E-pasta izmantošana uzņēmējdarbībā

E-pasts pēdējos gados ir viens no visizplatītākajiem biznesa saziņas rīkiem. E-pasta izmantošana uzņēmējdarbībā ietver saziņu ar kolēģiem un klientiem, sapulču plānošanu, automatizētu paziņojumu nosūtīšanu un biļetenu kopīgošanu ar vecajiem un jaunajiem klientiem. Viena no e-pasta priekšrocībām biznesa saziņā ir tā, ka tas ir tik visuresošs, ka ikviens pieņem, ka ikviens, kam ir piekļuve internetam, var sūtīt un saņemt e-pastu. Pēdējos gados e-pastu ir izmantojuši arī daži krāpnieki un hakeri, tāpēc ir svarīgi būt uzmanīgiem, lai saņemtu krāpnieciskas ziņas.

E-pasta galvenā loma biznesa komunikācijā ir cilvēku savienošana vienā uzņēmumā vai organizācijā. E-pastus ļoti bieži izmanto, lai uzdotu kolēģiem jautājumus netraucējot viņus ar telefona zvanu vai piesitienu pie pleca. Tos izmanto, lai nosūtītu sapulču paziņojumus un protokolus, izplatītu svarīgas veidlapas un veiktu darba vietas aptaujas.

Daudzi biroji ir dažādi iekšējie adresātu saraksti uz kuriem cilvēki var nosūtīt ziņojumus, lai tie nonāktu konkrētajā uzņēmuma struktūrvienībā neatkarīgi no tā, vai tie ir visi, kas strādā cilvēkos. resursi, kuriem varētu būt nepieciešams redzēt atvaļinājuma politikas atjauninājumu, vai visi, kas strādā noteiktā stāvā un kuriem būtu jāzina, ka tas ir kolēģa dzimšanas diena. Ar integrētajiem kalendāra rīkiem bieži tiek izmantots arī e-pasts no pakalpojumu sniedzējiem, piemēram, Microsoft un Google, lai ieplānotu sapulces un citus pasākumus.

E-pasts pielikumus parasti tiek izmantoti kā veids, kā koplietot failus, sākot no Microsoft Word dokumentiem un beidzot ar reklāmas materiālu paraugiem, piemēram, logotipiem vai džingliem.

Cilvēki arvien biežāk pārbauda uzņēmuma e-pasts personīgās ierīcēs, piemēram, viedtālruņos, kas ļauj viņiem sazināties ar kolēģiem ārpus biroja. Tas var būt gan pozitīvs, gan negatīvs: cilvēki var vieglāk strādāt no mājām vai ātrāk reģistrēties rīta brauciena laikā, taču viņiem var būt arī mazāk īstu ārpusstundu, kad viņi neatrodas birojā.

E-pasta svarīgā loma biznesa komunikācijā nav pārsteidzoši, ka saistībā ar e-pastu ir attīstījušies formāli un neoficiāli etiķetes noteikumi.

Cilvēki parasti mēģina adresēt e-pastus ar a noteikta profesionalitātes pakāpe, pārliecinoties, ka ir skaidrs un kodolīga tēmas rindiņa kas padara e-pastus viegli pamanāmus iesūtnē un pievēršot tiem vismaz zināmu uzmanību gramatika, pareizrakstība un lielo burtu lietojums. Lielākā daļa cilvēku cenšas izvairieties no jebkāda veida komentāriem uzņēmumu e-pastos, tostarp joki ar apšaubāmu gaumi, atsauces uz politiku un reliģiju vai jebkādi durkļi pret viņu darba devējiem.

Daži cilvēki arī cenšas izskatīties jautri uzņēmuma e-pastos, jo ir grūti noteikt toni, skatoties tikai uz rakstisku ziņojumu. To var izdarīt, izmantojot izsaukuma zīmes vai emocijzīmes, lai gan pārspīlēt ar to var šķist neprofesionāli. Parasti jūs vēlaties sekojiet citu jūsu organizācijas vadībai kad runa ir par to, kā uzmetināt e-pasta ziņojumus kolēģiem vai klientiem.

Daudzām organizācijām ir savas politikas attiecībā uz e-pastu, piemēram, katram izejošajam e-pastam ir jāpievieno noteikts paraksta formāts. Dažās darba vietās ir noteiktas politikas par to, kad uzņēmuma e-pastu var izmantot personisku iemeslu dēļ. Daudziem ir arī politikas par to, kad e-pasta ziņojumi ir jāsaglabā vai jāizdzēš drošības nolūkos.

Automātisko e-pasta ziņojumu saņemšana no organizācijām, ar kurām veicat darījumus, ir kļuvusi par ierastu lietu. Tiešsaistes iepirkšanās vietas sūta paziņojumus par pārdošanu, pirkuma apstiprinājumu un atjauninājumus par piegādes grafikiem. Avīzes un citas mediju organizācijas izsūta automatizēti e-pasta ziņojumi ar virsrakstiem un stāstu atjauninājumiem.

