„Excel“ gali sumažinti klaidų skaičių automatizuodamas skaičiavimus.
Vaizdo kreditas: rgbdigital/iStock/Getty Images
„Excel“ turi gerą vardą, nes naudojamas apskaitos skyriuose, ir nors jos matematikos funkcijos yra gyvybiškai svarbios buhalterijai, programos skaičiuoklės ir diagramos padeda viskam – nuo bakalėjos prekių sąrašo sudarymo iki mokslinės analizės įrašų. Perėjimas nuo „Word“ prie „Excel“ atliekant kasdienes užduotis iš pradžių gali atrodyti bauginantis, bet kai įpranti dirbti su skaičiuokle, „Excel“ padarys organizavimą ir skaičiavimą kur kas paprastesnį.
Sudarykite namų ar darbo sąrašą
Vienas iš paprasčiausių, tačiau svarbiausių „Excel“ gebėjimų yra tvarkant duomenis. „Excel“ negali konkuruoti „Microsoft Access“. kuriant sudėtingas duomenų bazes, bet kasdieniniam organizavimui „Excel“ turi daug funkcijų ir yra daug lengviau naudojama. Norėdami sudaryti sąrašą, tiesiog įrašykite į bet kurias jums reikalingas ląsteles – ar jums reikia pagrindinio dviejų stulpelių bakalėjos prekių sąrašo, ar inventoriaus, ar
visos bibliotekos katalogas„Excel“ padeda išlaikyti jūsų duomenis vietoje, rūšiuoti ir ieškoti.Dienos vaizdo įrašas
Norėdami sukurti gražesnį išdėstymą be papildomo darbo, pradėkite nuo šablono ieškodami meniu Failas puslapyje „Naujas“. „Excel 2010“ arba „Excel 2013“. „Microsoft“ teikia daugybę nemokamų šablonų sąrašams sudaryti – nuo sporto sąrašų iki sąskaitų faktūrų ir telefonų katalogų.
Nubraižykite savo duomenis diagramoje
Įveskite duomenų diapazoną į "Excel" ir programa gali automatiškai vizualizuoti juos kaip diagramą arba diagramą. Įvedę duomenis, pasirinkite juos ir skirtuke Įterpti pasirinkite vieną iš diagramos stilių. „Excel 2013“ dar labiau palengvina procesą naudojant „Rekomenduojamos diagramos“ mygtuką, kuris nuskaito jūsų duomenis ir peržiūri aktualiausias diagramas.
Norint teisingai išdėstyti duomenis diagramoje, reikia šiek tiek pasipraktikuoti. Pavyzdžiui, norėdami sukurti skritulinę diagramą, naudokite du stulpelius: pirmame yra etiketės, o antrajame – procentai. Panašiai linijinėje diagramoje naudojami tik du stulpeliai: vienas etiketėms, o kitas taškams Y ašyje. Jei jūsų duomenys apima X ir Y koordinates, naudokite taškinę diagramą.
Automatizuokite buhalteriją naudodami funkcijas
„Excel“ funkcijos automatizuoja matematikos formules, supaprastindamos buhalterinę apskaitą, apskaitą ir kitų duomenų sekimą. Viena iš labiausiai paplitusių funkcijų, SUM, sujungia kitus langelius ir turi vieno mygtuko spartųjį klavišą: pasirinkite langelių grupę ir paspauskite "Alt-Equals", kad užpildytumėte sumą. Kai kurios funkcijos analizuoja langelių turinį ir netgi gali dirbti su tekstu. Pavyzdžiui, EXACT patikrina, ar dviejų langelių turinys yra toks pat, ir pateikia „TRUE“ arba „FALSE“.
Norėdami įvesti funkciją, įveskite lygybės ženklą, funkcijos pavadinimą ir atvirus skliaustus, tada užpildykite jo kintamuosius spustelėdami kitus langelius, kad nurodytumėte jų turinį. Norėdami gauti paaiškinimą, kaip naudoti bet kurią funkciją, pasirinkite ją iš Funkcijų bibliotekos skirtuke Formulės.
Apskaičiuokite naudodami sudėtingas formules
Norėdami išnaudoti visas „Excel“ funkcijų galimybes, sujunkite juos į kelių dalių formules atlikti sudėtingus skaičiavimus. Beveik bet koks funkcijų rinkinys gali veikti kartu. Pavyzdžiui, pridėkite langelių stulpelį ir suapvalinkite jį iki artimiausio šimto, sujungdami SUM su ROUND: =APVALAS(SUMA(A1:A5), -2) suapvalina langelių A1–A5 sumą iki dviejų vietų kairėje nuo kablelio, todėl gaunama apvali šimtinė vieta.
Formulės taip pat gali nurodyti kitas formules. Vienas iš būdų yra greitai sekti įmonės atsiskaitymus ir mokėjimus. Viename stulpelyje susumuokite kliento sąskaitas faktūras, antrame stulpelyje susumuokite mokėjimus ir naudokite funkciją IF, kad išvestumėte paprastą atsakymą: =JEI(B10>=A10 "SUMOKAMAS", "NESUMOKAMAS") patikrina, ar mokėjimų suma B10 atitinka arba viršija A10 mokesčių sumą ir praneša „SUMOKAMAS“ arba „NESUMOKAMAS“ paprastu tekstu.
