El. pašto naudojimas versle

El. paštas yra viena iš labiausiai paplitusių verslo komunikacijos priemonių pastaraisiais metais. El. pašto naudojimas versle apima bendravimą su bendradarbiais ir klientais, susitikimų planavimą, automatinių pranešimų siuntimą ir naujienlaiškių bendrinimą su senais ir naujais klientais. Vienas iš el. pašto pranašumų verslo komunikacijoje yra tai, kad jis yra toks visur paplitęs, kad visi mano, kad visi, turintys prieigą prie interneto, gali siųsti ir gauti el. Pastaraisiais metais el. paštu taip pat naudojosi kai kurie sukčiai ir įsilaužėliai, todėl svarbu būti budriems dėl apgaulingų pranešimų.

Pagrindinis el. pašto vaidmuo verslo komunikacijoje yra sujungti žmones toje pačioje įmonėje ar organizacijoje. El. laiškai labai dažnai naudojami užduodant klausimus kolegoms netrukdydami jų telefono skambučiu ar bakstelėjimu per petį. Jie naudojami posėdžių pranešimams ir protokolams siųsti, svarbioms formoms platinti ir darbo vietų apklausoms atlikti.

Daugelis biurų turi įvairių vidinius adresų sąrašus į kuriuos žmonės gali siųsti žinutes, kad pasiektų konkretų įmonės padalinį, nesvarbu, ar tai visi dirbantys žmonės ištekliai, kuriems gali prireikti peržiūrėti atostogų politikos atnaujinimą arba visi dirbantys tam tikrame aukšte, kurie turėtų žinoti, kad tai bendradarbis gimtadienis. El. paštas taip pat dažnai naudojamas su integruotais kalendoriaus įrankiais iš paslaugų teikėjų, tokių kaip „Microsoft“ ir „Google“, planuoti susitikimus ir kitus renginius.

El. paštas priedai dažniausiai naudojami kaip failų bendrinimo būdas, pradedant Microsoft Word dokumentais ir baigiant reklaminės medžiagos pavyzdžiais, pvz., logotipais ar skambučiais.

Žmonės vis dažniau tikrina įmonės el. paštu asmeniniuose įrenginiuose, pvz., išmaniuosiuose telefonuose, kuri leidžia palaikyti ryšį su bendradarbiais ne biure. Tai gali būti ir teigiama, ir neigiama: žmonės gali lengviau dirbti iš namų arba greičiau užsiregistruoti ryte važinėdami į darbą ir atgal, tačiau jie taip pat gali turėti mažiau ne darbo valandų, kai nėra biure.

Dėl gyvybiškai svarbaus el. pašto vaidmens verslo komunikacijoje nenuostabu, kad el. paštu susiformavo formalios ir neformalios etiketo taisyklės.

Žmonės paprastai bando adresuoti el. laiškus a tam tikras profesionalumo lygis, įsitikinkite, kad turite aiškų ir glausta temos eilutė tai leidžia lengvai pastebėti laiškus gautuosiuose ir skirti bent šiek tiek dėmesio gramatika, rašyba ir didžiosios raidės. Dauguma žmonių stengiasi venkite rašyti nespalvotus komentarus įmonės el. laiškuose, įskaitant abejotino skonio anekdotus, nuorodas į politiką ir religiją arba bet kokius darbdavių kišimus.

Kai kurie žmonės taip pat stengiasi atrodyti linksmi įmonės el. laiškuose, nes sunku nustatyti toną žiūrint vien tik į parašytą žinutę. Tai galima padaryti naudojant šauktukus ar jaustukus, nors persistengti gali atrodyti neprofesionalu. Apskritai, jūs norite sekti kitų savo organizacijoje pavyzdžiu kai kalbama apie tai, kaip parengti el. laiškus bendradarbiams ar klientams.

Daugelis organizacijų taiko savo el. pašto politiką, pvz., reikalauja, kad prie kiekvieno siunčiamo el. laiško būtų pridėtas konkretus parašo formatas. Kai kuriose darbo vietose galioja politika, kada įmonės el. paštas gali būti naudojamas asmeniniais tikslais. Daugelis taip pat turi politiką, kada el. laiškus reikia saugoti arba ištrinti saugumo sumetimais.

Automatinių el. pašto pranešimų gavimas iš organizacijų, su kuriomis dirbate, tapo įprasta. Internetinės prekybos vietos siunčia pranešimus apie išpardavimus, pirkimo patvirtinimus ir siuntimo grafikų atnaujinimus. Laikraščiai ir kitos žiniasklaidos organizacijos siunčia automatiniai el. laiškai su antraštėmis ir naujienomis.

Yra daugybė įmonių, kurios gali siųsti automatizuotus el. laiškus įmonėms, įskaitant rinkodaros el. laiškus ir tuos, kuriuos suaktyvina pirkimas, kartais vadinamas laiškų su sandoriais. Tam tikri įstatymai reglamentuoja, kada įmonės gali saugoti žmonių el. pašto adresus, kada jie turi leisti žmonėms atsisakyti el. laiškų ir kada gali siųsti rinkodaros pranešimus. Įsitikinkite, kad laikotės savo jurisdikcijos taisyklių ir, galbūt, vietose, kur žmonės, kuriems siunčiate el. laiškus, dirba arba gyvena.

