Kaip spausdinti adresų etiketes „Excel“.

„Microsoft Excel“ yra puiki programa el. pašto sąrašams tvarkyti. Didelius adresatų sąrašus ypač lengva tvarkyti programoje „Excel“, kai adresatai skirstomi į kategorijas ir tvarkomi pasirinktiniu formatu.

„Excel“ ir CSV formatai naudojami sąrašams importuoti ir eksportuoti iš pašto tvarkytuvų, o langelių padalijimas reiškia, kad galite atskirti vardą, adresą ir bet kokią kitą svarbią informaciją į atskirus stulpelius. Taip pat galite pasirinkti įdėti visą kontaktą į vieną langelį.

Lankstumas patyrusiems „Excel“ vartotojams yra patogus, tačiau spausdinti etiketes tiesiai iš „Excel“ nėra lengva. Nors procesas nėra pernelyg sudėtingas, jis taip pat nėra akivaizdus ir galite sukelti techninę nelaimę. Laiškų suliejimo procesas yra efektyviausias spausdintuvo etikečių nustatymo būdas.

Greičiausias ir efektyviausias būdas spausdinti etiketes iš „Excel“ adresų sąrašo yra laiškų suliejimo procesas. Šis procesas paima jūsų sutvarkytą „Excel“ informaciją ir kiekvieną adresą sujungia į atskirą spausdintuvo etiketę.

Nors tai skamba paprastai, yra sugavimų. „Excel“ lapas turi būti suformatuotas pagal konkretų išdėstymą, kuriame kiekvienai kategorijai naudojami stulpeliai. Jei įvesdami adresus naudojote kitą metodą, formatavimas užtruks daug laiko.

Idealiu atveju pradedate nuo naujo ir kiekvieną kontaktą galite įvesti tinkamu formatu. Jei viską jau suskirstėte į kategorijas, gali reikėti tik paprastų etiketės pakeitimų ir koregavimų, kad atitiktų formatavimo reikalavimus.

Nustatykite „Excel“ skaičiuoklę su stulpelių antraštėmis. Kiekvienas stulpelis reiškia tam tikrą kategoriją. Sukurkite atskirą stulpelį vardui, pavardei, adresui, miestui, valstijai ir pašto kodui.

Informacija apie kiekvieną asmenį yra horizontalioje eilutėje. Kiekviename lauke naudokite tikslią rašybą, santrumpas ir didžiąsias raides. Pavyzdžiui, naudokite NV vietoj Nevada, nebent norite parašyti visą valstijos pavadinimą.

Taip pat apsvarstykite, kaip norite, kad pavadinimai atrodytų etiketėse. Tai, kaip formuojate raides, priklauso nuo asmeninių pageidavimų. Kai kurie asmenys mėgsta rašyti didžiosiomis raidėmis, o kiti rašo tik pirmąją kiekvieno žodžio raidę.

Taip pat turite galimybę prireikus pridėti stulpelių. Pavyzdžiui, jei norite, kad pirmoje etiketės eilutėje būtų nurodytas įmonės pavadinimas, pakeiskite pirmąjį stulpelį, kad atspindėtų šią informaciją.

Kai visi stulpeliai bus nustatyti, kitas žingsnis yra varginanti užduotis įvesti kiekvieną kontaktą. Pridėkite visus duomenis ir atlikite kelis ar du pakeitimus, kad įsitikintumėte, jog viskas atrodo gerai.

Kai kontaktai ir visa susijusi informacija yra skaičiuoklėje, pažymėkite viską, įskaitant stulpelių antraštes. Galite vilkti žymeklį per visus laukus laikydami nuspaudę pelės mygtuką, kad paryškintumėte viską, arba naudoti sparčiuosius klavišus pasirinkti viską, Ctrl+A.

Kai informacija bus paryškinta, pasirinkite skirtuką, pažymėtą Formulės ir spustelėkite Apibrėžkite pavadinimą. Atsidariusiame laukelyje įveskite sąrašo pavadinimą. Pavyzdžiui, naudoti Vestuvių_kvietimai arba Kalėdiniai_atvirukai.

Jei etiketes spausdinate reguliariai, taip pat naudinga pridėti datą prie kiekvieno sąrašo. Kontaktų sąrašai dažnai atnaujinami, o data leidžia suprasti, kada sąrašas buvo paskutinį kartą atnaujintas. Taip pat užtikrinama, kad spausdinate teisingą ir naujausią versiją.

Išsaugokite naujai pavadintą Excel kontaktų darbalapį ir išeikite iš dokumento, kad tęstumėte laiškų suliejimą.

