Duomenys gali būti gauti įvairiais formatais iš įvairių šaltinių. Nesvarbu, ar tai būtų kontaktų sąrašas, sąskaitos įrašų lentelė ar inventoriaus rodyklė, kartais reikia gauti duomenis iš Microsoft Word į Microsoft Access duomenų bazę. Importavimas yra efektyviausias būdas perkelti duomenis iš Word dokumento į Access lentelę arba duomenų bazę. Šios instrukcijos taikomos Microsoft Word 2010 ir Microsoft Access 2010.
1 žingsnis
Paruoškite „Word“ dokumento duomenis importuoti. Struktūruokite duomenis į atskirtą arba fiksuoto pločio formatą. Atskirti formatai atskiria laukus vienu simboliu, pvz., kableliu arba kabliataškiu. Fiksuoto pločio formatai sutvarko duomenis taip, kad kiekvieno lauko plotis liktų pastovus, kad būtų nurodyta, kada vienas laukas baigiasi, o kitas prasideda. Abu formatai reikalauja, kad kiekvienas įrašas būtų atskiroje eilutėje. Šie formatai nurodo „Access“, kur įdėti importuotus duomenis.
Dienos vaizdo įrašas
2 žingsnis
Išsaugokite „Word“ dokumentą kaip paprasto teksto failą. Access gali nuskaityti tik tuos duomenis, kurie yra paprasto teksto, CSV arba Excel formatu. Kai jis bus išsaugotas, uždarykite failą.
3 veiksmas
Paleiskite „Microsoft Access“ ir atidarykite naują duomenų bazę arba esamą duomenų bazę, kurioje saugosite importuotus duomenis. Pasirinkite naują arba esamą lentelę, kurioje norite saugoti duomenis. Jei pasirinksite esamą lentelę, „Access“ pridės duomenis prie esamos lentelės esamu formatu. Importuoti duomenys turi atitikti esamos lentelės formatą ir struktūrą.
4 veiksmas
Eikite į skirtuką „Išoriniai duomenys“, suraskite grupę „Importuoti“ ir spustelėkite piktogramą „Teksto failas“. Atidaromas dialogo langas „Gauti išorinius duomenis – tekstinis failas“.
5 veiksmas
Naršykite arba įveskite anksčiau paruošto tekstinio failo pavadinimą laukelyje „Failo pavadinimas“. Nurodykite, kur norite saugoti duomenis. Norėdami sukurti naują lentelę, spustelėkite „Importuoti šaltinio duomenis į naują lentelę dabartinėje duomenų bazėje“. Už esamą lentelę, spustelėkite „Pridėti įrašų kopiją prie lentelės“ ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite atitinkamą lentelę sąrašą.
6 veiksmas
Spustelėkite „Gerai“, kad tęstumėte ir atidarytumėte „Teksto importavimo vedlį“. Access nuskaitys duomenis ir rekomenduos failo struktūrą. Patvirtinkite arba pasirinkite parinktį, atitinkančią failo formatą: „Atskirtas“ arba „Fiksuotas plotis“. Spustelėkite „Kitas“.
7 veiksmas
Jei naudojate atskirtą formatą, pasirinkite simbolį, naudojamą laukams atskirti. Jei faile yra teksto žymeklis, laukelyje „Teksto kvalifikatorius“ pasirinkite tą, kurį naudojote. Jei pirmoje „Word“ dokumento eilutėje yra laukų pavadinimai, pažymėkite „Pirmoje eilutėje yra laukų pavadinimų“. Jei tu naudodami fiksuoto pločio formatą, peržiūrėkite rodomus duomenis ir struktūrą ir, jei reikia, pakoreguokite stulpelio padėtį. Spustelėkite „Kitas“.
8 veiksmas
Prieš tęsdami dar kartą peržiūrėkite duomenis ir struktūrą. Jei reikia nurodyti papildomos informacijos apie kurį nors iš laukų, spustelėkite lauko antraštę ir įveskite atitinkamus „Lauko pavadinimas“ ir „Duomenų tipas“ duomenis. Norėdami sukurti indeksą pasirinktame lauke, nustatykite „Indeksuota“ į „Taip“. Jei norite neįtraukti pasirinkto lauko importuojant, pažymėkite laukelį „Neimportuoti lauko (praleisti). Spustelėkite "Kitas."
9 veiksmas
Jei importuojate į naują lentelę, nustatykite pirminį raktą. Galite pasirinkti „Leisti prieigai pridėti pirminį raktą“, kuris automatiškai užpildo ID seką, pasirinkti savo pirminį raktą viename iš šaltinio laukų arba pasirinkti „Nėra pirminio rakto“. Spustelėkite „Kitas“.
10 veiksmas
Jei norite sukurti naują lentelę, patvirtinkite arba pakeiskite naujos lentelės pavadinimą lauke „Importuoti į lentelę“. Norėdami importuoti duomenis, spustelėkite „Baigti“. Atsidarys dialogo langas, nurodantis importo būseną.
Daiktai, kurių jums prireiks
Kompiuteris
Microsoft Word 2010
Microsoft Access 2010
