiniet uz "Jā", un sāksies arhivēšanas process. Jūsu ziņojumi tiek pārvietoti no iesūtnes vai citām mapēm uz mapi "Arhīvs", kurai varat piekļūt jebkurā laikā. Visas jūsu mapes tiks atdarinātas mapē "Arhīvs". Piemēram, ja jums ir atsauces, personīgās un biznesa mapes, sadaļā "Arhīvs" redzēsit tās pašas trīs mapes.

Programmā Outlook funkcija AutoArhive ir ieslēgta pēc noklusējuma, taču jūs varat arī pielāgot arhivēšanas sistēmu. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz izvēlnes "Rīki". Noklikšķiniet uz "Opcijas" un noklikšķiniet uz cilnes "Cits". Izvēlieties "AutoArchive". Atlasiet “Palaist automātisko arhīvu ik pēc n dienām” un norādiet, cik daudz vēlaties to izmantot (piemēram, ik pēc 14 dienām). Atlasiet citas opcijas, kuras vēlaties mainīt. Ja vēlaties lietot izmaiņas visām mapēm, atlasiet “Lietot šos iestatījumus visām mapēm”.