„Microsoft Word“ yra vieta, kur spausdinate etiketes. „Excel“ puikiai tinka duomenims tvarkyti ir prieglobai, taip pat puikiai tinka greitai įkelti sąrašą į kitas programas. Tačiau „Microsoft Word“ turi integruotą etikečių spausdinimo šabloną, kuriame pateikiami adresai tokiu formatu, kokio reikalauja spausdintuvas.

Laiškų suliejimo procesas sujungia „Excel“, kad būtų galima tvarkyti laukus, ir „Word“, kad būtų galima formatuoti spausdintuvo etiketes.

Atidarykite naują „Word“ dokumentą ir spustelėkite Laiškai skirtuką, kad atidarytumėte parinkčių sąrašą. Spustelėkite išskleidžiamąją parinktį Pradėkite laiškų suliejimą kad būtų rodomas antrinis meniu, kuriame gali tekti spustelėti Pradėkite laiškų suliejimą dar kartą, kol galėsite pasirinkti Etiketės norėdami atidaryti meniu Etikečių parinktys.

Šiuo metu jums reikia informacijos apie spausdintuvą ir etiketes, kad galėtumėte judėti pirmyn. Reikia rinktis tarp nuolatinio tiekimo spausdintuvai ir puslapių spausdintuvai. Norėdami nustatyti, kokį tipą naudojate, skaitykite savo spausdintuvo vadovą. Jei turite puslapio stiliaus spausdintuvą, kitame išskleidžiamajame meniu reikia pasirinkti konkretų puslapio spausdintuvo dėklo tipą. Apėjimo dėklas yra gana įprastas.

Tada pasirinkite etiketės tiekėją. Kiekvienas tiekėjas turi savo specifinį išdėstymą, ir tai svarbu spausdintuvui. „Microsoft“, „Avery“ ir daugelis kitų tiekėjų parinkčių pateikiamos išskleidžiamajame meniu. Pasirinkite tą, kuris atitinka etiketes, kurias įsigijote darbui.

Galiausiai pasirinkite produkto numerį, kuris atitinka etiketėse esantį produkto numerį. Paprastai tai yra ant pakuotės, o ne ant pačių etikečių lapų. Gaminio numeris nurodo jūsų spausdintuvui popieriaus matmenis, kad būtų užtikrinta, jog spausdinimas tinkamai sulygiuotas su etiketėmis.

Retais atvejais jūsų etiketėse produkto numerio gali nebūti. Spausdinimas vis tiek gali judėti į priekį, bet jūs turite rankiniu būdu išmatuoti atskiros etiketės dydį. Taip pat turite žinoti, kiek etikečių yra puslapyje ir kiek jų yra kiekviename stulpelyje ir eilutėje.

Norėdami įvesti tinkintą etiketės aspektą, pasirinkite Detalės parinktis Etikečių parinktys langą, kad būtų rodomas etikečių lapo išdėstymas pagal stulpelius ir eilutes. Pateiktame lauke įveskite paraštes, stulpelius ir eilutes. Spustelėkite Gerai jei tai atitinka jūsų konfigūraciją. Jei ne, spustelėkite Atšaukti ir tada pasirinkite Nauja etiketė ir bandykite dar kartą.

Įveskite savo etikečių pavadinimą, kad matmenys būtų išsaugoti, kad galėtumėte pasinaudoti ateityje. Užteks bet kokio pavadinimo. Tada nustatykite matmenis pagal išmatuotą aukštį ir plotį. Taip pat įveskite eilučių ir stulpelių išdėstymą. Eikite į priekį ir spustelėkite Gerai Norėdami išsaugoti naujus dydžio nustatymus, spustelėkite Gerai dar kartą, kad išsaugotumėte visus nustatymus.

Šiuo metu etiketės yra paruoštos programoje „Excel“, o „Word“ dokumentas yra tinkamai suformatuotas, kad galėtumėte spausdinti etiketes. Dabar turite importuoti kontaktinę informaciją, kad užpildytumėte etiketes.

„Word“ dokumente spustelėkite Failas ir tada Galimybės ir Išplėstinė. Pažymėkite šalia esantį žymės langelį Patvirtinkite failo formato konvertavimą atidarius ir pasirinkti Gerai. Grįžti į Laiškai skirtuką ir spustelėkite Pasirinkite Gavėjai norėdami atidaryti išskleidžiamąjį parinkčių sąrašą. Pasirinkite Naudokite esamą sąrašą norėdami kompiuteryje rasti savo Excel kontaktinę informaciją. Pasirinkite failą ir spustelėkite Gerai. Šis procesas sujungia „Excel“ lapą su „Word“ dokumentu. Nors programos prijungtos, etiketės dar neužpildytos informacija.

