Skaitmeninė failų valdymo sistema turi didelių verslo pranašumų.
Jūsų verslui pereinant į skaitmeninio platinimo amžių, turėsite nuspręsti, ar pereiti nuo popierinės rinkmenų sistemos prie skaitmeninės failų valdymo sistemos, ar ne. Nors pakeitimas į visiškai kompiuterizuotą rinkmenų sistemą gali atrodyti bauginantis, ryškūs skaitmeninės rinkmenų sistemos pranašumai daugelį paskatino pereiti.
Sumažėjusios išlaidos
Dėl dokumentų saugojimo nuosavybės nuomos sąnaudų skaitmeninis rinkimas pradeda atsipirkti, kai tik jis yra įdiegtas. Kadangi nėra fizinių dokumentų, labai sumažėja dokumentų tvarkymo ir persiuntimo pirmyn ir atgal išlaidos. Tai taip pat leidžia dokumentus, kurie turi būti laikomi popieriuje, pateikti mažesnėse ir pigesnėse vietose.
Dienos vaizdo įrašas
Žalia
Jūsų verslo anglies pėdsako sumažinimas gali būti svarbus veiksnys siekiant šiandienos ekologiškai mąstančių vartotojų. Tai gali labai pagerinti įmonės įvaizdį, suteikti mokesčių lengvatų ir sumažinti prekių kainą. Skaitmeninė rinkmenų sistema gali teigiamai pakeisti visą verslo pagrindą, o perėjimas prie „ekologiškesnės“ sistemos gali suteikti daug reklamos galimybių.
Sklandesnė darbo eiga
Fiziškai pateiktų ir saugomų dokumentų popierinių kopijų gavimas gali būti ilgas procesas, dėl kurio gali kilti žmogiškųjų klaidų, saugumo problemų ir fizinių nuostolių. Skaitmeninėje sistemoje taip nėra. Per akimirką dokumentą galima pasiekti prie asmens, kuriam jo reikia, stalo. Dėl to darbo laikotarpis sutrumpėja, o tai leidžia greičiau progresuoti ir daugiau laiko skirti projektams kurti.
Didesnis saugumas
Nors tradicinę popierinę rinkmenų sistemą gali atidaryti ir peržiūrėti bet kas, turintis prieigą prie jos, a Skaitmeninė rinkmenų sistema gali užtikrinti įvairaus lygio apsaugą, kuri gali saugoti dokumentus konfidencialūs. Naudojant slaptažodžius, nurodytus aplankus skirtingiems vartotojams, duomenų šifravimą ir audito seką, leidžiančią išsaugoti a įrašyti, kas ir kada pasiekė kokius failus, failų valdymo sistema gali apsaugoti jūsų dokumentus daug saugiau.
Patikimas archyvavimas
Popieriniai dokumentai ir bylos gali būti sunaikinti dėl pernelyg didelio tvarkymo, gaisro, potvynių ir kitų stichinių nelaimių. Kadangi duomenys gali būti saugomi serveriuose bet kurioje pasaulio vietoje, galite saugiai archyvuoti savo verslo dokumentus, nesijaudindami dėl galimos žalos turtui. Taip pat galite padaryti savo archyvuotus duomenis nešiojamus naudodami tokius dalykus kaip nuimami standieji diskai, USB atmintinės ir kompaktiniai diskai.
