Kaip naudoti kelis IF teiginius „Microsoft Excel“.

IF sakinys programoje „Excel“ vykdo loginį testą, kuris grąžina vieną reikšmę, jei įvykdoma sąlyga, ir kitą reikšmę, jei ne. Naudojant vieną Excel IF sakinį galima atlikti tik pagrindines operacijas, bet jei įdedate kelis IF sakinius, galite atlikti sudėtingas užduotis. Vienintelis trūkumas yra tai, kad jūs turite būti atsargūs, kai kuriate formulę, kad išvengtumėte klaidų. Alternatyvios „Excel“ funkcijos gali atlikti tą patį darbą su mažesne klaidų rizika. Išmokite įdėtųjų IF teiginių „Excel“ pagrindus ir alternatyvas, kad rastumėte geriausią savo poreikius atitinkantį metodą.

„Excel“ funkcija IF iš esmės sako: „Jei tai tiesa, grąžinkite x reikšmę, bet jei ne, grąžinkite y reikšmę“. Pavyzdžiui, jei tikrinate, ar jūsų įmonėje yra įvairių skyrių buvo mažesnis arba viršytas biudžetas, galite palyginti jų išlaidas su jų biudžetais naudodami funkciją ir grąžinti „Biudžeto viršijimas“, jei skyrius išleido per daug, arba „Neviršija biudžeto“, jei nepadarė. Paprastai tariant, jūs naudojate palyginimo operatorius, kad sudarytumėte savo pareiškimą, pavyzdžiui:

• = (lygus)

• (geresnis negu)

• = (didesnis arba lygus)

• < (mažesnis nei)
• <= (mažesnis nei arba lygus)
• <> (nelygu)

„Excel IF“ teiginio sintaksės supratimas yra esminis žingsnis siekiant išmokti jį tinkamai naudoti. Funkcijos formatas yra IF(loginis_testas, vertė_jei_tiesa, [vertė_jei_klaidinga]) kur laužtiniai skliaustai rodo, kad šis paskutinis argumentas yra neprivalomas. Tai lengva interpretuoti: loginis_testas reiškia teiginį, kurį norite patikrinti, vertė_jei_tiesa yra vieta, kur norite, kad „Excel“ parodytų, ar testas teisingas, ir [value_if_false] yra pasirenkama vieta, kurią norite rodyti „Excel“, jei testas klaidingas.

To pakanka, kad galėtumėte naudoti „Excel“ formulę „jei-tada“ teiginiams, o tai gali būti parodyta naudojant ankstesnį pavyzdį „Biudžeto viršijimas / biudžeto ribose“. Įsivaizduokite, kad B stulpelyje yra įvairių skyrių išleista suma ir C stulpelyje numatyta suma, o reikšmės prasideda antroje eilutėje. D2 langelyje įveskite =IF(B2>C2, "Perviršytas biudžetas", "Neviršijantis biudžeto") norėdami grąžinti ieškomą rezultatą (atminkite, kad turite naudoti kabutes, kad būtų grąžintas tekstas). Pirmoje dalyje rašoma „jei B2 reikšmė didesnė už C2 reikšmę“ (jei išlaidos didesnės už biudžetą), antroje dalyje rašoma „tada grąžinkite tekstą Viršija biudžetą o trečioji dalis sako „jei ne, tai grįžk Biudžeto ribose."

Išnaudoti visas „Excel IF“ teiginių įrankio galimybes reiškia, kad turite galimybę sujungti kelis IF teiginius, kai turite tam tinkamą užduotį. Į savo pradinį IF teiginį galite įtraukti antrą IF teiginį, į jį galite įtraukti kitą IF teiginį ir pan. Tai ypač naudinga, jei norite ką nors suskirstyti į vieną iš kelių grupių naudodami vieną formulę. Pavyzdžiui, galite naudoti įdėtus IF teiginius, norėdami konvertuoti mokinių testo rezultatus į pažymį.

