Dokumentų tvarkymas vienodoje sistemoje reiškia, kad jis nebus netvarkingas.
Bylų sistema yra dokumentų ir dokumentų saugojimo organizavimo būdas. Saugoma spintelė arba dėžutė, kurioje yra spausdintinės dokumentų versijos, o elektroninė sistema saugo duomenis kompiuteryje. Šie duomenys gali būti el. laiškai arba nuskaityti dokumentai. Sukūrus sistemą svarbu ją prižiūrėti, kad ji išliktų tvarkinga ir reguliariai pridedama atnaujinama informacija. Norėdami prižiūrėti sistemą, turėsite sukurti abiejų sistemų naudojimo procedūrą.
Popierinių kopijų padavimas
1 žingsnis
Pažymėkite kiekvieną aplanką, failą ir stalčių arba dėžutę. Pavadinime turėtų būti nurodyta dokumentų tema ir dokumentų tvarkymo pradžios data. Pavyzdžiui, „2010 m. birželio mėn. kvitai – dabar“ arba „Žmogiškųjų išteklių aplankas 2008 m. vasario mėn.“.
Dienos vaizdo įrašas
2 žingsnis
Kurkite naujus aplankus, failus ir stalčius arba dėžutes, kai turite išsaugoti naują dokumentų kategoriją arba kai senesni aplankai, failai ir stalčiai yra pilni. Naudokite spalvų kodavimą, kad atskirtumėte metus ar mėnesius.
3 veiksmas
Pridėkite naujų dokumentų į tinkamiausią aplanką ar stalčių. Atsitiktinai sudėjus dokumentus į aplankus, bus sugadinta kartotekų sistema, nes informacijos bus ieškoma netinkamoje vietoje. Jei sistema tvarko dokumentus abėcėlės tvarka, toliau naudokite šį procesą, o ne perjunkite į kitą formatą.
4 veiksmas
Kasmet pašalinkite senus, nereikalingus dokumentus. Kai toliau pildysite failus, dalis informacijos taps nesvarbi ir pasenusi. Susmulkinkite ir atlaisvinkite papildomos vietos saugykloje.
Elektroninis padavimas
1 žingsnis
Kompiuteryje sukurkite aplankus arba katalogus. Reguliariai konsoliduokite duomenis, kad jie netaptų netvarkingi. Turėti kelis tinklo diskus arba kelis aplankus su panašia informacija nėra veiksmingas būdas tvarkyti duomenis.
2 žingsnis
Reguliariai kurkite atsargines duomenų kopijas. Norėdami tai padaryti, naudokite DVD diskus, USB diską, išorinį standųjį diską arba išorinę įmonę. Tai apsaugo duomenis nuo praradimo.
3 veiksmas
Apsaugokite duomenis užrakindami kiekvieną failą, suteikdami prieigą įgaliotiems vartotojams arba pridėdami slaptažodį atidarydami failą. Taip išvengiama piktnaudžiavimo duomenimis, sukčiavimo ar neteisėtos prieigos. Be to, galite būti tikri, kad ja naudojasi tik žmonės, žinantys, kaip veikia sistema.
4 veiksmas
Parašykite naudojimosi elektronine bylų sistema tvarką. Įtraukite nuoseklias instrukcijas, kaip rasti, nurodyti, suskirstyti į kategorijas ir archyvuoti duomenis, kad kiekvienas vartotojas valdytų sistemą vienodai. Atnaujinkite ją, jei patobulinsite sistemą, kad išvengtumėte painiavos tarp vartotojų.
5 veiksmas
Kas dvejus metus peržiūrėkite rinkmenų sistemą. Patikrinkite, ar jis gerai veikia – tai gali būti apibrėžta pagal tai, kaip efektyviai pildoma, kaip lengva rasti duomenis ir kaip ji organizuota. Taip pat ištrinkite nepageidaujamus failus ir sumažinkite elektroninę netvarką.
Daiktai, kurių jums prireiks
Dokumentų spinta arba dėžutė
Aplankai
Tuščios etiketės
Rašikliai arba žymekliai
Kompiuteris
Patarimas
Suorganizuokite grupinio mokymo dieną, kad paaiškintumėte, kaip veikia kiekviena rinkmenų sistema, kad ją būtų galima valdyti ir prižiūrėti kasdien.
Paprašykite atsiliepimų apie tai, kaip sukurti rinkmenų sistemą, kad ji būtų patogesnė vartotojui arba geriau organizuota.
