20 nindzju padomi, kā maksimāli izmantot Gmail

2015. gadā Gmail lietotāju skaits pārsniedza 900 miljonus. Nav slikti projektam, kura koda nosaukums cēlies no Dilberta multfilmas. Kad tas tika palaists, neviens tam neticēja — tas debitēja 1. aprīļa dienā.

Daļēji Gmail vienkāršas saskarnes dēļ cilvēki reti apgūst tā daudzās funkcijas. Galu galā tas jau ir tik vienkārši. Bet tiem, kas velta laiku, lai uzzinātu, kā tas ir, Gmail kļūst par daudz jaudīgāku rīku. Šeit ir 20 padomi, kas palīdzēs jums kļūt par Gmail nindzju.

Šis ir vissvarīgākais Gmail navigācijas rīks. Ja esat tāds pats kā vairums cilvēku, jūs, iespējams, nekad neesat to izmantojis. Noklikšķiniet uz Gear — atrodas Gmail ekrāna augšējā labajā stūrī — un ieejiet drosmīgā jaunā pasaulē.

Pirmā lieta, ko pamanīsit, noklikšķinot uz Gear ir vairākas izvēles zem virsraksta, ko sauc Displeja blīvums. Tas pielāgo necaurlaidību, ar kādu e-pasta ziņojumi tiek rādīti blakus. Tas ir noderīgi, strādājot ar dažāda izmēra ekrāniem. Izvēlieties sev vispiemērotāko variantu.

Varat arī izvēlēties, cik e-pasta ziņojumu rādīt lapā. Noklikšķiniet uz Gear un tad Iestatījumi > Vispārīgi. Zem Maksimālais lapas izmērs vienā lapā varat izvēlēties sarunu (ti, e-pasta ziņojumu) skaitu no 10 līdz 100.

Atcerieties, ka ikreiz, kad veicat izmaiņas iestatījumos, jums jāiet uz leju lapas apakšā un jāatlasa Saglabāt izmaiņas vai jūsu izmaiņas netiks saglabātas.

Motīva izvēle ir viena no dramatiskākajām vizuālajām izmaiņām, ko varat veikt pakalpojumā Gmail. Dodieties uz Gear un atlasiet Tēmas. Jūs sagaidīs dažādu fonu klāsts. Krāsains fons rada sajūtu, ka strādājat tieši no darbvirsmas, nevis pārlūkprogrammā. Kā fonu varat izvēlēties vienu no saviem attēliem.

Ja vēlaties atgriezties pie Gmail noklusējuma fona, izvēlieties to, kas ir atzīmēts Gaisma.

Varat arī izvēlēties teksta stilu. Dodieties uz Gear un izvēlēties Iestatījumi > Vispārīgi un tu redzēsi Noklusējuma teksta stils. Šeit jūs varat izvēlēties teksta fontu, stilu un krāsu.

Kā jūs maksājat par saviem pavedieniem? Mēs nedomājam apģērbu. Pavedieni ir daudzu e-pasta programmu funkcija, kas grupē ziņojumus ar atbildēm. Jums tas var patikt vai nepatikt; iespējams, vēlaties redzēt katru e-pastu atsevišķi. Ja nevēlaties, lai jūsu e-pasta sarunas tiktu ligzdotas cita citā, varat izslēgt šo funkciju. Dodieties uz Gear un atlasiet Iestatījumi > Vispārīgi un tad Sarunas skats. Izvēlieties radio pogu blakus Sarunas skats izslēgts lai pieliktu punktu pavedieniem.

Varat arī mainīt iesūtnes stilu. Dodieties uz Gear un izvēlēties Iestatījumi > Iesūtne. Atlasiet blakus esošo nolaižamo izvēlni Iesūtnes veids. Tas ir iestatīts uz noklusējuma, kas parāda e-pasta ziņojumus to saņemšanas secībā. Bet varbūt jūs dotu priekšroku citam veidam. Iespējams, vispirms vēlaties redzēt nelasītus e-pasta ziņojumus, ar zvaigznīti atzīmētus e-pastus vai pat svarīgus e-pasta ziņojumus augšpusē.