Norėdami teisingai naudoti kelis IF teiginius, pagalvokite apie tai, ko prašote „Excel“ padaryti. Iš esmės po jūsų sąlygos (pirmasis funkcijos argumentas) galite pridėti kitą IF teiginį į vertė_jei_tiesa arba value_if_false tarpus, kad nurodytumėte Excel, ką daryti toliau. Pagalvokite apie tai kaip apie tai, kad „Excel“ patikrintų langelį pagal antrąjį kriterijų, jei atitinkamas langelis to nedaro atitinka pirmąjį kriterijų (arba iš tikrųjų, jei jis atitinka pirmąjį), ir jūs galite tęsti šį procesą ilgai laikas. Kitaip tariant, jūs paverčiate „jei tai, tai anas“ į „jei tai ir tai, tada anas“ arba „jei ne tai, o tai, tai anas“.

Įsivaizduokite, kad davėte mokiniams testą, kuriame 85 proc. ar daugiau balų yra A, nuo 70 iki 85 proc. yra B, nuo 55 iki 70 procentų yra C, nuo 40 iki 55 procentų yra D ir bet kas mažesnis yra Nepavyko. Taškai pateikiami B stulpelyje nuo 2 iki 11 eilutės. Galite naudoti kruopščiai sukurtą Excel IF funkciją su keliomis sąlygomis, kad suskirstytumėte mokinių balus.

Pirmoji dalis yra paprasta (šiame pavyzdyje B2 balui): =IF(B2>=85, "A") nurodo Excel grąžinti A, jei mokinys surinko 85 ar daugiau balų. Įdėjimas leidžia pridėti kitų pažymių, naudojant trečiąjį argumentą (ką daryti, jei sąlyga klaidinga), kad pridėtumėte papildomų sąlygų: =IF(B2>=85, "A", IF(B2> = 70, "B")), kuri nurodo „Excel“ grąžinti A už 85 ar daugiau balų, bet jei ne, grąžinti B, jei balas didesnis nei 70. Tęskite taip, kad užbaigtumėte formulę, kiekvieną kartą naudodami trečiąjį argumentą naujam IF teiginiui: =IF(B2>=85, "A", IF(B2> = 70, "B", IF(B2> = 55, "C", IF(B2> = 40, "D", "Nepavyko"))) ))

Tai atrodo sudėtinga, todėl ją suskaidžius reikėtų sutvirtinti idėją. Pirmieji du argumentai sako: „jei B2 balas yra 85 ar daugiau, tada studentas gauna A“, o trečiasis sako: „kitaip patikrinkite šią sąlygą“. The antrasis IF veda prie šio teiginio: „(mokiniams, surinkusiems mažiau nei 85 balus), jei B2 balas yra 70 ar didesnis, studentas gauna B, o jei ne, patikrinkite Trečiasis IF sako: "(Studentams, surinkusiems mažiau nei 70 balų), jei B2 balas yra 55 ar didesnis, studentas, surinkęs balus, gauna C, o jei ne, patikrinkite ši sąlyga“ ir ketvirta sako „(mokiniams, surinkusiems mažiau nei 55 balus), jei B2 balas didesnis nei 40, studentas gauna D, jei ne, studentas nepavyksta“.

Jei tinkamai įvesite IF teiginio formulę, ji grąžins vieną iš parinkčių, kurias suteikėte „Excel“. Tačiau jei padarysite klaidą, formulė gali grąžinti a 0 arba #VARDAS? langelyje, kuriame yra jūsų formulė.

A 0 klaida reiškia, kad arba vertė_jei_tiesa arba value_if_false argumentas tuščias. Išspręskite šią problemą užtikrindami, kad vertė būtų įvesta abiejuose argumentuose arba bent jau į vertė_jei_tiesa argumentas. The value_if_false argumentas gali būti visiškai pašalintas ir jis grąžins FALSE, jei nepadėsite antro kablelio po vertė_jei_tiesa lauke.

A #VARDAS? klaida rodo, kad tikriausiai kažką parašėte neteisingai arba įvedėte neteisingai formulėje. Tai gali būti šiek tiek sunkiau ištaisyti, nes tai gali būti bet kuri formulės dalis, tačiau geriausias patarimas yra dar kartą viską patikrinti arba dar kartą užrašyti formulę.

