Didelė tikimybė, kad vienaip ar kitaip naudojote „Microsoft Outlook“ el. laiškams siųsti arba susitikimui planuoti. Tačiau nors tai yra dažniausiai pasitaikančios užduotys, kurias galite atlikti programoje „Outlook“, yra keletas gudrybių, kurias galite panaudoti norėdami pagerinti savo patirtį.
Turinys
- Nustatykite dvi laiko juostas
- Nustatykite tam tikrų žmonių el. laiškų spalvas
- Naudokite „Outlook“ sparčiuosius klavišus
- Pakeiskite failų dydį, kad galėtumėte siųsti didelius nuotraukų priedus
- Pradėkite „Teams“ susitikimus, atidarykite „Sticky Notes“ ir „OneNote“ tiesiai iš „Outlook“ žiniatinklyje
- Pasiekite nulinius gautuosius naudodami pokalbio išvalymą
- Nustatykite taisykles, kaip automatiškai perkelti, pažymėti ir atsakyti į el. laiškus
Prisimenant el yra tas, kurį aptarėme anksčiau, tačiau yra ir spalvų kodavimo el. laiškų arba skirtingų laiko juostų nustatymo. Mes praleidome šiek tiek laiko naršydami jums skirtus meniu ir norėdami parodyti visa tai ir dar daugiau.
Rekomenduojami vaizdo įrašai
Be tolesnio dėmesio, čia yra septyni dalykai, kurių nežinojote, kad galite padaryti naudodami „Outlook“ darbalaukyje ir „Outlook“ žiniatinklyje.
Susijęs
- 3 dalykai, kurių nežinojote, kad galite padaryti naudodami „Google“ diską
- 5 „Google“ dokumentų gudrybės, kurių nežinojote, kad jums reikia
- Nauja „Microsoft Edge“ versija gali apsaugoti jus nuo netinkamų slaptažodžių naudojimo internete
Nustatykite dvi laiko juostas
Pirmiausia pradėsime nuo laiko juostų, nes laikas yra viskas! Tai naudinga, jei dirbate kitoje vietoje nei dirbate – tarkime, kad esate Niujorke, o jūsų darbas yra Portlande, Oregone. Norėdami padėti išlaikyti el. laiškus tame pačiame puslapyje ir nevėluoti į susitikimus, „Outlook“ darbalaukio programoje galite nustatyti kelias laiko juostas.
Tai vienas iš paprasčiausių dalykų, kuriuos galite konfigūruoti programoje „Outlook“. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai pereiti prie „Outlook“ darbalaukio programos kalendoriaus gėrimo, tada apsilankykite Failas Meniu. Iš ten spustelėkite Galimybės ir tada spustelėkite Kalendorius. Tada norėsite ieškoti Laiko juostos variantas. Turėtumėte pamatyti žymės langelį Rodyti antrą laiko juostą. Spustelėkite žymės langelį, tada pasirinkite norimą antrą arba trečią laiko juostą. Dabar tai matysite „Outlook“.
Nustatykite tam tikrų žmonių el. laiškų spalvas
Norite, kad el. laiškai atrodytų šiek tiek kitaip, kad gautieji būtų gražesni arba lengviau skaitomi? „Outlook“ palaiko vadinamąjį sąlyginį formatavimą. Ši funkcija yra būdas padaryti pranešimus, atitinkančius jūsų apibrėžtas sąlygas, išsiskirti iš pranešimų sąrašo naudojant spalvas, šriftus ir stilius. Jis patenka į 2 mūsų sąrašo vietą.
Galite nurodyti „Outlook“ pakeisti tam tikrų pranešimų spalvą pagal siuntėjo vardą arba el. pašto adresą; tarkime, jei norite, kad visi viršininko el. laiškai būtų rodomi raudonai.
Norėdami nustatyti sąlyginio formatavimo taisyklę, „Outlook“ darbalaukio programoje perjunkite į gautuosius ir apsilankykite skirtuke Rodinys. Iš ten pasirinkite Dabartinis požiūris nustatymą. Tada, po to, pasirinkite Rodyti nustatymus. Tada norėsite spustelėti Išplėstiniai rodinio nustatymai dialogo langą ir pasirinkite Sąlyginis formatavimas. „Microsoft“ pateikia veiksmų, kuriuos galite atlikti čia, sąrašą, bet mes sutelkiame dėmesį į tai, kaip galite padaryti, kad tam tikrų žmonių pranešimai būtų rodomi tam tikra spalva.
