Kā eksportēt datus no Excel, lai izveidotu etiķetes

Microsoft Office programmatūras komplekts ir ievērojami attīstījies kopš tā pirmās ieviešanas 1990. gadā. Populāras programmatūras pakotnes, piemēram, Excel un Word, nemanāmi mijiedarbojas viena ar otru, paverot plašu uzdevumu un funkciju klāstu, kuras iepriekš bija grūti izpildīt.

Lai gan Excel galvenokārt tiek uzskatīts par datu bāzu un izklājlapu pārvaldības rīku, šo programmatūras pakotni var izmantot arī papildu uzdevumiem, tostarp pasta sūtījumu etiķešu izveidei. Programmā Microsoft Word varat izmantot pasta sapludināšanas līdzekli, lai programmā Excel importētu datus, kurus var pārvērst pasta uzlīmēs. Lai pabeigtu šo procesu, ir jāveic dažas darbības, taču tās var veikt personas ar visu kvalifikāciju un tehnoloģisko prasmju līmeni.

Padoms

The Pasta sapludināšana Programmā Microsoft Word iekļautā funkcija ļauj salīdzinoši vienkārši integrēt datus, kas nepieciešami pasta uzlīmju veidošanai. Tomēr, pirms šos datus var iekļaut programmā Excel, jums Excel vidē ir jāformatē tabula un šūnas, lai tās atbilstu konkrētajam pasta sapludināšanas procesa ietvaram programmā Word.

Lai sāktu, izveidojiet un iezīmējiet kolonnu galvenes, lai atspoguļotu datus, kas tiks importēti no Word. Tie ietvers šādas etiķetes (vai līdzīgas):

• Vārds
• Uzvārds
• Adrese
• Pilsēta

Ņemiet vērā, ka šīs iezīmes aizstās pamata kolonnas 1.–4. virsrakstus, kas jau tiek izmantoti. Ir arī svarīgi atzīmēt, ka katram no šiem datu punktiem ir jāizmanto atsevišķa kolonna. Ja tas netiks izdarīts, vēlākā procesa posmā var rasties dažas organizatoriskas problēmas.

Šajā sagatavošanas posmā nodrošiniet, lai darbvietā nepaliktu tukšas rindas un kolonnas. Etiķetes izveides procesā šie tukšie apgabali var radīt formatēšanas kļūdas un apturēt visu uzlīmju veidošanu.

Pēc tam, kad jūsu darbvieta ir pareizi formatēta, nākamā procesa darbība ir izmantotā adrešu saraksta atrašana. To var paveikt, skaidri definējot saraksta nosaukumu. Lai to izdarītu, atlasiet visu izmantojamo adrešu sarakstu, noteikti iekļaujot visas šūnas, kurās ir galvenes. Pēc tam atveriet Formulas cilnē atrodiet Definētie vārdi grupu un atlasiet Definējiet vārdu opciju.

Kad tas ir izdarīts, ievadiet pielāgotu nosaukumu adrešu sarakstam. Šis konkrētais nosaukums ir atstāts jūsu ziņā. Ja pārvaldāt vairākus adrešu sarakstus, izvēlieties kaut ko tādu, kas ir saistīts ar konkrētajiem nosaukumiem sarakstā un tā paredzēto funkciju. Pēc nospiešanas labi, tam ir pievienots jaunais saraksta nosaukums.

Pirms varat drukāt uzlīmes no programmas Excel, pārliecinieties, vai visa adreses informācija ir veiksmīgi apvienota. Lai to izdarītu, programmā Microsoft Word izpildiet nākamās darbības. Atveriet tukšu dokumentu un dodieties uz Pasta sūtījumi cilne. Atrodi Sāciet pasta sapludināšanu grupu un atlasiet Sāciet pasta sapludināšanu cilne.

