Papīru glabāšana vienotā sistēmā nozīmē, ka tā netiks izjaukta.
Arhivēšanas sistēma ir veids, kā sakārtot dokumentus un dokumentus uzglabāšanai. Tiek glabāts skapis vai kaste, kurā ir dokumentu drukātās versijas, savukārt elektroniskā sistēma glabā datus datorā. Šie dati var būt e-pasta ziņojumi vai skenēti papīri. Kad sistēma ir izveidota, ir svarīgi, lai tā tiktu uzturēta kārtībā, lai tā būtu kārtībā ar regulāri pievienotu atjauninātu informāciju. Lai uzturētu sistēmu, jums ir jāizveido abu sistēmu lietošanas procedūra.
Cietās kopijas iesniegšana
1. darbība
Marķējiet katru mapi, failu un atvilktni vai kastīti. Nosaukumā jāiekļauj dokumentācijas priekšmets, kā arī datums, kurā sākas dokumentu noformēšana. Piemēram, "2010. gada jūnija kvītis — tagad" vai "Cilvēkresursu mape, 2008. gada februāris".
Dienas video
2. darbība
Izveidojiet jaunas mapes, failus un atvilktnes vai kastes, ja jums ir jāsaglabā jauna dokumentu kategorija vai ja vecākas mapes, faili un atvilktnes ir pilnas. Izmantojiet krāsu kodējumu, lai atšķirtu gadus vai mēnešus.
3. darbība
Pievienojiet jaunus dokumentus visatbilstošākajai mapei vai atvilktnei. Nejauši ievietojot dokumentus mapēs, tiks sabojāta kartotēka, jo informācija tiks meklēta nepareizā vietā. Ja sistēma sakārto dokumentus alfabētiskā secībā, turpiniet izmantot šo procesu, nevis pārslēdzieties uz citu formātu.
4. darbība
Katru gadu noņemiet vecos, nevajadzīgos dokumentus. Turpinot pievienot failus, daļa informācijas kļūs neatbilstoša un novecojusi. Sasmalciniet to un atbrīvojiet papildu vietu krātuvē.
Elektroniskā kartotēka
1. darbība
Datorā izveidojiet mapes vai direktorijus. Regulāri konsolidējiet datus, lai tie nekļūtu nesakārtoti. Ja ir vairāki tīkla diskdziņi vai vairākas mapes, kurās ir līdzīga informācija, tas nav efektīvs datu kārtošanas veids.
2. darbība
Regulāri dublējiet datus. Lai to izdarītu, izmantojiet DVD diskus, USB disku, ārējo cieto disku vai ārēju uzņēmumu. Tas pasargā datus no zuduma.
3. darbība
Nodrošiniet datus, bloķējot katru failu, piešķirot piekļuvi deleģētiem lietotājiem vai pievienojot paroli, atverot failu. Tas novērš datu ļaunprātīgu izmantošanu, krāpšanu vai nesankcionētu piekļuvi. Turklāt jūs varat būt pārliecināti, ka to izmanto tikai cilvēki, kuri zina, kā sistēma darbojas.
4. darbība
Uzrakstiet elektroniskās kartotēkas lietošanas kārtību. Iekļaujiet soli pa solim sniegtos norādījumus par datu atrašanu, atsauci, kategorizēšanu un arhivēšanu, lai katrs lietotājs sistēmu darbinātu vienādi. Atjauniniet to, ja uzlabojat sistēmu, lai novērstu lietotāju neskaidrības.
5. darbība
Pārskatiet kartotēkas sistēmu ik pēc diviem gadiem. Pārbaudiet, vai tas darbojas labi — to var definēt, cik efektīva ir iesniegšana, cik viegli ir atrast datus un cik tie ir sakārtoti. Tāpat izdzēsiet nevēlamos failus un samaziniet elektronisko jucekli.
Lietas, kas jums būs nepieciešamas
Dokumentu skapis vai kaste
Mapes
Tukšas etiķetes
Pildspalvas vai marķieri
Dators
Padoms
Sarīkojiet grupu apmācības dienu, lai izskaidrotu, kā darbojas katra kartotēka, lai to varētu pārvaldīt un uzturēt katru dienu.
Lūdziet atsauksmes par to, kā attīstīt kartotēkas sistēmu, lai tā būtu lietotājam draudzīgāka vai labāk organizēta.
