Kaip sukurti „Microsoft Word“ duomenų bazę?

Microsoft Word turi laiškų suliejimo funkciją, kuri susieja Word dokumentą su informacija, saugoma duomenų faile, vadinamame duomenų šaltiniu. Duomenų šaltinis gali būti duomenų bazė. Prieš sujungdami galite sukurti ir valdyti „Word“ duomenų bazę. Duomenų bazė išsaugoma kaip „Access“ duomenų bazės failas programoje „Word“.

Patarimas

Atidarykite tuščią „Word“ dokumentą.

Ant Laiškai skirtuką, spustelėkite Pradėkite laiškų suliejimą ir pasirinkite Katalogas. A Katalogas dokumento tipas nurodo „Word“ sukurti sąrašą ir naudoti laukus iš duomenų šaltinio, pvz., duomenų bazės.

Spustelėkite Pasirinkite Gavėjai ir pasirinkite Įveskite Naujas sąrašas atidaryti Naujas adresų sąrašas dialogo langas. Naudokite jį norėdami tinkinti laukus, kurie bus naudojami duomenų bazėje. Spustelėkite Tinkinti stulpelius. The Tinkinkite adresų sąrašą pasirodo dialogo langas.

• Norėdami pašalinti laukų pavadinimus, pasirinkite lauko pavadinimą, spustelėkite Ištrinti ir spustelėkite Taip Norėdami pašalinti lauko pavadinimą.
  
• Norėdami redaguoti laukų pavadinimus, pasirinkite lauko pavadinimą, spustelėkite Pervardyti, Pervardyti lauką Pasirodo dialogo langas, pakeiskite lauko pavadinimą ir spustelėkite Gerai.
• Norėdami pridėti papildomų laukų pavadinimų, spustelėkite Papildyti, Pridėti lauką pasirodo dialogo langas, įveskite naują lauko pavadinimą ir spustelėkite Gerai.
• Norėdami pakeisti laukų pavadinimų tvarką, pažymėkite lauko pavadinimą ir spustelėkite Judėti aukštyn arba Judėk žemyn.

Spustelėkite Gerai kai baigsi. The Naujas adresų sąrašas dialogo lange rodomi tinkintų laukų pavadinimai lentelėje.

Įveskite duomenis į kiekvieną lauką. Norėdami pereiti iš vieno lauko į kitą, naudokite klavišą Tab. Spustelėkite Naujas įėjimas norėdami pereiti prie kito įrašo duomenų bazėje. Įvedę paskutinį įrašą, nespauskite Naujas įėjimas pereiti prie naujo rekordo.

• Norėdami redaguoti įrašą, pažymėkite duomenis ir įveskite pakeitimus.
  
• Norėdami ieškoti įrašo, spustelėkite Rasti, Rasti įrašą Pasirodo dialogo langas, įveskite paieškos žodį (-ius) ir spustelėkite Rasti kitą.
  
• Norėdami ištrinti įrašą, spustelėkite kvadratą, esantį pirmojo lauko kairėje, spustelėkite Ištrinti įrašą ir spustelėkite Taip kad pašalintumėte įrašą.

Spustelėkite Gerai kai padaryta.

The Išsaugoti adresų sąrašą pasirodo dialogo langas. Pasirinkite, kur norite išsaugoti duomenų bazės failą, įveskite failo pavadinimą ir spustelėkite Sutaupyti.

Patarimas

Išsaugokite pagrindinį dokumentą, tuščias katalogas, susiejantis su duomenų baze, jei vėliau nuspręstumėte atlikti laiškų suliejimą. Uždarykite pagrindinį dokumentą ir Išeikite iš Word.

Eikite į Access duomenų bazės failą ir atidarykite jį. Atsidaro „Microsoft Access“. Spustelėkite Biuro_adresų sąrašas pagal Lentelės rodoma antraštė ir duomenų bazės lentelė, kuri buvo sukurta programoje „Word“.

Atidarykite pagrindinį dokumentą programoje Word. The Microsoft word pasirodo dialogo langas. Spustelėkite Taip todėl pagrindinis dokumentas gali gauti informaciją iš duomenų bazės. Ant Laiškai skirtuką, spustelėkite Redaguoti gavėjų sąrašą. The Pašto suliejimoGavėjai pasirodo dialogo langas. Antraštėje Duomenų šaltinis pasirinkite duomenų bazės failo pavadinimą. Spustelėkite Redaguoti ir Redaguoti duomenų šaltinį pasirodo dialogo langas. Redaguokite duomenis. Baigę spustelėkite Gerai ir spustelėkite Taip atnaujinti duomenų bazę. Viduje konors Pašto suliejimoGavėjai dialogo lange galite patikslinti duomenų bazės informaciją naudodami Rūšiuoti, Filtras, Raskite dublikatus, RastiGavėjas ir Patvirtinkite adresus galimybės.

Spustelėkite Gerai kai padaryta. Uždarykite pagrindinį dokumentą. Spustelėkite Sutaupyti. Išeikite iš Word.

Patarimas