Bet jūs jautājat: kā Gmail var zināt, kas ir svarīgi? Lielisks jautājums! Un tas mūs noved pie mūsu nākamā padoma.

Varat iemācīt pakalpojumam Gmail, kuri ziņojumi jums ir svarīgi. Blakus katram e-pastam ir neliela karodziņam līdzīga ikona, kas, noklikšķinot, kļūst dzeltena (sīkāku informāciju skatiet ekrānuzņēmumā). Noklikšķinot uz tā, jūs sakāt pakalpojumam Gmail, ka tas ir svarīgi. Pēc kāda laika Gmail sāk darboties un sāk automātiski identificēt šos e-pasta ziņojumus kā svarīgus. Piemēram, katrs e-pasts, ko saņemat no jūsu priekšnieka, tiks atzīmēts kā svarīgs. Un otrādi, varat noņemt atlasi e-pasta ziņojumiem, kas nav svarīgi, bet kurus Gmail kļūdaini identificē. Drīzumā Gmail veiks jūsu e-pasta kārtošanas darbu.

E-pasta ziņojumu vizuāla kārtošana var palīdzēt identificēt svarīgus e-pasta ziņojumus, ātri pārskatot iesūtni. Gmail divi galvenie rīki, lai to izdarītu, ir etiķetes un zvaigznes. Sāksim ar iezīmēm, kas pakalpojumā Gmail darbojas arī kā mapes. Lai izveidotu etiķeti, atveriet loga augšdaļu un atlasiet Pārvietot uz ikona, kas veidota kā mape.

Noklikšķinot uz tā, jūs saņemsit nolaižamo lodziņu. Izvēlieties Izveidot jaunu. Piešķiriet savai jaunajai iezīmei nosaukumu un noklikšķiniet Izveidot.

Kā jau minējām, etiķetes patiesībā ir tikai nosaukums, ko Gmail izmanto mapēm. Tie tiek parādīti iesūtnes kreisajā pusē zem Rakstīt pogu. Varat padarīt e-pasta ziņojumus ar iezīmēm, piešķirot tiem krāsu. Ja virzīsiet kursoru virs iezīmes nosaukuma, labajā pusē tiks parādīta neliela bultiņa. Noklikšķiniet uz tā, un parādīsies lodziņš. Jūs redzēsit lodziņa augšdaļā Etiķetes krāsa. Noklikšķiniet uz bultiņas pa labi no tā, un parādīsies etiķetes krāsas izvēles lodziņš. Vienkārši noklikšķiniet uz vajadzīgās krāsas, un tā būs jūsu etiķetes krāsa.

Zvaigznes ir vēl viens lielisks veids, kā padarīt jūsu e-pasta ziņojumus vizuāli izcilus. Paskatieties uz iesūtnes e-pasta saraksta labo malu, un jums vajadzētu redzēt dobas zvaigznes. Noklikšķinot uz zvaigznītes, tā kļūs dzeltena. Boom, jūs tagad esat atzīmējis ziņojumu. Tas var nozīmēt visu, ko vēlaties; e-pasta ziņojumi, kas atzīmēti ar zvaigznīti, var atzīmēt e-pasta ziņojumu kā svarīgu, kam nepieciešama turpmāka pārbaude vai kas cits. Atkarīgs no tevis.

Dzeltenā krāsa ir lieliska, taču jums ir arī daudz vairāk krāsu, no kurām izvēlēties, kas ievērojami paplašina šo mazo ikonu organizatorisko vērtību. Katru reizi, kad noklikšķināt uz zvaigznītes, tā cikliski maina vienu no pieejamajām krāsām.