Norėdami tai padaryti, spustelėkite Papildyti tada įveskite taisyklės pavadinimą. Pasirinkite Šriftas, o tada po Spalva pasirinkite norimą spalvą ir spustelėkite GERAI. Po to pasirinkite Būklė ir pasirinkite Sąlygą. Lauke Nuo įveskite adresato arba siuntėjo vardą, kurį gautuosiuose norite matyti kita spalva. Tada, į Filtras, sąlyginis formatavimas ir išplėstiniai rodinio nustatymai dialogo languose pasirinkite Gerai.
Naudokite „Outlook“ sparčiuosius klavišus
Tikriausiai esate susipažinę su sparčiaisiais klavišais, pvz., CTRL+C ir CTRL+V, bet ar žinojote, kad „Outlook“ darbalaukio programoje taip pat yra sparčiųjų klavišų rinkinys, kurį galite naudoti? Šie klavišai gali padėti sutaupyti laiko per įtemptą dieną, nes nereikia vilkti pelės žymeklio virš piktogramų ir meniu atliekant įprastas užduotis, pvz., rašyti, atsakyti ar persiųsti pranešimus. Surinkome savo mėgstamiausius „Outlook“ sparčiuosius klavišus, kurių sąraše yra trečias numeris. Atminkite, kad tai yra skirta „Windows 10“.
| Spartusis klavišas | Užduotis |
| CTRL + Shift + M | Sukurkite naują pranešimą |
| CTRL + R | Atidarykite atsakymo langą |
| CTRL + F | Atidaromas langas Pirmyn |
| CTRL + Shift + R | Atidarykite atsakymo langą, kad galėtumėte atsakyti visai grupei |
| CTRL + K | Įveskite hipersaitus į el |
| CTRL + Shift + G | Pažymėkite pranešimą |
| F4 | Ieškokite teksto el. laiške |
| CTRL+ 3 | Atidaro kontaktų sąrašą |
| CTRL+ 2 | Atidaromas „Outlook“ kalendorius |
Vėlgi, mes ką tik surinkome kai kuriuos dažniausiai naudojamus sparčiuosius klavišus. Microsoft savo svetainėje turi visą sąrašą, apimantis „Outlook“ sparčiuosius klavišus, skirtas „MacOS“, taip pat žiniatinklį. Jų sąrašas yra šiek tiek išsamesnis, apimantis diktantą, aplankus, skaitymo sritis, spausdinimą ir kt.
Pakeiskite failų dydį, kad galėtumėte siųsti didelius nuotraukų priedus
Įprasta kliūtis, su kuria galite susidurti siųsdami el. laiškus su vaizdais, yra tai, kad failai, kuriuos galbūt norėsite gauti gavėjui, yra šiek tiek per dideli, kad atitiktų žiniatinklio ribas. Kai taip atsitiks, galite pabandyti pakeisti vaizdo priedų dydį naudodami „Outlook“ darbalaukio programą, kad jie nebūtų per dideli.
Vaizdo priedų dydį galite pakeisti keliais veiksmais. Sukūrę naują pranešimą, pirmiausia turite pabandyti pridėti visus norimus siųsti vaizdus. Tikėtina, kad gausite klaidos pranešimą, bet nesijaudinkite. Tiesiog eik į Failas el. laiško skirtuką, tada ieškokite klaidos pranešimo viršuje. Pasirinkite parinktį, kuri sako Pakeiskite didelių vaizdų dydį, kai siunčiu šį pranešimą.
„Outlook“ bandys išsiųsti pranešimą paštu, suglaudindama vaizdus iki mažesnio dydžio. Jei pranešimas vis tiek nepasiekiamas, galite pabandyti Failų suglaudinimas sistemoje „Windows 10“. arba MacOS kad jie būtų mažesni, ir pridėkite ZIP failą el.
Pradėkite „Teams“ susitikimus, atidarykite „Sticky Notes“ ir „OneNote“ tiesiai iš „Outlook“ žiniatinklyje
Nors daugiausia dėmesio skyrėme „Outlook“ darbalaukio programai, „Outlook“ žiniatinklyje taip pat turi tam tikrų paslapčių. Nors tikriausiai jau praleidžiate laiką rūšiuodami kalendorių arba el. laiškus programoje „Outlook“. žiniatinklyje „Microsoft“ įjungė kai kurias integracijas su „Sticky Notes“ ir „OneNote“, taip pat.
