Biroja automatizācijas priekšrocības un trūkumi

Biroja automatizācija mūsdienās attiecas uz daudz vairāk nekā tikai rakstāmmašīnu un kopētāju. Elektroniskā un digitālā informācija ir mūsdienu biroja automatizācijas būtība. Tas var sastāvēt no stingri iekšējiem datoriem vai, visticamāk, ietver vispasaules digitālo tīklu, izmantojot internetu un ārpus vietnes mākoņkrātuvi. Pārejot cauri 21. gadsimtam, jūs saskarsities gan ar priekšrocībām, gan trūkumiem, kas raksturīgi biroja automatizācijai visās tās permutācijās.

Kopš biroja automatizācijas ieviešanas aprīkojums ir ļāvis uzņēmumiem ietaupīt laiku un naudu. Tā vietā, lai gaidītu, kamēr dokuments nonāk klientam pa pastu, varat to nofotografēt dažu minūšu laikā pa faksu. Tagad datoru sasniegumi un internets ir padarījuši saziņu tūlītēju. Ikreiz, kad ietaupāt laiku, jūs ietaupāt naudu. Jūs neierobežo ģeogrāfiskie ierobežojumi, ietaupot resursus, ko iztērējāt ceļojumiem. Turklāt, lai gan jūs joprojām varat izgatavot daudzu dokumentu drukātās kopijas, digitālā krātuve ļauj ietaupīt laiku un naudu uz papīra un uzglabāšanas vietas.

Lai gan tā ir taisnība, ka mašīna ir tikpat efektīva kā cilvēki, kas to radīja, un digitāli iegūtā informācija ir tikpat efektīva. precīza kā persona, kas to iesniedza, ja kļūdas ir novērstas no programmām, tās ir bezgalīgi uzticamākas nekā cilvēkiem. Pastāv programmatūra, lai, piemēram, saskaitītu skaitļus izklājlapās un budžetos, kas vienmēr rada pareizo bilanci un nepaļaujas uz grāmatveža pirkstiem uz pievienošanas mašīnas. Veidnes var izveidot un izmantot atkal un atkal, lai izvairītos no kļūdām standarta dokumentācijā.

Uzņēmumi, kas savu informācijas sistēmu darbināšanai un vadīšanai paļaujas tikai uz automatizāciju, var nonākt panikā, kad šīs sistēmas neizdodas. Bojātu sistēmu labošanas vai nomaiņas izmaksas var būt pārmērīgas. Jūs nevarat vienkārši paņemt dzēšgumiju un veikt labojumus. Jums ir jānodarbina tehniķi, lai sekotu līdzi atjauninājumiem un programmatūras un aparatūras sabrukumam, vai arī ir nepieciešams uzticams serviss, kas nekavējoties piezvanīs. Tad jums ir viss konfidencialitātes un drošības jautājums. Varat glabāt komercnoslēpumus un pastāstīt tikai dažām uzticamām personām, taču, ja dati nonāk tīmeklī, tos nevar atsaukt.

Tā kā biroja automatizācija turpina attīstīties un jūs savās sistēmās iekļaujat jaunas tehnoloģijas lai saglabātu konkurētspēju un peļņu, trūkums ir tāds, ka jums ir jāpārkvalificē viss jūsu kadrs lietotājiem. Ikvienam, sākot no jūsu sekretāres līdz pasūtījuma darbiniekam un no jūsu klientiem līdz pārdevējiem, kuri piegādā jūsu produktu vai pakalpojumu, ir jāapgūst jaunās sistēmas. Daudzi cilvēki nevar viegli apgūt jaunas sistēmas, un citi spītīgi dara lietas tā, kā viņi vienmēr ir darījuši. Tātad, lai gan jums ir izdevumi, kas saistīti ar pārkvalifikāciju, jums ir arī jūsu galalietotāju attieksme pret to.