Kaip sukurti „Pivot“ lentelę „Excel“, kad supjaustytumėte duomenis

Microsoft Excel 2016, rasta „Office“ rinkinyje, yra naujausia ir geriausia skaičiuoklių programa iš Redmond, ir yra rimta priežastis, kodėl tiek daug skaičių šifruotojų naudojasi visais savo skaičiaus mažinimo poreikiais. Nors „Excel“ tinka paprastoms skaičiuoklėms, skirtoms išlaidoms sekti ar kalendoriams kurti, ji pati tinka, kai reikia pjaustyti ir supjaustyti pateikti sudėtingus duomenis. Čia parodysime, kaip „Excel“ sukurti suvestinę lentelę, kad galėtumėte pasinaudoti vienu iš galingiausių programos įrankių.

Prieš pradėdami, tik kam tiksliai tinka suvestinės lentelės? Paprasčiau tariant, suvestinės lentelės leidžia žiūrėti tuos pačius duomenis skirtingais būdais ir skirtingais kampais, kad būtų lengviau atlikti išsamią analizę ir pastebėti svarbias tendencijas. Pavyzdžiui, kai vertinate pardavimo rezultatus, galbūt norėsite pažvelgti į atskirą asmenį, konkretų produktą arba konkretų laikotarpį. Naudodami suvestinę lentelę galite sukurti vieną informacijos telkinį ir lengvai pakeisti dėmesį nuo vieno dalyko prie kito – analizę būtų varginantis atlikti rankiniu būdu.

Atminkite, kad jums reikės pilna versija excel 2016 naudoti suvestines lenteles. Universali Windows platforma (UWP) Windows 10 Excel versija neapima to ir daugelio kitų išplėstinės „Excel“ funkcijos. Galiausiai, jei norite išbandyti naujas „Excel“ funkcijas, prisijunkite prie Office Insider programa ir galbūt pirmieji pajus naują suvestinės lentelės funkciją.

1 veiksmas: paruoškite duomenis

Galbūt svarbiausias veiksmas naudojant „Excel“ suvestinės lenteles yra kruopštus duomenų tvarkymas. Lengviausias būdas tai padaryti yra naudoti Excel lentelės, kuri leidžia pridėti eilučių, kurios bus įtrauktos į suvestinę lentelę, kai paspausite atnaujinti. Tačiau bent jau norite, kad jūsų duomenys būtų lentelės forma su informatyviomis stulpelių antraštėmis ir nuosekliais duomenimis stulpeliuose.

Pavyzdžiui, tarkime, kad norite analizuoti savo įmonės pardavimo informaciją. Turite šešis pardavėjus, kurie parduoda tris produktus įvairiuose regionuose. Jūsų produktai yra pritaikyti kiekvienam klientui, todėl kainos skiriasi. Pateikiame pavyzdinę lentelę su išgalvota informacija, kad suprastumėte, kaip galima tvarkyti duomenis turint omenyje suvestinę lentelę.

Lentelė buvo sukurta tiesiog pirmiausia įvedus duomenis, tada pasirinkus visą diapazoną ir nuėjus į Įterpti > Lentelė. Vėlgi, jums nereikia atlikti šio veiksmo, bet tai rekomenduojama, jei vėliau norite pridėti daugiau duomenų eilučių ir lengviau atnaujinti suvestinę lentelę.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

2 veiksmas: išbandykite rekomendaciją

Programoje „Excel“ gausu puikių gudrybių, padedančių lengviau dirbti su duomenimis, ir, kai tik įmanoma, ji bandys atspėti, ką norite pasiekti, ir automatiškai atliks kelis veiksmus. Šį naudingą pobūdį čia parodo Rekomenduojamų „PivotTables“ įrankis, kuris peržiūri jūsų duomenis ir siūlo keletą logiškų dalykų analizavimo ir pateikimo parinkčių.

Norėdami naudoti rekomenduojamą suvestinę lentelę, tiesiog eikite į Įterpimas > Rekomenduojamos suvestinės lentelės. „Excel“ pateiks keletą parinkčių, kurias galite apsvarstyti. Mūsų pavyzdyje „Excel“ siūlo sukurti 10 skirtingų suvestinių lentelių, kuriose būtų galima pažvelgti į mūsų pardavimo duomenis įvairiais kampais. Atminkite, kad svarbu, kaip pažymėsite stulpelius. „Excel“ skaito šias antraštes ir pateikia prasmingiausias rekomendacijas. Pavyzdžiui, jei norite peržiūrėti pardavimo kainas, nevartokite termino „kaina“, nes „Excel“ atitinkamai rems savo rekomendaciją.