Su integravimu, jei prisijungiate naudodami tą patį „Microsoft 365“ el. paštą, kurį naudojate darbe (ar net asmeniniu „Microsoft“ paskyros el. paštu) „Windows 10“ lipniuosiuose užrašuose arba „OneNote“ programoje galėsite greitai pasiekti tuos pačius dalykus naudodami „Outlook“ paskyrą žiniatinklio. Tai žinoma kaip „OneNote“ sklaidos kanalas.
Galite bet kada pereiti prie to, nukreipdami į viršų ir spustelėdami OneNote piktogramą dešinėje ekrano pusėje. Tai veikia tiek su asmeninėmis „Microsoft“ paskyromis, tiek su darbo „Microsoft 365“ paskyromis. Taigi, išbandykite ir užsirašykite el. paštu!
Taip pat norime atkreipti dėmesį į galimybę „Susipažink dabar“. Ši parinktis rodoma žiniatinklio „Outlook“ gautųjų viršuje. Jei spustelėsite tai, galėsite iš karto pradėti Teams susitikimą (su darbo paskyromis) arba Skype susitikimą (su asmeniniu paskyros.) Tai greitas būdas pereiti per tam tikrus lankus ir nereikia pereiti daugybės meniu, kad patektumėte į susitikimą toli.
Pasiekite nulinius gautuosius naudodami pokalbio išvalymą
Jei gautuosiuose pilna pranešimų, galbūt norėsite išbandyti „Outlook“ pokalbio valymo funkciją. Tai dar viena funkcija, kurios egzistavimo galbūt nežinojote.
Kaip paaiškina „Microsoft“, „Outlook“ pokalbio valymo funkcija sukurta taip, kad sumažintų žinučių skaičių aplankuose. Pertekliniai pokalbio pranešimai, kurie yra išvalyti, perkeliami į aplanką Ištrinti elementai. Tiesiog atminkite, kad tai skirta pokalbiams el. pašto gijoje arba pranešimų rinkinyje.
Galite naudoti pokalbio išvalymą darbalaukyje apsilankę „Outlook“ gautųjų aplanke ir spustelėję Namai skirtuką. Iš ten galite pasirinkti Ištrinti grupę ir tada pasirinkite Išvalyti.
Galite pasirinkti Išvalykite pokalbį norėdami išvalyti dabartinį pokalbį. Tada pasirinkite Išvalyti aplanką Norėdami išvalyti visą aplanką ir ištrinti perteklinius pranešimus. Taip pat galite pasirinkti Išvalykite aplanką ir poaplankius. Pasirinkus šią parinktį, peržiūrimi visi pokalbiai pasirinktame aplanke ir bet kuriame jame esančiame aplanke, o pertekliniai pranešimai ištrinami.
Nustatykite taisykles, kaip automatiškai perkelti, pažymėti ir atsakyti į el. laiškus
Nors pokalbių išvalymas yra vienas iš būdų pasiekti švarų gautųjų aplanką, taisyklių nustatymas yra kitas. El. laiškus galite perkelti, pažymėti ir atsakyti į juos automatiškai, jei „Outlook“ darbalaukio programoje nustatote taisykles. Šios taisyklės netgi gali būti naudojamos leisti tam tikrus garsus, kai gaunate pranešimus.
Norėdami nustatyti taisyklę, tereikia dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti pranešimą gautuosiuose ir pasirinkti Taisyklės Iš ten galite pasirinkti vieną iš parinkčių. „Outlook“ automatiškai pasiūlys sukurti taisyklę pagal siuntėją ir gavėjus. Jei norite sukurti daugiau taisyklių, galite ją spustelėti dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkti Sukurti taisyklę.
Vykdykite ekrane pateikiamus nurodymus ir dialogo lange Sukurti taisyklę pažymėkite vieną ar kelis pirmuosius tris žymimuosius laukelius. „Microsoft“ turi išsamų „Outlook“ taisyklių vadovą čia jei jums reikia papildomos pagalbos.
Redaktorių rekomendacijos
- Naudoti „Office“? Dėl šio „Microsoft“ pakeitimo jūsų kompiuteriui gali kilti pavojus
- Popierinis nešiojamas kompiuteris gali būti elektroninio popieriaus įrenginys, kurio nežinojote, kad jums reikia
- 5 naudingi „Windows“ spartieji klavišai, apie kuriuos nežinojote
- Kaip padaryti, kad planšetinis kompiuteris būtų geresnis darbo įrankis
- Kaip maksimaliai padidinti našumą sistemoje „Windows 10“.
