Kā atvainoties par nokavētu e-pastu

Ir grūti izvairīties no neregulāra e-pasta nepamanīšanas. Iesūtnes ir piepildītas ar ikdienas biļeteniem, biznesa e-pastiem un personīgajiem e-pastiem, un viens neizbēgami izslīdēs cauri plaisām. Lai gan nav nekādu sliktu nodomu, lai izskaidrotu, kāpēc e-pasts tika nokavēts, un atvainošanai ir nepieciešama pamata stratēģija. Lielākā daļa adresātu ir piedodoši, redzot e-pasta ziņojumu “Atvainojiet par novēloto atbildi”, jo visi reizēm mēdz palaist garām e-pastu.

Konteksts un likmes ir ļoti svarīgas jūsu atbildei, un galu galā tas veidos atbildi. Ja darbā nokavējat ikdienišķu e-pastu vai kārtējo paziņojumu, pietiek ar vienkāršu atvainošanos. Tomēr, ja esat nokavējis svarīgu e-pasta ziņojumu, tam ir pievienotas sekas. Jūsu atbildei vajadzētu būt atvainojošam un nopietnam. Ja potenciālais klients nesaņem e-pasta ziņojumu, jums un jūsu darba devējam var maksāt ieņēmumus, un, ja trūkst e-pasta ar norādījumiem vai uzdevumiem, kas ir būtiski jūsu darbam, var būt nopietnas negatīvas sekas. Šajā gadījumā jūsu atbilde tiek mainīta no “Atvainojiet par novēloto atbildi” uz kaut ko līdzīgu “Steidzama atvainošanās par e-pasta ziņojuma trūkumu”.

Ilgstošas ​​atvainošanās ir dubļainas un atspoguļo izmisumu, nevis vienkāršu kļūdu. Attiecībā uz e-pasta ziņojumiem, kas nav īpaši svarīgi, pieturieties pie pamata atvainošanās un dariet e-pasta sūtītājam zināmu, ka esat palaidis garām e-pasta ziņojumu savā iesūtnē un vēlaties vēlreiz apmeklēt sarunu. Sarunas atsākšana šādā veidā dod personai iemeslu atbildēt un atgriezties pie parastās apmaiņas.

Īsi e-pasta ziņojumi ir lasāmāki, un adresāts, visticamāk, izlasīs jūsu atbildi. Ja iespējams, ierobežojiet to līdz rindkopai un beidziet atvainošanos ar jautājumu vai aicinājumu rīkoties. Lūdziet tikšanos vai tālruņa zvanu, lai padarītu diskusiju personiskāku. Kad esat palaidis garām svarīgu e-pasta ziņojumu, noteikti pieprasiet personisku tikšanos vai tālruņa zvanu. Iespēja sazināties klātienē padara jūsu atvainošanos patiesāku un var atjaunot attiecības vai novērst problēmu.

Ja jums ir grūtības uzrakstīt efektīvu atvainošanās e-pastu, izmantojiet pārbaudītu un jau uzrakstītu e-pastu. Veidnes ir viegli atrast, izmantojot pamata meklēšanu internetā. Tomēr esiet piesardzīgs, veicot pilnu kopēšanu un ielīmēšanu. Ideālā gadījumā jums vajadzētu pielāgot un personalizēt veidni, lai nodrošinātu, ka teksts ir īsts un lasāms atbilstoši jūsu situācijai. Veidnes vislabāk var izmantot kā ceļvedi jūsu atvainošanās e-pastam, nevis kā aizstājēju.