Lengviausias būdas importuoti visą sąrašą yra naudojant vietos rezervavimo ženklus. Rezervuotos vietos žymėjimas atitinka stulpelius, kuriuos sukūrėte „Excel“ faile. Pavyzdžiui, įvedate <> kur norite, kad etiketėje būtų nurodytas vardas. Atminkite, kad ši seka kartojasi visose etiketėse.

Standartinė adresų seka atrodo taip:

<> <>

<>

<> <> <>

Kiekviena etiketė tiesiogiai atitinka „Excel“ lapo stulpelį. Jei norite pridėti pasirinktinės informacijos, ji turi būti pažymėtame lapo stulpelyje. Tada įveskite lauką pageidaujamoje etiketės paskirties vietoje.

Jei dažnai įkeliate sąrašus naudodami laiškų suliejimo procesą, taip pat yra adresų bloko nuoroda, skirta sujungti kelis duomenų laukus į vieną <

Dabar, kai etiketėse yra nustatyta kiekvieno lauko seka, galite efektyviai įkelti šimtus ar net tūkstančius kontaktų, sukurdami nuoseklią spausdintuvo ženklinimo seką. Laiškų suliejimas idealiai tinka masiniams kontaktų sąrašams.

Turite susieti laiškų suliejimą, kad „Word“ nuskaitytų tinkamus „Excel“ stulpelius. Grįžti į Laiškai skirtuką, spustelėkite Rungtynių laukai ir pasirinkti Įrašykite ir įterpkite laukus. Rodomas laukelis su daugybe etikečių, išvardytų šalia išskleidžiamųjų laukelių.

Etiketės yra įprasti adreso etiketės elementai. Jame išvardyti Pavadinimas, Pirmas vardas, Pavardė, Gatvės adresas, ir taip toliau. Atitinkamuose išskleidžiamuose meniu matote stulpelių etiketes iš „Excel“ lapo. Daugelis iš jų jau bus suderinti, tačiau įsitikinkite, kad kiekvienas elementas yra sulygiuotas ir tinkamai suderintas. Tai reiškia, kai rašote <>, jis traukia tik iš Pirmas vardas stulpelyje „Excel“ lape.

Dabar, kai laukai susieti ir etiketės sukurtos, spustelėkite Peržiūra viduje konors Laiškai skirtukas. Prieš nuspręsdami spausdinti, atidžiai peržiūrėkite etiketes. Šiame rodinyje dar kartą patikrinkite lygiavimą ir formatavimą.

Kai būsite pasiruošę spausdinti, spustelėkite Baigti ir sujungti pagal Laiškai skirtukas. Spustelėkite Spausdinti dokumentus kad galutinė užduotis būtų išsiųsta į spausdintuvą. Prieš siųsdami užduotį įsitikinkite, kad spausdintuve yra etikečių popieriaus.

Nors „Excel“ yra puiki priemonė laiškų suliejimui vykdyti, taip pat galite importuoti kontaktus iš „Outlook“. „Outlook“ leidžia eksportuoti kontaktus į „Excel“ darbalapį, kuriame galite naudoti aukščiau aprašytą procesą.

Jei norite patraukti kontaktus tiesiai iš „Outlook“ el. pašto programos, iškelkite kontaktų sąrašą. Naudokite Shift+Kontrolė norėdami pasirinkti ir paryškinti kelis kontaktus, kol bus paryškintas kiekvienas norimas kontaktas.

Eikite į Namai skirtuką ir pasirinkite Pašto suliejimo. Pasirinkite Tik pasirinkti kontaktai sekė Visi kontaktiniai laukai. Tada pasirinkite Naujas dokumentas ir Pašto etiketės kaip dokumento tipą.

Šis veiksmas suaktyvina naują Word dokumentą su laiškų suliejimu. Pasirinkite Rašyti ir įterpti laukus pagal Laiškai skirtuką ir įsitikinkite, kad viskas teisingai sulygiuota. Spustelėkite Atnaujinti etiketes etiketėms generuoti.

Naudokite peržiūros funkciją, kad peržiūrėtumėte ir įsitikintumėte, jog viskas tinkamai suderinta. Redaguodami ir atlikę galutinius pakeitimus, dar kartą peržiūrėkite ir paleiskite Užbaikite laiškų suliejimą ir Spausdinti nusiųsti užduotį į spausdintuvą.

„Outlook“ puikiai tvarko kontaktus, o laiškų suliejimą naudojant programą lengva. Tačiau ne visi turi „Outlook“ kaip el. pašto tvarkyklę, o etikečių spausdinimo iš „Excel“ procesas išlieka geriausia alternatyva kontaktams tvarkyti.