Parādītajā nolaižamajā izvēlnē atlasiet Etiķetes pogu un konfigurējiet dažādas pieejamās etiķešu opcijas, lai tās atbilstu jūsu iestatījumiem. Piemēram, varat atlasīt konkrēto printera veidu, ko izmantosit, un identificēt uzlīmes pārdevēju un produkta numuru. Šī informācija var izrādīties īpaši noderīga gadījumā, ja jūs sadarbojaties ar a trešā puse, kas var izmantot šos datus, lai ātri izveidotu jūsu vajadzībām atbilstošu drukas sistēmu dokumentus.

Viens no svarīgākajiem šīs darbības elementiem ir atbilstošo uzlīmju lapu izmēru izvēle. Iekš Produkta numurs lodziņā atlasiet Sīkāka informācija opciju un pārliecinieties, ka norādītie izmēri atbilst jūsu etiķetēm un uzlīmju lapām. Ja tā nav, izlabojiet šo informāciju, pirms turpināt procesu. Ja tas netiks izdarīts, galīgās uzlīmes var tikt izdrukātas nepareizi.

Ja ievadāt savus izmērus un tos saglabājat, konkrētie etiķetes parametri tiks parādīti mapē Cits/Pielāgots kategorijā šajā logā. Tagad, kad esat izvēlējies atbilstošos etiķetes parametrus, nospiediet labi lai apstiprinātu savu izvēli. Microsoft Word automātiski jāizveido jauna tabula, kas ģenerē jūsu aprakstīto izkārtojumu.

Tagad, kad ir izveidoti atbilstošie ietvari gan programmā Word, gan Excel, ir īstais brīdis sākt sapludināšanu. Lai to izdarītu, vispirms izveidojiet savienojumu starp savām etiķetēm un adrešu sarakstu, ko izveidojāt un nosaucāt iepriekšējās darbībās. Programmā Word atlasiet Iespējas no Fails izvēlni un izvēlieties Papildu cilne. Atrodiet sadaļu ar nosaukumu Ģenerālis un izvēlieties Apstipriniet faila formāta konvertēšanuatvērts un atzīmējiet pieejamo izvēles rūtiņu. Pēc tam nospiediet labi turpināt.

Pēc tam atlasiet Pasta sūtījumi cilni, atveriet Sāciet pasta sapludināšanu grupu un noklikšķiniet uz Izvēlieties Adresāti opciju nolaižamajā izvēlnē. Visbeidzot noklikšķiniet uz Izmantojiet esošo sarakstu lai turpinātu procesu.

Tiek parādīts logs, kurā atlasāt konkrēto sarakstu, ko plānojat izmantot kā sapludināšanas daļu. Šajā brīdī veltiet laiku, lai atrastu sarakstu, kuru nosaucāt iepriekš, un pēc tam noklikšķiniet uz Atlasiet datu avotu kaste. Tiek parādīts logs, kurā apstiprināt konkrēto datu avotu, ko izmantojat. Pēc noklikšķināšanas uz Parādīt visu lodziņā atlasiet MS Excel darblapas, izmantojot DD opcija sadaļā Atvērts datu avots lodziņā pirms nospiešanas labi.

Kā pēdējo darbību parādītajā dialoglodziņā atlasiet konkrēto šūnu diapazonu un/vai darblapu, kurā ir visi dati, kurus vēlaties sapludināt. Pēc tam nospiediet labi.

Tagad, kad darblapa ar adreses informāciju ir identificēta un saistīta ar etiķetēm, pievienojiet īpašus vietturus, kas nosaka, kā katra adrese tiks parādīta uz etiķetes. Šie konkrētie vietturi tiek saukti arī par Pasta sapludināšanas lauki. Ja uz katras etiķetes tiks atkārtots teksts, varat to ievadīt arī manuāli.

Šo vietturu izveides iemesls ir būtisks. Šī konkrētā informācija horeogrāfēs datu pārsūtīšanu no adrešu saraksta uz tabulu. Vietturi darbojas kā ceļveži, sadalot informāciju un ievietojot katru elementu vietā, kur tas ietilpst etiķešu kopumā.

