Geriausias būdas išsaugoti el. laiškus iš „Outlook“.

Naudodami „Microsoft Outlook“ savo el. pašto paskyroje norėsite įsitikinti, kad galite sekti visus savo pranešimus ir, kai tik prireiks, galite juos peržiūrėti. Štai kodėl svarbu suprasti, koks yra geriausias būdas išsaugoti ir saugoti el. pašto pranešimus iš „Outlook“ paskyros.

„Microsoft“ teigimu, geriausia praktika yra pasilikti laiškų, kuriuos reikia skaityti ir apdoroti, aplanką ir sukurti kitus aplankus, kuriuos galite naudoti tam tikro tipo paštui. Sukurkite aplanką „1 nuoroda“. Rankiniu būdu išmeskite bet kokį pranešimą, prie kurio turėsite grįžti vėliau arba dar nespėjote perskaityti. Padėkite „1“ prieš jį, kad jis būtų rodomas tiesiai po gautaisiais. Sukurkite kitus aplankus, pvz., „Asmeninis“, kad galėtumėte saugoti asmeninius el. laiškus ir laikyti juos atskirai nuo darbo el. laiškų. Tokiu būdu jums nereikės jaudintis, kad jūsų bendradarbiai per petį žiūrės į asmenines žinutes. Galite sukurti adresų sąrašo el. laiškų aplankų rinkinį, kad tie laiškai būtų nukreipti į aplanką. Tokiu būdu jums nereikės perkrauti gautųjų daugybės pranešimų, kurių galbūt net nereikės skaityti.

Nustatykite, kad visi aplankai būtų automatiškai archyvuojami kasmet. Archyvavimo sistema leidžia išsaugoti svarbius el. laiškus nieko nedarant. „Outlook“ gali paraginti atsakyti, ar norite automatiškai archyvuoti visus pranešimus. Spustelėkite „Taip“ ir prasidės archyvavimo procesas. Jūsų pranešimai perkeliami iš gautųjų ar kitų aplankų į aplanką „Archyvas“, kurį galite pasiekti bet kuriuo metu. Visi jūsų aplankai bus imituojami aplanke „Archyvas“. Pavyzdžiui, jei turite informacinių, asmeninių ir verslo aplankų, skiltyje „Archyvas“ matysite tuos pačius tris aplankus.

„Outlook“ funkcija „Automatinis archyvavimas“ įjungta pagal numatytuosius nustatymus, tačiau taip pat galite tinkinti archyvavimo sistemą. Norėdami tai padaryti, spustelėkite meniu „Įrankiai“. Spustelėkite „Parinktys“ ir spustelėkite skirtuką „Kita“. Pasirinkite „Automatinis archyvavimas“. Pasirinkite „Vykdyti automatinį archyvavimą kas n dienų“ ir nurodykite, kiek to norite (pvz., kas 14 dienų). Pasirinkite kitas parinktis, kurias norite pakeisti. Jei norite pritaikyti pakeitimus visiems aplankams, pasirinkite „Taikyti šiuos nustatymus visiems aplankams“.