Bet šeit ir triks: jūs kontrolējat, kuras krāsas (un pat formas) ir pieejamas. Noklikšķiniet uz Gear un atlasiet Iestatījumi > Vispārīgi. Ritiniet uz leju līdz Zvaigznes. Varat vilkt zvaigznes (un formas) starp sadaļām Netiek lietots un Tiek izmantots, lai jūs varētu noteikt, kas notiek, noklikšķinot uz zvaigznītēm atpakaļ iesūtnē.

Kad esat izvēlējies to, ko vēlaties, neaizmirstiet noklikšķināt Saglabāt izmaiņas.

Kad esat atgriezies iesūtnē, varat atlasīt vajadzīgās zvaigznītes (vai citas ikonas) krāsu, atkārtoti noklikšķinot uz zvaigznītes ikonas blakus savam e-pastam. Tas secīgi darbosies cauri jūsu krāsu opcijām.

Filtru izveide ir lielisks veids, kā uzlabot Gmail produktivitāti. Būtībā jūs veidojat kārtulas, kas automatizē Gmail atbildi uz ienākošajiem e-pastiem. Tas ietaupa jūsu laiku, jo jums vairs nav jārisina katrs e-pasts atsevišķi. Noteikumi var būt jebkuri, sākot no e-pasta ziņojumu pārvietošanas, to pārsūtīšanas un gatavās atbildes nosūtīšanas.

Vispirms atlasiet e-pastu, kuram vēlaties izveidot filtru. Pēc tam atlasiet Vairāk no augšējās izvēlņu joslas un dodieties uz leju uz Filtrējiet šādus ziņojumus.

Tālāk esošajā piemērā esam atlasījuši mārketinga e-pastu no Fīniksas simfonijas. Pirmajā lodziņā, kas parādās, ir No: rinda aizpildīta. Noklikšķiniet tur, kur tas ir rakstīts Izveidojiet filtru, izmantojot šo meklēšanu.

Kad esat pabeidzis, tiksit novirzīts uz citu lodziņu, kurā varēsit izveidot vajadzīgo kārtulu vai filtru. Šajā gadījumā mēs izveidosim divus noteikumus: izlaist iesūtni un klasificēt šāda veida e-pastus kā reklāmu. Kad esat atlasījis noteikumus, noklikšķiniet uz Izveidot filtru. Tas izdarīts, visi e-pasta ziņojumi no Fīniksas simfonijas mārketinga nodaļas nonāks iesūtnē un tiks nosūtīti tieši uz Akcijas.

Šajā lodziņā redzēsit, ka jums ir daudz iespēju izveidot filtru. Varat atzīmēt ar zvaigznīti visus e-pasta ziņojumus, kas nāk no sūtītāja (šajā gadījumā phoenixsympony.org), pievienot iezīmi, atzīmēt tos kā izlasītus vai dzēst, kā arī citas iespējas.

Izveidojot filtrus, jūs savā iesūtnē ieviesīsit plūsmu, kas ļaus e-pastam pārvietoties vēlamajā virzienā, tādējādi ievērojami uzlabojot jūsu e-pasta efektivitāti.

Kad izveidojat filtru, tas neietekmēs jau saņemtos e-pasta ziņojumus — ja vien neatlasīsit Lietot filtru arī atbilstošām sarunām kas ir izvēles rūtiņa tieši pa labi no Izveidot filtru pogu.

Jūs, iespējams, esat nosūtījis vismaz vienu e-pasta ziņojumu, kuru vēlaties saņemt atpakaļ.

Vai vēlaties noklikšķināt uz atsaukšanas brīdi pēc tam, kad esat noklikšķinājis uz Sūtīt? Par laimi, pakalpojumā Gmail jūs to varat izdarīt. Noklikšķiniet uz Gear tad Iestatījumi > Vispārīgi. Noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas, lai iespējotu Atsaukt sūtīšanu un izvēlieties laiku, ko vēlaties sev veltīt. Ņemiet vērā: jo ilgāk iestatāt atsaukšanas pagarinājuma periodu, jo ilgāks laiks paies, līdz katrs e-pasta ziņojums tiks nosūtīts no izsūtnes, tāpēc, iespējams, pietiek ar 10 vai 20 sekundēm.

