Kaip naudoti „Avery 5160“ etiketes „Excel“.

„Avery“ etiketės yra gerai žinomas standartinis biuro produktas, o 5160 etiketės (be kitų dydžių) yra suderinamos su „Microsoft“ produktais. Galite spausdinti „Avery“ etiketes iš „Excel“, tačiau norint suskirstyti etikečių laukus į kategorijas ir importuoti juos į etikečių formatą, galiausiai reikalingas laiškų suliejimas.

Vykdydami laiškų suliejimo procesą, programoje „Excel“ nustatote duomenų stulpelius ir suderinate juos su formatavimo laukais programoje „Microsoft Word“. Procesas nėra sudėtingas, tačiau norint tinkamai nustatyti formatavimą, reikia laiko. Dideliems kontaktų sąrašams ar kitoms „Excel“ duomenų formoms užpildyti taip pat reikia daugiau laiko.

Alternatyva naudojant „Excel“ su „Word“ yra rankiniu būdu įvesti kiekvieną etiketę arba paleisti laiškų suliejimą naudojant kitą suderinamą programą, pvz., „Microsoft Outlook“. „Microsoft Outlook“ parinktis patraukli tik tuo atveju, jei jau naudojate paslaugą kaip pašto tvarkyklę.

„Avery“ etiketės yra standartinės „Microsoft Word“ etikečių formatavimo, o dydis jau išsaugomas iš anksto nustatytame, todėl tai puikus pasirinkimas ženklinimo procesui. Kiti įprasti etikečių ženklai ir išdėstymai taip pat saugomi „Microsoft“ etikečių formatu.

Prieš pereidami į „Excel“ ir naudodami programą duomenims priglobti, apsvarstykite, ar „Excel“ yra tinkamiausias naudojimas jūsų konkrečiai situacijai. Jei kuriate nedaug etikečių (pvz., mažiau nei 100 su minimalia informacija), geriau įvesti informaciją tiesiai į etiketės formato Word dokumentą. Tai ypač pasakytina apie vienkartinio naudojimo sąrašą.

„Excel“ puikiai tinka dideliam informacijos kiekiui, pvz., kontaktų sąrašui su vardu, adresu ir kita šimtų ar net tūkstančių žmonių informacija, talpinti. Sąrašai, kurie nuolat auga ir tobulėja, yra lengvai tvarkomi programoje „Excel“.

„Excel“ darbaknygė nėra geras pasirinkimas spausdinant valdomo sąrašo etiketes, tačiau formatavimas leidžia lengvai perkelti duomenis į kitas programas ir formatus. Pavyzdžiui, galite lengvai įkelti kontaktų sąrašą į el. pašto tvarkyklę iš „Excel“.

Naudokite „Excel“, jei informacija svarbi ir bus nuolat naudojama. Kitu atveju apsvarstykite galimybę rankiniu būdu įvesti informaciją tiesiai į „Word“ dokumentą.

Programoje „Excel“ suformatuokite etikečių laukus naudodami stulpelių antraštes. Pavyzdžiui, kiekvieno stulpelio antraštėje nurodykite konkretų lauką, pvz., Pirmas vardas, pavardė, adresu, miestas, valstybė, pašto kodas, elektroninio pašto adresas ir bet kokią kitą informaciją, kurią laikote kontaktuose. Kai ateina laikas formatuoti etiketes, svarbu kiekvienam konkrečiam duomenų rinkiniui nustatyti stulpelį.

Kiekviena eilutė atitinka vieną kontaktą arba duomenų rinkinį. Naudojant stulpelio antraštę kiekvienai informacijai, vėliau, kai naudojate laiškų suliejimo procesą, galite maksimaliai padidinti galimybę nustatyti, kur informacija yra etiketėse. Šiuo metu išsaugokite „Excel“ darbalapį ir išeikite iš programos. Tada atidarykite „Microsoft Word“, kad paleistumėte laiškų suliejimą ir galiausiai išspausdintumėte etiketes.

Eikite į Laiškai skirtuką naujame „Word“ dokumente ir pasirinkite Pradėkite laiškų suliejimą variantas. Pasirinkite Etiketės ir spustelėkite Etikečių parinktys. Čia formatuojate „Word“ dokumentą „Aver 5160“ etiketėms.

Pasirinkite nuolatinio tiekimo spausdintuvą arba puslapių spausdintuvą pagal naudojamą modelį. Po spausdintuvo parinktimis yra etikečių parinktys. Norėdami peržiūrėti tiekėjus, pasirinkite išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite Avery iš šio sąrašo.

Kitas sąrašas sukuriamas su visais Avery etikečių stiliais. Spustelėkite 5160 modelių etiketes ir pasirinkite Gerai. „Word“ dokumentas nustato etikečių dydžius, kad jie tiksliai atitiktų reikiamus tarpus ir dizainą.

