Daugeliui smulkaus verslo savininkų nereikia sudėtingų failų sistemų.
Vaizdo kreditas: George'as Doyle'as / Stockbyte / Getty Images
Tradicinis failų organizavimas reiškia kompiuterinių ar elektroninių failų organizavimo metodą. Prieš kompiuterių duomenų bazes daugelis įmonių paprasčiausiai tvarkydavo failus kurdamos aplankų struktūras ir dokumentus bei failus į aplankus pagal kategoriją ar tipą. Šis metodas daugeliu atvejų užleido vietą duomenų bazių sistemoms. Tačiau tradicinis padavimas kartais yra naudingas, jei turite palyginti nedaug failų.
Paprasta naudoti
Tradicinę rinkmenų sistemą labai paprasta nustatyti ir naudoti, darant prielaidą, kad tvarkomų failų skaičius yra mažas. Pavyzdžiui, jei turite penkias pagrindines dokumentų kategorijas ir ribotą failų skaičių kiekvienoje, jums nereikia duomenų bazių sistemos, kad galėtumėte lengvai saugoti, prižiūrėti ir nuskaityti failus. Taip pat nereikia rūpintis programinės įrangos sistemos mokymu ir darbuotojų mokymu ja naudotis.
Dienos vaizdo įrašas
Minimalios investicijos
Jei naudojate tradicinę rinkmenų sistemą, jums taip pat nereikia investuoti į programinės įrangos duomenų bazę, kuri gali apimti išankstinį pirkimą ir nuolatinius licencijavimo mokesčius. Žinoma, jums reikia kompiuterio, kuris yra gana įprastas versle, nesvarbu, ar saugote failus, ar ne. Pagrindinė failų struktūra palaikoma tiesiai kompiuterio standžiajame diske. Arba galite įsigyti labai nebrangų išorinį standųjį diską, leidžiantį perkelti failus iš vieno kompiuterio į kitą.
Prasta duomenų integracija
Pagrindinis tradicinės rinkmenų sistemos trūkumas yra tas, kad ji neleidžia integruoti kelių failų duomenų arba dalytis duomenimis. Naudodami programine įranga pagrįstą rinkmenų sistemą galite tvarkyti įvairius aplankus, tačiau galite atlikti kryžmines paieškas, kad gautumėte dokumentus keliuose failuose. Be to, galite leisti keliems darbuotojams ieškoti bendrinamų duomenų failuose. Dėl šios integracijos sutrumpėja paieška visuose atskiruose failuose, o tai ypač svarbu, jei turite daug failų arba turite didelę klientų bazę.
Dubliavimas ir saugumo trūkumas
Taip pat rizikuojate dubliuoti duomenis, jei neintegruosite failų į duomenų bazę. Įprastoje sistemoje jūsų kompiuteris neatpažįsta, kad kuriate panašius dokumentus ir saugote juos skirtingose failų vietose. Be to, jūsų tradicinė rinkmenų sistema nepasiūlo beveik tokio saugumo lygio, kokį užtikrina kruopščiai sukurta duomenų bazių rinkimo sistema. Šifruoti duomenys ir dabartinis saugumas yra pagrindinės savybės, nes įmonė reguliariai kuria patobulintas duomenų bazių sistemas.
