Skirtumas tarp kontaktų ir adresų knygos programoje „Outlook“.

Nors dauguma žmonių, susipažinusių su „Microsoft Outlook“, pirmiausia gali ją naudoti norėdami siųsti ir gauti el. „Outlook“ yra galinga programa, turinti daug patogių įrankių, įskaitant kalendorių, užduočių tvarkymą ir užrašų darymą funkcija. Kitas svarbus „Outlook“ elementas yra jos gebėjimas padėti tvarkyti asmeninę kontaktų informaciją, nesvarbu, ar tai kolegos, ar žmonės, nepriklausantys jūsų įmonei. Tai galite padaryti naudodami kontaktų ir adresų knygos įrankius.

„Outlook“ kontaktų funkcija ir visuotinė adresų knyga yra labai panašios į elektroninį „Rolodex“, kur galite pasiekti kontaktinę informaciją žmonių, su kuriais tikriausiai bendraujate reguliariai. Tačiau kontaktų funkcija paprastai yra išorinių kontaktų sąrašas, o adresų knygelėje yra informacija apie žmones, kurie dirba jūsų įmonėje. Tai įprasta verslo pasaulyje, nes adresų knygos yra saugomos Exchange serveryje ir gali būti bendrinamos su visais įmonės darbuotojais.

Kontaktų funkcija skirta padėti greitai pasiekti informaciją apie žmones, su kuriais anksčiau bendravote, bet nebūtinai dirba jūsų įmonėje. Visuotinis adresų sąrašas yra skirtas greitai susisiekti su kolegomis arba įmonės apibrėžtais adresų sąrašais.

Nors ir kontaktų, ir adresų knygos įrankiuose yra kontaktinės informacijos, vartotojai gali redaguoti tik kontaktus, nes jie saugomi jūsų kompiuteryje. Galite pridėti naujų kontaktų, redaguoti esamo kontakto informaciją ir ištrinti kontaktus. Kita vertus, adresų knygą paprastai gali redaguoti tik sistemos administratorius. Namų naudotojams abu sąrašus galima redaguoti.

Adresų knygoje paprastai pateikiamas kiekvieno įmonės darbuotojo ir padalinio sąrašas, įskaitant el. pašto adresą, telefono numerį arba telefono numerį, pareigas ir vietą. Spustelėję atskirą įrašą gausite papildomą kontaktinę informaciją, pvz., antrą įmonės numerį ir pašto adresą. Kontaktų sąraše yra vardas, rodomas vardas ir el. pašto adresas. Spustelėjus asmeninį kontaktą, atsidarys forma su laukeliais, kuriuose galėsite įvesti daugiau informacijos, įskaitant įmonę, pašto adresą, pareigų pavadinimą, telefono numerius ir nuotrauką.

Tiek kontaktai, tiek adresų knyga padės greitai rasti žmonių kontaktinę informaciją jums nereikia gaišti laiko ieškant vizitinių kortelių ar vartant įmonių katalogus. Programos sąsajos viršuje greičiausiai turite mažą piktogramą, kuri atrodo kaip atversta knyga. Paspaudus ant jo, pasirodo paieškos laukelis. Tame paieškos laukelyje galite įvesti vardą ir pasirinkti, ar ieškoti adresų knygelėje, ar kontaktų sąraše.