Tastatūras īsinājumtaustiņi ir lielisks rīks, lai ātrāk pārvietotos pakalpojumā Gmail. Varat tos izmantot, lai pārvietotos pa Gmail, kā arī palīdzētu kārtot ziņojumus. Pirmā lieta, kas jums jādara, ir ieslēgt īsinājumtaustiņus, jo to noklusējuma pozīcija ir atspējota. To var izdarīt, pēc tam noklikšķinot uz Gear Iestatījumi > Vispārīgi. Iet uz Tastatūras īsinājumtaustiņi un atlasiet blakus esošo radio pogu Ieslēgti īsinājumtaustiņi.

Lai iegūtu pilnu Gmail īsinājumtaustiņu sarakstu, apmeklējiet šeit. Varat arī atrast Gmail apkrāptu lapu šeit.

Lielākajai daļai no mums ir vairāk nekā viens e-pasta konts. Un šos kontus ir iespējams pievienot pakalpojumam Gmail, tāpēc jums nav jāpiesakās vairākos kontos, lai pārbaudītu savu e-pastu, ja vien tie ir parastie POP3 konti.

Jums būs jāzina to e-pasta kontu iestatījumi, kurus plānojat pievienot. Kad šī informācija ir iegūta, dodieties uz Gear Iestatījumi > Konti un importēšana. Pēc tam atlasiet Pievienojiet sev piederošu POP3 pasta kontu.

Šeit vienkārši ievadiet informāciju, ko pieprasa Gmail. Gmail mēģinās daļu no šī aizpildīt automātiski, taču tas var kļūdīties. Labāk ir zināt šo informāciju pirms laika un ievadīt to manuāli. Jūs pamanīsit arī pogu blakus Atstājiet izgūto ziņojumu kopijas serverī. Atlasiet šo, ja bieži pārbaudāt šī konta pastu no citām vietām. Kad esat aizpildījis informāciju, noklikšķiniet uz Pievienot kontu. Tagad esat iestatījis Gmail, lai saņemtu e-pasta ziņojumus no cita konta.

Jums arī tiks jautāts, vai arī vēlaties to darīt nosūtīt e-pasta ziņojumi no šī konta. Ja atlasīsit Jā, nākamajā lodziņā jums tiks jautāts, vai vēlaties Uztveriet kā pretvārdu. Šī ir personīga izvēle, kas vairāk nekā jebkas ietekmē meklēšanas iestatījumus. Jūs varat uzzināt sīkāku informāciju šeit. Būtībā, ja izvēlaties Uztveriet kā pretvārdu, kad meklēsiet “No: Es”, Gmail šo jauno adresi apstrādās arī kā “Es” — tas nozīmē jūs, un izgūs visus jūsu e-pasta ziņojumus no jaunā pievienotā konta.

Jums būs arī jāievada izejošā servera informācija un parole. Kad noklikšķināsit uz nākamo, jums var tikt lūgts ievadīt apstiprinājuma kodu, kas pierāda, ka jums patiešām pieder šis konts, un tas tiks nosūtīts pa e-pastu vai īsziņu uz jūsu tālruni. Kad šī darbība ir pabeigta, esat gatavs sākt. Jauno e-pastu redzēsit zem Sūtīt vēstuli kā: iekšā Konti un importēšana zem iestatījumiem.

Nākamreiz nosūtot e-pasta ziņojumu, pamanīsit nolaižamo lodziņu No: jūsu e-pasta rindiņu. Tas dod jums iespēju sūtīt e-pasta ziņojumu no sākotnējā Gmail konta vai jaunā pievienotā konta. Iespējams, vēlēsities būt uzmanīgiem, lai sūtītu no adreses, no kuras vēlaties sūtīt. Ir iestatījums Konti un imports kas ļauj jums Atbildiet no tās pašas adreses, uz kuru tika nosūtīts ziņojums. Izvēloties šo opciju, jums vajadzētu izvairīties no kļūdām, ja jūsu mērķis ir, lai jūsu līdz: un no: vienmēr būtu viens un tas pats.