Viena rekomendacija yra „Viso kliento pardavimo suma“. Jei pasirinksime šią parinktį, tada „Excel“ sukurs suvestinę lentelę.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Atkreipkite dėmesį, kad suvestinė lentelė rodo tik tuos duomenis, kurie yra svarbūs mūsų dabartinei analizei. Dešinėje pusėje rasite kriterijus, kuriuos „Excel“ naudojo kurdama „PivotTable Fields“ dialogo lange. Ką reiškia kiekvienas iš šių laukų, apžvelgsime kitame tinkinimo skyriuje.

3 veiksmas: tinkinkite savo suvestinę lentelę

Kiekvienas šio dialogo elementas yra svarbus norint nustatyti, kaip veiks jūsų suvestinė lentelė. Spustelėkite konfigūracijos krumpliaratį, kad pakeistumėte šio dialogo lango išvaizdą į tai, kas jums labiausiai tinka.

Laukų pasirinkimas

Čia pasirenkate, kuriuos stulpelius įtraukti į suvestinę lentelę. Tai, kaip šie duomenys bus pateikiami suvestinėje lentelėje, priklauso nuo duomenų, kuriuos jie atstovauja, tipo – „Excel“. išsiaiškins, ar pridėti stulpelį prie suvestinės lentelės, ar įtraukti lauko duomenis į stalo. Pavyzdžiui, jei pasirenkate „Prekės“, „Excel“ daro prielaidą, kad norite pridėti kiekvieno kliento prekių skaičių.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Kita vertus, jei pasirenkate „Data“, „Excel“ pateikia duomenis į lentelę ir tvarko pardavimus pagal jų atsiradimo laiką.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Kai dirbate su savo suvestinės lentelėmis, galite eksperimentuoti, kad sužinotumėte, kaip pridėti ir pašalinti laukai paveikia rodomus duomenis. Pamatysite, kad „Excel“ puikiai atlieka prasmingus pasirinkimus, tačiau taip pat galite pakeisti dalykus, jei „Excel“ pasirinkimai nėra prasmingi.

Filtrai

Jei norite apriboti rodomus duomenis, vilkite elementus iš laukų pasirinkimo sąrašo į skyrių „Filtrai“. Pavyzdžiui, jei vilkite „Klientą“ į skiltį „Filtrai“, galėsite lengvai rodyti tik vieno ar kelių klientų duomenis.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Stulpeliai

Vilkdami laukus į skiltį „Stulpeliai“, galite išplėsti duomenų teikimo būdą. Vėlgi, kai vilkite lauką į šią sekciją, „Excel“ bandys išsiaiškinti, kaip norite pateikti duomenis. Pavyzdžiui, jei vilkite „Data“ į skiltį „Stulpeliai“, „Excel“ parodys pardavimų apibendrinimą pagal logiškiausią laikotarpį, kuris šiuo atveju yra per mėnesį. Tai būtų naudinga, jei jūsų pagrindinis rūpestis būtų kiek parduota per mėnesį, atsižvelgiant į klientų pirkimo modelius.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Eilutės

Panašiai galite vilkti laukus į skyrių „Eilutės“, kad į suvestinės lentelės eilutes įterptumėte skirtingus duomenis. Vėlgi, jei nutempsime „Datą“ į skyrių „Eilutės“, „Excel“ išskirstys pardavimus pagal klientą per mėnesį, tačiau duomenys bus apibendrinti pagal klientą, o ne pagal mėnesį, kaip ankstesniame pavyzdyje. Šiuo atveju labiausiai nerimaujate dėl to, kiek pardavėte kiekvienam klientui, bet taip pat norite pastebėti bet kokias laiko tendencijas.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Vertybės

Galiausiai skiltyje „Vertės“ nustatoma, kaip analizuojate duomenis. Visuose iki šiol pateiktuose pavyzdžiuose nagrinėjome bendrą pardavimą. Jei spustelėsite rodyklės žemyn klavišą šioje skiltyje, galėsite sukonfigūruoti vertės lauko parametrus, kad pamatytumėte kitokį skaitinį skaičiavimą.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Pavyzdžiui, tarkime, kad norite žiūrėti pardavimo vidurkius, o ne bendrą pardavimą. Tiesiog vertės lauko nustatymų dialogo lange pasirinkite „Vidutinis“. Taip pat galite nustatyti skaičių formatą, kad rezultatai būtų kuo prasmingiausi.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Dabar, užuot nagrinėję bendrą pardavimą pagal klientą, o tada skaičiuodami bendrą sumą, mes žiūrime į vidutinius pardavimus pagal įmonę, o tada į vidutinius pardavimus visoje įmonėje. Tai būtų naudinga vertinant, kurie klientai, pavyzdžiui, yra didesni arba mažesni už vidutinį pardavimą, ir kurie nusipelno daugiausiai (ar mažiausiai) dėmesio. Mūsų pavyzdyje galbūt „Acme Engineering“ ir „Jones Roofing“ nenusipelno tiek pardavimų dėmesio, kiek kiti.

