Kaip nuskaityti dokumentus į Excel

„Excel“ skaičiuoklės yra ypač svarbios laukams ir jų užpildymui duomenimis. Galima nuskaityti dokumentus į „Excel“, o kai kuriais atvejais netgi galite konvertuoti PDF į „Excel“. Tačiau ne visi dokumentų tipai konvertuojami į „Excel“ skaičiuoklę. Taip pat gali būti sunku tiksliai nuskaityti duomenis į dokumentą. Tam, kad kai kurie laukai tinkamai veiktų, gali reikėti koreguoti rankiniu būdu. Nuskaitymas sutaupo daug laiko, nes jūsų duomenų nereikia įvesti rankiniu būdu, tačiau nuskaitę informaciją turite įterpti atitinkamas formules.

Gera praktika yra nuskaityti dokumentą į „Microsoft Word“ prieš perkeliant jį į „Excel“. Taip pat galite naudoti „OneNote“. Duomenų įtraukimas į „Word“ dokumentą leidžia nukopijuoti ir įklijuoti konkrečias eilutes ir stulpelius į „Excel“. Įvesties metodas trunka šiek tiek ilgiau nei tiesioginis importavimas į „Excel“, tačiau jis leidžia dirbti su duomenimis ir įsitikinti, kad „Excel“ įvedamas taip, kaip numatyta. Tiesioginio nuskaitymo į „Excel“ atveju duomenys gali netinkamai sulygiuoti eilutėse ir stulpeliais. Po fakto atlikti reikiamus pakeitimus yra sunkiau nei pradėti nuo naujos skaičiuoklės ir ištraukti turinį iš „Word“.

Dokumentų keitikliai nėra tikri, tačiau internete yra nemokamų versijų ir jos gali veikti. Nuskaitykite dokumentą, kurį norite konvertuoti, ir išsaugokite jį kaip PDF. Tada ieškokite nemokamo dokumentų keitiklio. Daugybė variantų yra lengvai prieinami. Įkelkite PDF į keitiklį ir programinė įranga konvertuos. Dauguma nemokamų keitiklių veikia žiniatinklio naršyklėje ir sukuria atsisiuntimui skirtą skaičiuoklę. Kiti prašo atsisiųsti programinę įrangą. Nors ši parinktis nebūtinai yra bloga, darbas naršyklėje sutaupo vietos diske ir yra geresnis maršrutas.

Taip pat galite atlikti nuskaitymą į „Excel“ tiesiogiai per „Microsoft“. Pasiekite „Microsoft Office“ įrankius ir atidarykite „Microsoft Office Document Imaging“. Spustelėkite „Failas“ ir „Atidaryti“, tada pasirinkite dokumentą. Pažiūrėkite į apatinį dešinįjį ekrano kampą ir raskite akies obuolio piktogramą. Užveskite pelės žymeklį ant šios piktogramos ir ji turėtų pasirodyti „OCR“ arba „Optical Character Recognition“. Spustelėkite piktogramą, kad paleistumėte nuskaitymą per simbolių atpažinimo procesą. Tada pažymėkite visą dokumentą, nukopijuokite jį ir įklijuokite į „Excel“. Vis tiek galite pasirinkti įklijuoti rezultatus į „Word“ dokumentą, kad galėtumėte apdoroti duomenis prieš įvesdami juos į „Excel“.