Kai kurie komerciniai el. pašto paslaugų teikėjai gali padėti tvarkyti atsisakymus, prenumeratos sąrašus ir kitą informaciją. Apsipirkite ir raskite tai, kas atitinka jūsų poreikius, už jums patinkančią kainą.

El. paštas naujienlaiškiai pastaraisiais metais tapo vis populiaresni. Kai kurios įmonės jas naudoja siekdamos susisiekti su klientais ir informuoti apie pardavimus, naujus produktus ar esamas paslaugas. Pavyzdžiui, baseinų valymo įmonė gali išsiųsti naujienlaiškį, primindama žmonėms apie savo paslaugas kaip vasarą arba podcast'ų studija gali išsiųsti naujienlaiškius el. paštu, pranešdama apie naują serialą ar naują esamos serijos sezoną. Rodyti.

Kitais atvejais, pats naujienlaiškis yra produktas. Kai kurioms žiniasklaidos organizacijoms ir kitoms grupėms pavyko gauti mokamus informacinius biuletenius, kuriuose yra niekur kitur neprieinama informacija. Kai kurie iš jų yra sukurti naudojant specializuotas platformas arba naudojant sutelktinio finansavimo įrankius, tokius kaip Patreon.

Kaip ir su kitais komerciniais el. laiškais, jei siunčiate naujienlaiškį el. paštu, turėtumėte įsitikinti, kad turite aiškų žmonių, kuriems siunčiate pranešimus, sutikimą ir kad jie paprastas būdas atsisakyti prenumeratos. Galite pakviesti žmones prisiregistruoti gauti naujienlaiškį, kai jie apsilanko jūsų svetainėje arba, pavyzdžiui, kai atlieka operaciją. Žinoma, jei siūlote mokamą informacinį biuletenį, turėsite užtikrinti, kad žmonės galėtų lengvai atšaukti prenumeratas ir nebemokėti mokesčių.

El. pašto sukčiavimas, dažnai žinomas kaip sukčiavimas, pastaraisiais metais išplito. Sukčiai siunčia el. laiškus žmonėms, apsimetę patikimomis institucijomis ar net pavieniai bendradarbiai, siekiantys išvilioti gavėjus siųsti pinigus arba pateikti vertingos informacijos, pvz., naudotojų vardus ir slaptažodžius. Kai kuriais atvejais šie el. laiškai siunčiami masiškai dideliam gavėjų skaičiui, tačiau kitais atvejais jie yra specialiai skirti konkretiems gavėjams.

Kenkėjiškos programos taip pat kartais platinamos el. paštu, dažniausiai per priedus arba nuorodas į šešėlines svetaines, įtrauktas į el. laiškus. Kai kuriais atvejais, atidarius įtariamą failą, jis užkrės gavėjo kompiuterį ir naudos jo el. pašto programinę įrangą, kad išsiųstų daugiau savo kopijų pradinio gavėjo kontaktams.

Kad netaptumėte el. laiškų sukčių aukomis, atidžiai peržiūrėkite adresus, iš kurių gaunami pranešimai ir įsitikinkite, kad jie iš tikrųjų atitinka žmones ar institucijas, iš kurių jie teigia esantys. Patikrinkite, ar visos el. laiške esančios nuorodos nukreipia į svetaines, į kurias jie teigia pateikiantys nuorodas. Jei gavote netikėtą el. laišką su priedu, patikrinkite, ar jis iš tikrųjų yra nuo asmens, iš kurio jis teigia, net jei jums reikia paskambinti ar kitaip išsiųsti pranešimą tam asmeniui, kad patvirtintumėte tapatybę.

Daugelis įmonių turi antivirusinė programinė įranga nuskaityti gaunamus ir siunčiamus el. laiškus, ar nėra kenkėjiškų programų, tačiau vis tiek verta būti budriems, kad išvengtumėte sukčių.

Kai kuriuose biuruose vis dažniau naudojamasi el pakeista momentinių pranešimų programine įranga, pvz., „Microsoft Teams“ arba „Slack“. Įmonės taip pat naudoja susirašinėjimo įrankius ir socialinių tinklų programinę įrangą, kad galėtų kalbėtis su klientais, dažnai per automatines pokalbių dėžutes arba nuorodas, esančias įmonių svetainėse.

Šios realaus laiko platformos dažnai gali būti greitesnės ir patogesnės nei naudojant el. Daugelis taip pat palengvina failų bendrinimą ar net balso ir vaizdo konferencijų seansų nustatymą, o to negalima padaryti tiesiogiai el. paštu.

Vis dėlto mažai tikėtina, kad šios platformos artimiausiu metu visiškai pakeis el.