Pēc vietturu izveides vēlreiz pārbaudiet, vai Word ir pareizi kartējis katru viettura elementu ar attiecīgajiem saraksta datiem. To var paveikt, izmantojot Match Fields dialoglodziņš. Šeit lietotāji var norādīt, kā katrs vietturis ir saistīts ar datiem, kas iegūti no adrešu saraksta. Piemēram, varat saskaņot ar Vārds vietturis uz Vārds kolonnu adrešu sarakstā, nodrošinot, ka šie dati nonāk atbilstošā vietā uz etiķetes.

Ņemiet vērā, ka daļa satura, piemēram, sveiciena vai logotipa, jums būs jāpievieno manuāli, jo sākotnēji tas nav iekļauts adrešu sarakstā. To var paveikt salīdzinoši viegli. Vienkārši ierakstiet uz etiķetes konkrēto tekstu, kuru vēlaties izmantot, vai pievienojiet attēlu, kuru vēlaties iekļaut kā logotipu vai citu multivides ikonu.

Veltiet laiku, kas nepieciešams, lai nodrošinātu, ka jūsu etiķete ir izstrādāta tieši tā, kā jums patīk, pirms sākat faktisko sapludināšanu. Tas nodrošinās, ka jums nebūs spiests vēlreiz pārskatīt saturu, ja nejauši aizmirstat iekļaut galvenos datus vai vēlaties pārveidot etiķeti.

Kad esat apstiprinājis etiķetes izskatu un darbību, kā arī atkārtoti pārbaudījis vietturu precizitāti un to saistību ar datiem no adrešu saraksta, varat turpināt.

Lai sāktu sapludināšanu, atveriet Mājas cilni programmā Microsoft Word un nospiediet Pasta sapludināšana pogu. Ja pašlaik plānojat integrēt tikai noteiktas kontaktpersonas no lielākā adrešu saraksta, varat tās atlasīt šeit. Tomēr, ja vēlaties integrēt visu sarakstu, nospiediet Visas kontaktpersonas pašreizējā skatā. Ja esat gatavs izmantot visus vietturus un laukus, ko izveidojāt etiķetei, noklikšķiniet uz Visi kontaktu lauki pogu, kas parādās nākamajā izvēlnē.

Ja vēlaties sapludināšanai izveidot pilnīgi jaunu Word dokumentu, varat to izdarīt, atlasot Jauns dokuments pogu. Tomēr, ja vēlaties izmantot esošo dokumentu, nospiediet Esošais dokuments pogu šajā brīdī.

Izmantojiet Pasta uzlīmes cilne atrasta iekšpusē Dokumenta veids izvēlnē, lai īpaši izlemtu, kuri sapludināšanas lauki tiks ievietoti gatavajā etiķetē. Kad esat noteicis, kā izskatīsies galīgā etiķete, nospiediet Atjaunināt etiķetes pogu. Kad dati beidzot nonāk veidlapas laukos, ap tiem var būt redzamas iekavas. Ja tas tā ir, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz iekavām un nospiediet Pārslēgt lauku kodus pogu, lai tās izslēgtu.

Kad šis process ir pabeigts, esat gatavs izveidot pēdējo uzlīmju priekšskatījumu un drukāt tās. Nospiediet Rezultātu priekšskatījums cilni un ritiniet ierakstus, izmantojot Nākamais ieraksts un Iepriekšējais ieraksts bultiņas. Kad esat apmierināts ar etiķetēm, dodieties uz Pasta sūtījumi cilne, noklikšķiniet Pabeigt un sapludināt iekš Pabeigt grupu un pēc tam noklikšķiniet uz Drukāt dokumentus pogu. Ja jūsu drukātie dokumenti neatspoguļo jūsu vēlamo saturu vai dizainu, iespējams, jums būs jāatgriežas pie Pasta sūtījumi cilni un pārliecinieties, vai visi izmēri un papīra izmēri atbilst jūsu pašreizējai konfigurācijai. Ja tā nav, ir diezgan iespējams, ka radīsies problēmas.

Pēc tam varat saglabāt dokumentu, kurā strādājat, lai nodrošinātu, ka šīs etiķetes ir pieejamas turpmākai lietošanai.