Pridėkite pavadinimą skaičiuoklės viršuje. Tai padės prisiminti, kokia informacija yra konkrečioje adresų knygoje. Gali tekti sukurti skirtingas adresų knygas įvairiems tikslams, pavyzdžiui, vieną knygų klubo nariams, kitą – šeimos nariams. Turėdami aiškų pavadinimą, galėsite viską sutvarkyti. Paryškinkite pavadinimą ir padidinkite šrifto dydį naudodami viršutinėje įrankių juostoje esančius įrankius.
Praleiskite keletą eilučių po pavadinimo ir įveskite adresų knygos stulpelių antraštes. Šios stulpelių antraštės bus labai naudingos: vardas, adresas, miestas, valstija, pašto kodas, telefono numeris, fakso numeris ir el. pašto adresas. Įveskite šias antraštes atitinkamai į A–H stulpelius. Labai svarbu, kad kiekvienas punktas būtų įrašytas į atskirą stulpelį.
Centruokite ir paryškinkite stulpelių antraštes. Norėdami tai padaryti, spustelėkite eilutės numerį, esantį kairėje nuo antraščių eilutės. Taip bus paryškinta arba pasirinkta visa eilutė. Tada naudokite paryškintus ir vidurinius įrankius viršutinėje įrankių juostoje.
Kiekviename stulpelyje įveskite kontaktinę informaciją. Informacija apie kiekvieną kontaktą turi būti įrašyta atskiroje eilutėje. Priklausomai nuo to, kiek kontaktų turite, tai gali užtrukti šiek tiek laiko. Tačiau atminkite, kad tai padaryti reikės tik vieną kartą. Ateityje turėsite tiesiog pridėti naujų kontaktų ir atnaujinti informaciją. Jei neturite tam tikros informacijos apie tam tikrus kontaktus, palikite langelį tuščią. Nepamirškite naudoti dviejų raidžių santrumpos, kurių reikalauja paštas.
Suformatuokite tekstą pašto kodo stulpelyje, kad visi pašto kodai atrodytų vienodai. Pažymėkite visą stulpelio tekstą, išskyrus stulpelio antraštę. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pažymėtus langelius ir pasirinkite "Format Cells". Spustelėkite skirtuką „Skaičius“, tada lauke „Kategorija“ spustelėkite „Specialus“. Lauke „Tipas“ spustelėkite „Pašto kodas“ arba „Pašto kodas+4“. Spustelėkite „Gerai“. Taip visi pašto kodai atrodys vienodai.
Suformatuokite tekstą stulpelyje Telefono numeris taip, kad visi telefono numeriai stulpelyje atrodytų vienodai. Pažymėkite tekstą stulpelyje Telefono numeris, išskyrus stulpelio antraštę. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį ir pasirinkite „Formatuoti langelius“. Skirtuke „Skaičius“ laukelyje „Kategorija“ pasirinkite „Specialus“. Lauke „Tipas“ spustelėkite „Telefono numeris“. Spustelėkite „Gerai“.
