El. paštas tapo svarbia verslo komunikacijos forma. Nors asmeninis el. paštas yra neoficialus, el. pašto siuntimas verslui reikalauja profesionalumo ir mandagumo. Pagrindinės popierinio verslo laiško dalys taikomos ir susirašinėjimui internetu.
Tema
Temos eilutę padarykite trumpą ir tikslią. Nenaudokite pavadinimų, kurie gali suaktyvinti gavėjo el. pašto filtrą, pvz., „Re“, tradicinė biuro atmintinės santrumpa, reiškianti „Dėl to“ arba „Fwd“, o tai reiškia persiųstą el. pašto pranešimą. Visada užpildykite temos eilutę; Jei paliksite tuščią, jūsų pranešimas taip pat gali patekti į šiukšlių aplanką.
Dienos vaizdo įrašas
Sveikinimai
Verslo el. pašto žinutėms naudokite profesionalų sveikinimą. „Brangus pone Foster“ sukuria daug geresnį įspūdį nei „Ei, Bobai“ ir atspindi jūsų, kaip verslo žmogaus, įvaizdį. Po sveikinimo palikite tuščią eilutę, tada pradėkite el. laiško tekstą. Dėl šio modelio gavėjui lengviau perskaityti visą pranešimą.
kūnas
Laikykitės standartinių verslo laiškų gairių, susijusių su el. pašto korpusu. Naudokite mandagią kalbą, kad pateiktumėte prašymą arba paaiškintumėte dalyką. Jei nesate tikri, kad gavėjas jus prisimins arba jei susisiekiate pirmą kartą, prisistatykite pirmoje eilutėje. „Ačiū, kad praėjusį ketvirtadienį kalbėjote su manimi dėl Johnson kontrakto“ – įsimins gavėjo atmintį, kol įsigilinsite į šio verslo detales.
Parašas
Po el. laiško teksto pridėkite tuščią eilutę, kad pranešimas būtų lengvesnis akims, tada užbaikite pranešimą mandagus pasižadėjimas, pvz., „Nuoširdžiai jūsų“, „Pagarbiai“ ar net „Ačiū“. Po savo vardo pridėkite savo el. pašto adresą, telefoną numerį. savo pareigas įmonėje ir net biuro adresą, jei pageidaujate. Tai suteikia gavėjui visą jūsų kontaktinę informaciją vienoje vietoje.
Skaityti du kartus, siųsti vieną kartą
Prieš paspausdami „Siųsti“, dar kartą perskaitykite el. laišką, kad ieškotumėte problemų: ar teisingas gavėjo el. pašto adresas lauke „Kam“ lauke, ar lauke „Tema“ yra tinkama eilutė ir ar žinutėje nėra rašybos, konteksto ar gramatikos klaidų. Taip pat dar kartą patikrinkite savo parašą ir kontaktinę informaciją.
Likite profesionalai
Naudokite tik juodą tekstą baltame fone. Pasirinkite dalykišką šriftą, pvz., Times New Roman arba Courier. Nenaudokite spalvotų, kreivių šriftų, grafinio fono, jaustukų ar interneto slengo, pvz., „LOL“ (garsiai juokiasi). Venkite rašyti pranešimo didžiosiomis raidėmis, nes tai laikoma teksto šaukimu. Jei verslo el. laišką siunčiate daugeliui gavėjų, naudokite parinktį „Blind Carbon Copy“ (BCC). Tokiu būdu kiekvieno skaitytojo el. pašto adresas yra apsaugotas ir mažesnė tikimybė, kad pateks į kieno nors šlamšto sąrašą.