Citu e-pasta kontu pievienošana var būt nedaudz sarežģīta. Tāpēc mēs sekojam tam, sniedzot vienkāršu padomu, kas var ietaupīt jūs no daudzām problēmām. Varbūt esat pamanījis, ka esat uzkrājis neticami daudz reklāmas e-pasta ziņojumu. Ir pienācis laiks viņus noskūpstīt un izmantot vērtīgo 15 GB vietu pakalpojumā Gmail, kas jums ir atvēlēts svarīgākām lietām.

Jūs to jau zināt, ja noklikšķināsit uz Izvēlēties visus augšējās izvēlņu joslas kreisajā kreisajā stūrī, ir atlasīti tikai 100 e-pasta ziņojumi (vai neatkarīgi no tā, cik daudz e-pasta ziņojumu esat iestatījis vienai lapai). Ja jums ir daudz e-pasta ziņojumu, paies ilgs laiks, lai vienlaikus tos izdzēstu 100.

Izrādās, ka risinājums slēpjas redzamā vietā, un jūs, iespējams, to nekad neesat pamanījis. Ja atlasāt visus un šajā mapē vai etiķetē ir vairāk e-pasta ziņojumu, nekā ietilptu pašreizējā lapā, vienmēr tiek parādīta iespēja atlasīt visus e-pasta ziņojumus. Noklikšķiniet uz saites dzeltenajā ziņojumā, lai atlasītu visu.

Kad esat atlasījis e-pasta ziņojumus, noklikšķiniet uz Dzēst. Gatavs un darīts!

Meklēšanas operatori ir meklēšanas pasaules īsinājumtaustiņi. Apgūstot tos tagad, jūs vēlāk ietaupīsit daudz sijāšanas. Tie palīdzēs precizēt meklēšanu, kad meklējat šo e-pastu siena kaudzē.

Meklēšanas operatori pakalpojumā Gmail ietver No: kam sekos vārds, automātiski tiks atrasti visi šīs personas e-pasta ziņojumi. Tāpat ir Kam: kas norāda adresātu. Piemēram, ja vēlaties ātri atrast visu savu fanu pastu, kas adresēts komiksu leģendai Stenam Lī, tas ir jāieraksta Kam: Stens Lī un saraksts tiks parādīts jūsu iesūtnē. Varat arī meklēt pēc tēmas ar Temats: Komiksi. (Ņemiet vērā, ka starp kolu un meklēšanas vienumu nedrīkst būt atstarpes.) Varat arī meklēt pēc etiķetēm (Etiķete:) un kārtot e-pastus pēc pielikumiem (Ir: pielikums).

Ir daudzi citi meklēšanas veidi, un Gmail nodrošina meklēšanas operatoru sarakstu šeit.

Google inženieri bieži pievieno "eksperimentālu" saturu, lai uzlabotu Gmail. Google Labs ir vieta, kur vispirms varat izmēģināt dažas no šīm jaunajām funkcijām.

Iegremdējieties, noklikšķinot uz Gear un atlasot Iestatījumi > Laboratorijas. Jūs tikko ienācāt testēšanas zonā. Šeit atradīsit tādas lietas kā pārbaudītu sūtītāju autentifikācijas ikona (rīks, kas neļauj surogātpasta sūtītājiem atdarināt ziņojumus, lai tie izskatītos kā no uzticamas vietnes). Lai to izmēģinātu, noklikšķiniet uz Iespējot.

Izmēģiniet tos, kas jums patīk; jūs vienmēr varat atspējot tos, kas jums patiešām nav vajadzīgi.