Programma Excel var samazināt kļūdu skaitu, automatizējot aprēķinus.
Attēla kredīts: rgbdigital/iStock/Getty Images
Programmai Excel ir reputācija, ko izmanto grāmatvedības nodaļās, un, lai gan tās matemātikas funkcijas ir būtiskas grāmatvedībā, programmas izklājlapas un diagrammas palīdz visos jautājumos, sākot no pārtikas preču saraksta izveides līdz zinātniskai analīzei ieraksti. Pāreja no Word uz Excel ikdienas uzdevumu veikšanai sākumā varētu šķist biedējoša, taču, kad esat pieradis strādāt ar izklājlapu, programma Excel padara organizēšanu un aprēķinus daudz vienkāršāku.
Izveidojiet sarakstu mājām vai darbam
Viena no Excel vienkāršākajām, taču visbūtiskākajām spējām ir datu organizēšana. Excel nevar konkurēt ar Microsoft Access sarežģītu datu bāzu veidošanai, bet ikdienas organizēšanai programmā Excel ir daudz funkciju, un to ir daudz vieglāk lietot. Lai izveidotu sarakstu, vienkārši ierakstiet vajadzīgajās šūnās — neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešams pamata pārtikas preču saraksts ar divām kolonnām, inventārs vai
visas jūsu bibliotēkas katalogs, Excel palīdz saglabāt jūsu datus vietā, kā arī nodrošina kārtošanu un meklēšanu.Dienas video
Izsmalcinātākam izkārtojumam bez papildu darba, sāciet ar veidni, meklējot izvēlnes Fails lapā "Jauns". programmā Excel 2010 vai 2013. Microsoft piedāvā daudzas bezmaksas veidnes sarakstu veidošanai, sākot no sporta spēļu sarakstiem līdz rēķiniem un beidzot ar tālruņu katalogiem.
Grafiksiet savus datus diagrammā
Ievadiet datu diapazonu programmā Excel, un programma to var automātiski vizualizēt kā diagrammu vai grafiku. Pēc datu ievadīšanas atlasiet tos un cilnē Ievietot izvēlieties vienu no diagrammas stiliem. Programma Excel 2013 padara procesu vēl vienkāršāku, izmantojotIeteicamās diagrammas" pogu, kas skenē jūsu datus un priekšskata visatbilstošākās diagrammas.
Lai pareizi izkārtotu diagrammas datus, ir nepieciešama zināma prakse. Piemēram, lai izveidotu sektoru diagrammu, izmantojiet divas kolonnas: pirmajā ir etiķetes un otrajā ir procenti. Līdzīgi līniju diagrammā tiek izmantotas tikai divas kolonnas: viena iezīmēm un otra punktiem uz Y ass. Ja jūsu dati ietver X un Y koordinātas, izmantojiet izkliedes diagrammu.
Automatizējiet grāmatvedības uzskaiti ar funkcijām
Excel funkcijas automatizē matemātikas formulas, vienkāršojot grāmatvedības, grāmatvedības un citu datu izsekošanu. Viena no visizplatītākajām funkcijām, SUM, pievieno citas šūnas, un tai ir vienas pogas saīsne: atlasiet šūnu grupu un nospiediet "Alt-Equals", lai aizpildītu summu. Dažas funkcijas analizē šūnu saturu un var pat strādāt ar tekstu. Piemēram, EXACT pārbauda, vai divām šūnām ir vienāds saturs, un atgriež "TRUE" vai "FALSE".
Lai ievadītu funkciju, ierakstiet vienādības zīmi, funkcijas nosaukumu un atvērtās iekavas, un pēc tam aizpildiet tā mainīgos, noklikšķinot uz citām šūnām, lai atsauktos uz to saturu. Lai iegūtu norādījumus par jebkuras funkcijas lietošanu, atlasiet to cilnes Formulas sadaļā Funkciju bibliotēka.
Aprēķiniet ar sarežģītām formulām
Lai maksimāli izmantotu programmas Excel funkcijas, savienojiet tos vairāku daļu formulās lai veiktu sarežģītus aprēķinus. Gandrīz jebkura funkciju kopa var darboties kopā. Piemēram, pievienojiet šūnu kolonnu un pēc tam noapaļojiet to līdz tuvākajam simtam, apvienojot SUM ar ROUND: =APAĻA(SUMMA(A1:A5), -2) noapaļo šūnu A1 līdz A5 summu līdz divām vietām pa kreisi no decimāldaļas, iegūstot noapaļotu simtnieku.
Formulas var atsaukties arī uz citām formulām. Viens no izmantošanas veidiem ir ātri izsekot jūsu uzņēmuma norēķiniem un maksājumiem. Vienā kolonnā summējiet klienta rēķinus, otrajā ailē saskaitiet maksājumus un pēc tam izmantojiet funkciju IF, lai izvadītu vienkāršu atbildi: =IF(B10>=A10"APMAKSĀTS","NEMAKSĀTS") pārbauda, vai maksājumu summa B10 atbilst vai pārsniedz maksu summu A10, un vienkāršā tekstā ziņo "APMAKSĀTS" vai "NEMAKSĀTS".