Dabar spustelėkite Failas ir pasirinkite Išplėstinė galimybė prijungti „Excel“ prie „Word“. Pažymėkite Patvirtinkite failo formato konvertavimą pažymėkite langelį ir pasirinkite Gerai. Grįžti į Laiškai ir spustelėkite Pasirinkite Gavėjai norėdami rasti savo Excel failą. Pasirinkite failą, norėdami sujungti informaciją su Word.

Formatuokite taip, kaip jūsų duomenys turėtų atrodyti etiketėse pašto nustatymuose. Naudoti <> informacijos išdėstymo stilius. Tai koreliuoja su stulpeliais, kuriuos anksčiau sukūrėte „Excel“. Šią informaciją galite konfigūruoti bet kokiu būdu.

Adreso etiketėje paprastai yra pavadinimas, gatvės adresas, miestas, valstija ir pašto kodas. Taip pat galite pridėti įmonės pavadinimą arba bet kurį pasirinktinį lauką, jei jis yra „Excel“ stulpelyje. Formatuokite kiekvieno stulpelio antraštę tiksliai taip, kaip norite, kad ji būtų rodoma. Tai apima tarpus tarp žodžių ir eilutės, kurioje jie yra.

Taip pat sureguliuokite šrifto nustatymus šioje srityje. Naudoti numatytąjį šriftą, susietą iš „Excel“, veikia gerai, tačiau pasirinktinis stilius yra paprasta etikečių parinktis. Sujungę tiesiog paleiskite spaudinio peržiūrą, kad įsitikintumėte, jog šriftas ir teksto dydis tinka etiketėje.

Dabar Avery etiketės suformatuotos ir informacija prijungta. Spustelėkite Rungtynių laukai pagal Laiškai ir įsitikinkite, kad stulpelių antraštės iš „Excel“ atitinka <> formatavimą, kurį naudojote anksčiau. Jei viskas sutaps, judėkite į priekį. Jei ne, naudokite išskleidžiamuosius meniu ir koreguokite, kad visi laukai atitiktų. Tai susieja „Excel“ stulpelius su etiketėmis.

Spustelėkite Baigti ir sujungti skirtuke Laiškai, kad užbaigtumėte procesą. Spustelėkite Spausdinti norėdami išsiųsti užduotį į spausdintuvą. Prieš vykdydami spausdinimo funkciją, įdėkite Avery etiketes į spausdintuvo dėklą.

Taip pat atlikite spausdinimo peržiūrą, kad dar kartą patikrintumėte lygiavimą ir tarpus bei rastumėte visas klaidas. Etiketės ir spausdintuvo rašalas yra brangūs, o dar kartą patikrinę failą įsitikinsite, kad jums nereikės spausdinti daugiau nei vieną kartą.

Yra alternatyva paleisti „Excel“ ir „Word“ laiškų suliejimą. „Outlook“ parinktis būdinga kontaktų sąrašams, tačiau ji siūlo paprastą būdą įkelti kontaktus iš „Excel“ į „Outlook“ kontaktų tvarkyklę.

Jei palaikote ryšį el. paštu su bet kuriuo sąraše esančiu asmeniu, ši funkcija yra ypač naudinga. Įveskite „Outlook“ ir pasirinkite Pridėti kontaktus ir pasirinkite Iš failo. Norėdami pasiekti tą patį rezultatą, galite naudoti „Excel“ arba standartinį CSV failą. Pasirinkite failą ir importuokite viską į „Outlook“ tvarkyklę.

Dabar laiškų suliejimo vykdymas programoje „Word“ yra daug trumpesnis procesas. Pasirinkite visus norimus kontaktus naudodami Shift+Kontrolė klaviatūros komanda, kad paryškintumėte kelis kontaktus.

Eikite į Namai „Outlook“ skirtuką ir pasirinkite Pašto suliejimo sekė Tik pasirinkti kontaktai. Pasirinkite norimus kontaktų laukus etiketėse arba spustelėkite Visi kontaktiniai laukai viską perkelti. Pasirinkite Naujas dokumentas ir pasirinkite dokumento tipą. Pašto etiketės yra akivaizdžiausias sąrašo pasirinkimas.

Šis veiksmas suaktyvina „Word“ dokumento atidarymą, o visa kontaktinė informacija yra susieta ir paruošta. Vis tiek turite naudoti „Word“, kad pasirinktumėte „Avery“ etiketės stilių, tačiau procesas yra toks pat, kaip nurodyta aukščiau.

Jei esate apdairus, įveskite Rašyti ir ĮdėtiLaukai „Word“ skyrių, kad dar kartą patikrintumėte susiejimą. Taip pat galite paleisti spausdinimo peržiūrą, kad įsitikintumėte, jog viskas tinkamai išdėstyta ir paruošta spausdinti. Kitu atveju esate pasiruošę ir galite greitai atspausdinti etiketes naudodami „Outlook“ laiškų suliejimo procesą.