El. paštas yra neabejotinai naudingas bendravimo įrankis, tačiau netinkamai naudojamas jis gali virsti laiką traukiančiu, dėmesį vagiančiu, nuolat veikiančiu streso sukėlėju, kuris yra daugiau našta nei nauda. Jei kiekvieną dieną baiminatės savo gautųjų, peržiūrėkite šį profesionalių metodų sąrašą, kuris gali padėti apversti scenarijų ir paversti el. paštą atgal į produktyvumo įrankį, kuris turėtų būti.
Turinys
- Nustatykite (ir transliuokite) ne darbo valandas
- Kontroliuokite ritmą
- Agresyviai atsisakykite prenumeratos iš sąrašų
- Naudokite automatinį užbaigtuvą
- Sužinokite, kada praleisti el. laišką ir pakelti ragelį
Nustatykite (ir transliuokite) ne darbo valandas
Kad el. paštas nepatektų į ne darbo valandas, verta nustatyti ne darbo valandas, o ne tik mintyse įsipareigoti netikrinti el. dieną arba net įjungdami netrukdymo nustatymus, kad blokuotumėte el. pašto pranešimus (tai taip pat yra gera idėja), bet taip pat nustatydami, kad atsakymas ne biure įsijungtų po darbo. valandų. Tai padeda valdyti lūkesčius ir padės nustatyti ribas su kolegomis, tačiau visiškai neužblokuos komunikacijos, jei iškiltų kažkas skubaus.
Rekomenduojami vaizdo įrašai
Iš pradžių tai gali šiek tiek nerimauti, jei esate įpratę tikrinti el. paštą bet kuriuo paros metu, bet laikui bėgant pastebėsite, kad el. pašto tikrinimas tam tikromis paros valandomis skatina būti labiau susikaupęs ir efektyvesnis tuo metu, kai esate užblokuotas išjungti.
Susijęs
- 5 būdai, kaip gauti daugiau naudos iš nešiojamojo kompiuterio darbe
- „Dolby Voice“ yra tam, kad konferenciniai skambučiai būtų mažiau niūrūs
Kontroliuokite ritmą
Panašiai kaip netikrinti el. pašto ne darbo valandomis, taip pat nėra idealu nuolat tikrinti gautuosius visą dieną. El. paštas neturėtų būti naudojamas kaip pokalbių programa realiuoju laiku – štai ką Slack ir Microsoft komandos yra skirti. Taigi, jei jums nėra svarbu nedelsiant gauti el. laiškus, gali būti protinga pakoreguoti gautųjų nustatymus, kad nauji pranešimai būtų gaunami tik iš anksto nustatytu laiku. Dauguma populiarių el. pašto programų šiais laikais leidžia tinkinti, kaip dažnai jūsų pašto dėžutėje bus gaunami nauji pranešimai, o dažnio rinkimas gali padaryti stebuklus jūsų produktyvumui. Be to, kad el. paštas mažiau blaškytų dėmesį, strategiškai nustatę ritmą galite efektyviau blokuoti el. pašto susirašinėjimo tvarkaraščio dalis.
Štai kaip tai daroma Outlook ir Paštas skirta Mac.
Agresyviai atsisakykite prenumeratos iš sąrašų
Nepageidaujami, nereikšmingi el. laiškai iš adresų sąrašų yra erzinantis gyvenimo faktas, tačiau jei su jais susidorosite tiesiog paspaudę trynimo mygtuką, darote sau meškos paslaugą. Užuot tiesiog ištrynę šiuos pranešimus, verta skirti keletą papildomų sekundžių, kad visiškai atsisakytumėte prenumeratos iš adresų sąrašo. Tai užtrunka šiek tiek daugiau laiko, tačiau tie papildomi paspaudimai ateityje atsipirks dešimteriopai, nes neteks ištrinti vis daugiau nepageidaujamų el. laiškų, kurie užkemša gautuosius.
Kai kurios šiuolaikinės el. pašto programos palengvina šį procesą, automatiškai aptiks adresų sąrašo pranešimus ir pasiūlys lengvai randamą prenumeratos atsisakymo mygtuką. Tačiau net jei jūsų el. pašto programa neturi šios funkcijos, vis tiek verta slinkti žemyn iki pranešimo apačios ir rankiniu būdu ieškoti prenumeratos atsisakymo nuorodos. Jei visa kita nepavyksta ir nėra prenumeratos atsisakymo nuorodos, dažnai verta išsiųsti trumpą atsakymo el. laišką, kuriame siuntėjo aiškiai prašoma „pašalinti mane iš sąrašo“.
Naudokite automatinį užbaigtuvą
Automatinio užbaigimo pasiūlymai (pvz „Gmail“ išmanusis kūrimas) yra viena geriausių funkcijų, kurios buvo pridėtos prie el. pašto programinės įrangos pastaruoju metu. Jei nesate susipažinę, jie iš esmės veikia nuspėdami įprastus žodžius ir sakinius, kuriuos linkę vartoti, tada pateikia juos kaip pasiūlymus, kuriuos galite įvesti vienu klavišo paspaudimu. Gerieji išmoksta jūsų rašymo stilių, kuo daugiau juos naudojate, ir laikui bėgant jie gali tapti beveik siaubingai tikslūs.
Tiesą sakant, automatinio užbaigimo pasiūlymai greičiausiai neleis jums sutaupyti daugiau nei kelių papildomų minučių per savaitę, tačiau jie gali būti naudingi stebuklai, kaip sumažinti psichines pastangas, kurių reikia norint parašyti el. laišką – ypač jei jums sunku rasti tinkamą žodį kažkas. Pasiūlymai taip pat gali būti naudingas priminimas, kad viskas būtų trumpa ir miela.
Sužinokite, kada praleisti el. laišką ir pakelti ragelį
Vienas iš geriausių el. pašto įgūdžių, kuriuos galite lavinti, yra gebėjimas atpažinti, kada el. paštas yra idealus bendravimo būdas tam tikroje situacijoje, o dar svarbiau, kada jis nėra. Daugeliu atvejų pageidautina siųsti el. paštą, nes jis yra asinchroninis, leidžia gauti daugiau apgalvotų atsakymų ir palieka popierinį pėdsaką, todėl jis puikiai tinka tam tikroms žinutėms. Tačiau ne tokie formalūs pokalbiai el. paštas gali būti ne pati geriausia bendravimo vieta. Kai jūsų bendravimas nebūtinai turi būti registruojamas, dažnai greičiau ir efektyviau išsiųsti trumpą „Slack“ pranešimą ar net pakelti ragelį. Tam tikrose darbo situacijose skambinti žmonėms kartais prieštaraujama, tačiau naudojant strategiškai, tai duoda naudos (papildomas greitis, aiškumas ir galimybė naudoti toną ir linksniavimą informacijai perteikti) nusveria išlaidas.
Redaktorių rekomendacijos
- 10 naršyklės plėtinių, padedančių maksimaliai padidinti jūsų produktyvumą
- Paprastas GPU įsilaužimas padaro jūsų RTX 3080 nešiojamąjį kompiuterį 20% galingesnį, jei išdrįsite
Atnaujinkite savo gyvenimo būdąSkaitmeninės tendencijos padeda skaitytojams stebėti sparčiai besivystantį technologijų pasaulį – pateikiamos visos naujausios naujienos, smagios produktų apžvalgos, įžvalgūs vedamieji leidiniai ir unikalūs žvilgsniai.
