Digitālās failu pārvaldības sistēmai ir spēcīgas biznesa priekšrocības.
Jūsu uzņēmumam pārejot uz digitālās izplatīšanas laikmetu, jums būs jāizlemj, vai pāriet no papīra failu sistēmas uz digitālo failu pārvaldības sistēmu. Lai gan pāreja uz pilnībā datorizētu kartotēku var šķist biedējoša, digitālās kartotēkas priekšrocības ir daudzus pamudinājušas veikt pāreju.
Samazinātas izmaksas
Tā kā dokumentācijas uzglabāšanai ir jāmaksā īpašuma noma, digitālā kartotēka sāk atmaksāties, tiklīdz tā ir ieviesta. Tā kā nav fizisku dokumentu, dokumentu apstrādes un pārsūtīšanas izmaksas ir ievērojami samazinātas. Tas arī ļauj dokumentus, kas jāuzglabā kā papīrs, iesniegt mazākās un lētākās vietās.
Dienas video
Going Green
Jūsu uzņēmuma oglekļa pēdas samazināšana var būt svarīgs faktors, lai sasniegtu mūsdienu zaļi domājošo patērētāju bāzi. Tas var ievērojami uzlabot uzņēmuma tēlu, sniegt nodokļu priekšrocības un samazināt piegādes izmaksas. Digitālā kartotēka var pozitīvi mainīt visu uzņēmuma pamatu, un pāreja uz "zaļāku" sistēmu var sniegt plašas reklāmas iespējas.
Vienmērīgāka darbplūsma
Fiziski reģistrēto un glabāto dokumentu cieto kopiju izgūšana var būt ilgstošs process, kurā var rasties cilvēka kļūdas, drošības problēmas un fiziski zaudējumi. Digitālās sistēmas gadījumā tas tā nav. Pēc brīža dokumentam var piekļūt pie tās personas galda, kurai tas ir nepieciešams. Tas nodrošina īsāku darba periodu, ļaujot ātrāk virzīties uz priekšu un vairāk laika projektu izstrādei.
Augstāka drošība
Lai gan tradicionālo papīra failu sistēmu var atvērt un apskatīt ikviens, kam tai ir piekļuve, a digitālā kartotēka var nodrošināt dažādus aizsardzības līmeņus, kas var saglabāt dokumentus konfidenciāli. Izmantojot paroles, noteiktas mapes dažādiem lietotājiem, datu šifrēšanu un audita pēdas, kas ļauj saglabāt a reģistrē, kas un kad ir piekļuvis kādiem failiem, failu pārvaldības sistēma var nodrošināt jūsu dokumentus daudz drošāk.
Uzticama arhivēšana
Papīra dokumentus un failus var iznīcināt pārmērīgas apstrādes, ugunsgrēku, plūdu un citu dabas katastrofu rezultātā. Tā kā datus var glabāt serveros visā pasaulē, varat droši arhivēt savus biznesa dokumentus, neradot stresu par iespējamiem īpašuma bojājumiem. Varat arī padarīt savus arhivētos datus pārnēsājamus, izmantojot tādas lietas kā noņemami cietie diski, USB zibatmiņas diski un kompaktdiski.