Akivaizdu, kad suvestinės lentelės siūlo daugybę parinkčių, kad būtų lengva pjaustyti ir supjaustyti duomenis. Veiksmingo suvestinių lentelių naudojimo gudrybė yra nuspręsti, ką tiksliai norite matyti prieš pradėdami taikyti parinktis. Taip pat norite įsitikinti, kad jūsų duomenys atitinka tai, kaip išdėstėte lentelę ir kaip pavadinote antraštes. Kuo atidžiau nustatysite dalykus, tuo veiksmingesnės bus jūsų suvestinės lentelės.

4 veiksmas: sukurkite savo sukimosi lenteles nuo nulio

Pažaidę su suvestinės lentelės funkcija ir supratę, kaip įvairios parinktys veikia jūsų duomenis, galite pradėti kurti suvestinę lentelę nuo nulio. Procesas panašus į rekomendacijos naudojimą, tik jūs eikite į Įterpti > „PivotTable“ ir rankiniu būdu pasirinkite duomenis kaip pirmąjį veiksmą.

Mūsų atveju tai reiškia, kad reikia pasirinkti 1 lentelę, bet taip pat galime pasirinkti duomenų diapazoną arba gauti iš išorinio duomenų šaltinio. Taip pat galime nuspręsti, ar norime sukurti naują darbalapį, ar įdėti suvestinę lentelę šalia savo duomenų tam tikroje esamo darbalapio vietoje.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Kai pasirenkame, mums pateikiama tuščia suvestinės lentelė ir dialogo langas „PivotTable Fields“.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Sukurti savo suvestinę lentelę tereikia pasirinkti laukus ir nustatyti, kaip norime apskaičiuoti ir rodyti duomenis. Tarkime, kad norime pamatyti pardavėjų našumą per mėnesį, o bendras metų pardavimų skaičius. Pasirinktume laukus „Pardavėjas“, „Data“ ir „Bendras pardavimas“, nuvilkite lauką „Pardavėjas“ į skyrių „Filtrai“ ir sukonfigūruotume reikšmes, kurios būtų rodomos kaip valiuta. „Excel“ automatiškai prideda atitinkamus datos elementus į skyrių „Eilutės“ ir daro prielaidą, kad norime matyti sumas.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

Pagal numatytuosius nustatymus „Excel“ rodys visus visų pardavėjų duomenis. Taip pat galime pasirinkti vieną pardavėją, kad matytų tik jo duomenis. Šiuo atveju matome, kad Judy French pardavė tik tris mėnesius, nors jos pardavimai buvo dideli. Tai gali reikšti, kad jos pardavimo procesas buvo ilgesnis, nes ji ieškojo banginių, o ne žuvų – vertinga išvada, jei tiksli. Galbūt būtų gera idėja investuoti į asistentą, kuris padėtų Judy greičiau užbaigti pardavimus.

Pažymėkite Coppocką / skaitmenines tendencijas

5 veiksmas: investuokite į mokymąsi

Jei nori gauti tikrai gerai naudojate „Excel“ suvestinės lenteles, skirkite šiek tiek laiko tam, kad sužinotumėte daugiau apie tai, kaip ji naudoja įvairius duomenų tipus. „Microsoft“ siūlo savo mokymo išteklius ir yra daugybė trečiųjų šalių treneriai svarstyti.

Tačiau paprastai tai reiškia, kad „Excel“ reikia naršyti tokiu būdu, kuris nepatenka į šio vadovo taikymo sritį. Nepaisant to, tikimės, kad dabar pamatysite, kaip suvestinės lentelės gali būti galingas įrankis analizuojant jūsų duomenis ir gana lengva pradėti, jei sukonfigūruojate reikiamus duomenis stalo. Ir negalime pakankamai pabrėžti, kaip svarbu žinoti, ką norite pasiekti su savo sukimosi lentele prieš pradedant.

Redaktorių rekomendacijos

• Naudoti „Office“? Dėl šio „Microsoft“ pakeitimo jūsų kompiuteriui gali kilti pavojus
• Kaip slaptažodžiu apsaugoti Excel failą