Ja vadāt mazu uzņēmumu, algu uzskaite ir dārga un laikietilpīga darbības daļa.
Attēla kredīts: ijeab/iStock/GettyImages
Ja vadāt mazu uzņēmumu, algu uzskaite ir dārga un laikietilpīga darbības daļa. Tomēr, pateicoties tehnoloģijām, jums nav jāmaksā par trešās puses pakalpojumu vai jāiegulda dārgā programmatūrā, lai izveidotu papīra čekus. Jūs varat viegli izdrukāt algas čekus no programmas Excel, taču ir svarīgi, lai drukāšanai būtu piemērots papīrs un tinte, lai nodrošinātu, ka jūsu darbinieki var iemaksāt savu atalgojumu.
Pārbaudiet Drukāšanas veidni Excel
Pirmais solis, ja vēlaties izdrukāt algas čekus no Excel, ir atrast veidni. Tos var viegli atrast, izmantojot meklēšanu tīmeklī. Programmā Excel nodrošinātajās pamata veidnēs nav iekļautas pārbaudes, taču varat atrast noderīgas veidnes apliecinošai dokumentācijai, piemēram, laika uzskaites uzskaitei.
Dienas video
Kad esat atradis un lejupielādējis čeku drukāšanas veidni programmai Excel, ievadiet informāciju par saņēmēju un izmaksājamo naudu. Jūs saglabājat čeku kā PDF, ko pēc tam varat izdrukāt un izplatīt darbiniekam.
Nepietiek ar čeku drukāšanas veidni PDF formātā. Finanšu iestādes rūpīgi novērš krāpšanu, tāpēc jūs nevarat izdrukāt čeku uz vienkārša papīra un nodot to kā oficiālu. Ja iespējams, iegūt prasības no finanšu iestādēm, ko jūsu darbinieki izmanto, lai pārliecinātos, ka jūsu čeki netiks atteikti. Tie var ietvert papīra, izmēra un fonta specifikācijas.
Pareizā papīra atrašana
Kad esat izmantojis čeku drukāšanas veidni programmā Excel un izveidojis čekus PDF formātā, nākamais solis ir apstiprināt, ka papīrs un tinte, kas jāizmanto čekiem, darbojas ar jūsu printeri ir. Ja nē, jums jāiegādājas jauns printeris.
Drukājot čeku ar printeri, tam jābūt uz smagāka papīra, nekā izmantojat ikdienas drukāšanai. Piemēram, Amerikas banka čekiem jābūt uz papīra, kam ir šādas specifikācijas:
- Izmērs no 7,75 x 2,75 collas līdz 8,75 x 3,667 collas
- No 24 lb. un 44 mārciņas. svars
- Papīra graudi iet horizontāli.
Labā ziņa ir tā, ka jūs varat pirktčeku drukas papīrs kas atbilst lielākajai daļai banku prasību. Apmeklējiet vietējo biroja piederumu veikalu vai iepērcieties tiešsaistē un pārliecinieties, vai papīrs ir saderīgs ar jūsu printera veidu.
Īstās tintes atrašana
Jūs nevarat vienkārši palaist pārbaudes, izmantojot printeri, izmantojot standarta tintes kasetnes. Bankas pieprasa Magnētiskās tintes rakstzīmju atpazīšana tinti vai toneri pārbaudēm. Ja drukājat ar tintes printeri, jums ir nepieciešama MICR tinte, savukārt, drukājot čekus ar lāzerprinteri, ir nepieciešams MICR toneris.
Ja plānojat drukāt algas čekus no programmas Excel, pievērsiet uzmanību arī banku prasībām attiecībā uz tinti. Izmantojot Bank of America, čeku drukāšanai nevar izmantot duplekso režīmu. Ja jūsu algas čeki ir abpusēji, aizmugure ir jādrukā ar tinti, kas nav MICR. Ja izmantojat drošības līdzekļus, lai novērstu manipulācijas, piemēram, ūdenszīmes vai ķīmiskus tukšumus, pārliecinieties, vai drukāšanas process atbilst mērķa banku noteikumiem.