Ir dažādi uzņēmumi, kas var nosūtīt automatizētus e-pasta ziņojumus uzņēmumiem, tostarp mārketinga e-pasta ziņojumus un tos, ko aktivizē pirkums, ko dažreiz sauc darījumu e-pastiem. Daži likumi nosaka, kad uzņēmumi var saglabāt cilvēku e-pasta adreses, kad tiem ir jāļauj cilvēkiem atteikties no e-pasta ziņojumiem un kad viņi var sūtīt mārketinga ziņojumus. Pārliecinieties, vai ievērojat savas jurisdikcijas noteikumus un, iespējams, vietās, kur strādā vai dzīvo cilvēki, kuriem sūtāt e-pastu.

Daži komerciālie e-pasta pakalpojumu sniedzēji var palīdzēt pārvaldīt atteikšanos, abonementu sarakstus un citu informāciju. Iepērcieties, lai atrastu to, kas atbilst jūsu vajadzībām par sev tīkamu cenu.

E-pasts biļeteni pēdējos gados ir kļuvuši arvien populārāki. Daži uzņēmumi tos izmanto, lai sazinātos ar klientiem un informētu par pārdošanu, jauniem produktiem vai esošajiem pakalpojumiem. Piemēram, baseinu tīrīšanas uzņēmums var izsūtīt biļetenu, atgādinot cilvēkiem par saviem pakalpojumiem vasarā pieejas, vai aplādes studija var nosūtīt e-pasta biļetenus, paziņojot par jaunu sēriju vai jaunu esošas sērijas sezonu. parādīt.

Citos gadījumos biļetens pats par sevi ir produkts. Dažas plašsaziņas līdzekļu organizācijas un citas grupas ir guvušas panākumus ar maksas biļeteniem, kas satur informāciju, kas nav pieejama nekur citur. Daži no tiem ir izveidoti, izmantojot specializētas platformas vai izmantojot kolektīvās finansēšanas rīkus, piemēram, Patreon.

Tāpat kā ar citiem komerciāliem e-pastiem, ja sūtāt e-pasta biļetenu, jums ir jāpārliecinās, vai esat saņēmis nepārprotamu piekrišanu no personām, kurām sūtāt ziņojumus, un ka viņi ir vienkāršs veids, kā anulēt abonementu. Piemēram, jūs varat aicināt cilvēkus reģistrēties informatīvā izdevuma saņemšanai, kad viņi apmeklē jūsu vietni vai pabeidz darījumu. Protams, ja piedāvājat maksas biļetenu, jums būs jāpārliecinās, ka cilvēkiem ir vienkāršs veids, kā anulēt abonementus un vairs nesaņemt rēķinus.

E-pasta krāpšana, ko bieži sauc par pikšķerēšana, pēdējos gados ir kļuvis izplatīts. Krāpnieki sūta e-pasta ziņojumus cilvēkiem, kas uzdodas par uzticamām iestādēm vai pat atsevišķi kolēģi, cenšoties pievilināt saņēmējus nosūtīt naudu vai sniegt vērtīgu informāciju, piemēram, lietotājvārdus un paroles. Dažos gadījumos šie e-pasta ziņojumi tiek masveidā nosūtīti lielam skaitam adresātu, bet citos gadījumos tie ir īpaši adresēti konkrētiem adresātiem.

Ļaunprātīga programmatūra dažkārt tiek izplatīta arī pa e-pastu, parasti izmantojot e-pasta ziņojumos iekļautos pielikumus vai saites uz ēnainām vietnēm. Dažos gadījumos, ja tiek atvērts aizdomīgais fails, tas inficēs adresāta datoru un izmantos viņa e-pasta programmatūru, lai nosūtītu vairāk savas kopijas sākotnējā adresāta kontaktpersonām.

Lai nekļūtu par krāpniecības e-pasta upuriem, rūpīgi apskatiet adreses, no kurām tiek saņemti ziņojumi un pārliecinieties, ka tie patiešām atbilst cilvēkiem vai iestādēm, no kurām viņi apgalvo, ka ir. Pārbaudiet, vai visas e-pastā esošās saites tiek novirzītas uz vietnēm, uz kurām viņi apgalvo, ka ir saites. Ja saņemat neparedzētu e-pasta ziņojumu ar pielikumu, pārbaudiet, vai tas tiešām ir no personas, no kuras tas uzdodas, pat ja jums ir jāzvana vai kā citādi jānosūta ziņojums šai personai, lai apstiprinātu identitāti.

Daudziem uzņēmumiem ir pretvīrusu programmatūra lai pārbaudītu ienākošos un izejošos e-pastus, lai atrastu ļaunprātīgu programmatūru, taču joprojām ir labi būt modram, lai izvairītos no krāpniecības.

Dažos birojos arvien vairāk tiek izmantots e-pasts aizstāts ar tūlītējās ziņojumapmaiņas programmatūru, piemēram, Microsoft Teams vai Slack. Uzņēmumi izmanto arī ziņojumapmaiņas rīkus un sociālo tīklu programmatūru, lai runātu ar klientiem, bieži izmantojot automatizētas tērzēšanas lodziņas vai saites, kas ievietotas uzņēmumu vietnēs.

Šīs reāllaika platformas bieži var būt ātrākas un ērtākas nekā e-pasta izmantošana. Daudzi arī atvieglo failu kopīgošanu vai pat balss un video konferenču sesiju iestatīšanu, ko nevar izdarīt tieši pa e-pastu.

Tomēr maz ticams, ka šīs platformas drīzumā pilnībā aizstās e-pastu.