Kā drukāt uzlīmes, izmantojot Word

Jau ļoti ilgu laiku programmā Microsoft Word ir iekļautas veidnes drukājamām uzlīmju lapām, kā arī parastiem dokumentiem, piemēram, vēstulēm. Izmantojot uzlīmju izkārtojumus dažādiem piegādātājiem, programma Word var izdrukāt vienu ierakstu uz noteiktas etiķetes vai izveidot visu uzlīmju lapu vienlaikus.

Ja jūsu Outlook adrešu grāmatā vai Excel izklājlapā vai Access datu bāzē ir kontaktpersonu saraksts, pasta sapludināšana var importēt informāciju, lai automātiski izveidotu iezīmju sēriju. Varat arī izveidot savu adresātu sarakstu tieši programmā Word pasta sapludināšanas laikā. Microsoft pasta sapludināšana nav maģiska, taču tā var darboties gandrīz tik ātri.

Acīmredzot pasta sapludināšana ietver daudzas priekšrocības pasta iestādēm un lielām korporācijām, kas veic masveida sūtījumus. Bet tas ir pat ļoti ērts parastajiem cilvēkiem. Ja jums vairs nav jānodod katra aploksne, jūsu ģimene var atgriezties garā, katru decembri sūtīt skaistas (papīra) svētku kartītes. Ja palīdzat vadīt vietējo PTA vai skautu karaspēku, pasta sapludināšana var ļoti noderēt skrejlapu izsūtīšanai.

Pasta sapludināšanā ir iesaistīti trīs dokumenti. Runājot par etiķetēm, galvenais dokuments ir tas, kuru izmantojat, lai iestatītu izkārtojumu, tostarp uzņēmuma logotipu vai jūsu atgriešanas adresi uz piegādes etiķetēm, ja vēlaties tos iekļaut. Jūsu adresātu saraksts, kurā ir uz etiķetēm drukājamās adreses, ir datu avots. Šie divi dokumenti kopā veido adrešu uzlīmes. Šeit ir diagramma:

Ir daži negaidīti "gotchas".

Piemēram, ja kā datu avotu izmantojat programmu Excel, Outlook vai Access, jums ir jāievēro noteikti noteikumi, kas var nebūt uzreiz pamanāmi. Piemēram, izmantojot Excel izklājlapu, jums ir jāpārliecinās, vai pasta indeksu vai pasta indeksu kolonna ir formatēta kā teksts, lai nezaudētu nulles.

Turklāt jūs nevarat izmantot savas Outlook kontaktpersonas kā datu avotu, ja vien neesat iestatījis programmu Outlook kā noklusējuma e-pasta programmu.

Var būt vienkāršāk vienkārši izmantot Word kā datu avotu, it īpaši, ja jums ir pieredze darbā ar Word, bet neesat pietiekami informēts par citiem Microsoft biroja produktivitātes rīkiem.

Tālāk ir norādīts, kā lielākajā daļā Word izdevumu varat ātri izveidot un izdrukāt pamata pasta uzlīmes, izmantojot programmu Word, neizmantojot vairāk laikietilpīgo pasta sapludināšanas vedņa darbību.

Programmā Word dodieties uz izvēlni Fails. Atlasiet Jauns dokuments un pēc tam Tukšs dokuments.

cilnē Pasta ziņojumi dodieties uz grupu Sākt pasta sapludināšanu un izvēlieties Sākt pasta sapludināšanu, Etiķetes. Dialoglodziņā Label Options atzīmējiet, vai plānojat izmantot nepārtrauktās padeves vai lokšņu padeves printeri.

Pēc tam sadaļā Etiķetes informācija izvēlieties etiķetes pārdevēju un produkta numuru, kas atbilst izmantotajai etiķešu paketei. Nospiediet OK.

Dodieties uz Atlasīt adresātus un izvēlieties Ierakstīt jaunu sarakstu.

Parādītajā dialoglodziņā Jauns adrešu saraksts ierakstiet informāciju par katru adresātu saraksta dalībnieku katrā kolonnā atbilstoši prasībām. (Mēs to esam izdarījuši tālāk, izmantojot īsu izdomātu varoņu sarakstu.)

Izmantojiet tabulēšanas taustiņu, lai pārietu no vienas kolonnas uz nākamo vai pārietu uz nākamo tabulas rindu. Lai tabulā izveidotu jaunu rindu, izvēlieties Jauns ieraksts vai nospiediet ALT+N.

Ērti lietojamā funkcija Pielāgot kolonnas sniedz jums lielu elastību attiecībā uz informāciju, kas jāiekļauj pasta etiķetēs. Kā norādīts tālāk, varat noņemt tādas kolonnas kā nosaukums vai adreses 2. rindiņa. Tikpat labi varat noņemt arī tālruņu numurus un e-pasta adreses, jo tie jebkurā gadījumā nav nepieciešami uz adrešu etiķetēm.

Arī sadaļā Pielāgot kolonnas varat pievienot jaunas kolonnas, pārdēvēt esošās kolonnas vai mainīt kolonnu secību sarakstā. Kad esat veicis visas nepieciešamās izmaiņas kolonnās, izvēlieties Labi.

Kad esat pabeidzis visu vajadzīgo personu pievienošanu savam sarakstam, noklikšķiniet uz Labi.

Dialoglodziņā Adrešu saraksta saglabāšana piešķiriet jaunajam failam nosaukumu un pēc tam izvēlieties Saglabāt.

Kad esat pievienojis visas adreses savam adresātu sarakstam, jūs galu galā iegūsit pasta sapludināšanas adresātu sarakstu, kas izskatās šādi:

Word ne vienmēr zina, kā vēlaties izveidot etiķetes. Nākamajā darbībā dodieties uz Adrešu bloku, lai definētu, kur uz etiķetēm jāparādās adresēm.

Pēc adreses bloka izvēles noklikšķiniet uz Labi. Word ievietos adreses bloku pirmajā adreses etiķetē lapā. Pēc tam atlasiet Atjaunināt visas iezīmes, lai kopētu adrešu grāmatu uz visām etiķetēm visā lapā.

Lapā Priekšskatījuma rezultāti jums vajadzētu redzēt visu lapā esošo adrešu priekšskatījumu.

Ja šķiet, ka viss ir smags, atveriet sadaļu Pabeigt un sapludināt, lai izdrukātu uzlīmes. Ja esat saskāries ar kādu neprātu vai esat nolēmis, ka vēlaties iekārotāka izskata etiķetes, atgriezieties izvēlnē Fails un sāciet jaunu tukšu dokumentu.

Atgriezieties grupā Sākt pasta sapludināšanu, šoreiz izvēloties vedni — protams, to, kas ir programmā Pasta sapludināšana, nevis Dorotijas Oza zemē.