Ankstesniame pavyzdyje įdėtos IF funkcijos formulė buvo gana ilga, o tai yra vienas iš pagrindinių neigiamų aspektų naudojant kelis IF teiginius programoje „Excel“. Jie gali tapti sudėtingi ir lengva padaryti klaidą, nes turite atidžiai sekti logiką, kad įsitikintumėte, jog viskas veikia taip, kaip jūs ketinate. „Microsoft“ atkreipia dėmesį į tai, kad neteisingai įdėta formulė dažniausiai netgi gali pateikti teisingą rezultatą, tačiau retais atvejais – neteisingus rezultatus. Šiuos sunku pastebėti.

Netinkama sąlygų išdėstymas yra dažna klaida. Įvertintų testų pavyzdyje, jei pradėjote nuo mažesnio balo =IF(B2>=40, "D", ..." ir toliau išvardyti kitus didėjimo tvarka, net 100 balų grąžintų D. Taip yra todėl, kad pirmiausia patikrinama pirmoji sąlyga, taigi, jei pradėjote nuo „jei langelis B2 yra 40 ar didesnis, grąžinkite D“ bet koks 40 ir didesnis balas būtų įvertintas kaip D, nepatikrinus nieko kito, nes jis atitinka pirmąjį sąlyga. Tai puikus pavyzdys, kodėl reikia vadovautis savo formulės logika.

Taip pat turite įsitikinti, kad į kelių IF teiginių pabaigą įtraukėte reikiamą skaičių skliaustų, kad tinkamai uždarytumėte formulę. „Excel“ padeda derinti spalvas ir paryškinti skliaustus, kai dirbate.

Techniškai vienoje formulėje galite įdėti iki 64 IF funkcijų, tačiau „Microsoft“ nerekomenduoja naudoti tokios funkcijos dėl pirmiau nurodytų priežasčių. Viskas greitai tampa sudėtinga, ir yra tikimybė, kad jei bandote įdėti daugiau nei 10 IF teiginių, tikriausiai jau yra geresnis įrankis šiam darbui, įtrauktas į „Excel“.

Patogiausia IF funkcijos alternatyva yra IFS funkcija, kuri yra IF versija funkcija, kuri atlieka tą pačią užduotį kaip įdėjimas į vieną funkciją ir gali atlikti iki 127 sąlygos. Funkcija IFS turi paprastesnę sintaksę: =IFS(loginis_testas1, vertė_jei_tiesa1, [loginis_testas2, vertė_jei_tiesa2], [loginis_testas3, vertė_jei_tiesa3]…) ir taip toliau. Iš esmės tai veikia kaip įdėtieji IF sakiniai, išskyrus tuos atvejus, kai paskesni IF teiginiai užima vietą po „reikšmė, jei teisinga“ ir nereikia iš naujo iškelti funkcijos.

Testo pažymio pavyzdyje formulę galima parašyti daug paprasčiau naudojant IFS funkciją. Vietoj:

=IF(B2>=85, "A", IF(B2> = 70, "B", IF(B2> = 55, "C", IF(B2> = 40, "D", "Nepavyko"))) ))

tiesiog parašyk

=IFS(B2>=85, "A", B2> = 70, "B", B2> = 55, "C", B2> = 40, "D", TEISINGA, "Nepavyko")

The TIESA vietoje prieš paskutinę parašyta "jei netenkinama jokia kita reikšmė, grąžinkite kitą reikšmę".

Ši funkcija pasiekiama tik „Excel 2019“ arba „Excel“, skirta „Office 365“.

„Excel“ funkcija VLOOKUP dažnai yra paprastesnė kelių IF teiginių alternatyva ir nuo 2007 m. pasiekiama bet kurioje „Excel“ versijoje. Jis nėra idealus visoms situacijoms, nes pateikia tikslios atitikties rezultatus arba rezultatus artimiausias numerį, todėl jis negalėjo būti naudojamas pažymiams, kaip ankstesniame pavyzdyje. Tačiau daugeliu atvejų tai gali sutaupyti daug darbo rašant formulę, nors jūs turite sudaryti lentelę su galimomis reikšmėmis vienoje stulpelyje, pvz., produktai, kuriuos parduoda jūsų parduotuvė, ir ką norite, kad funkcija grąžintų, pvz., produkto kaina, kitame stulpelyje, pavyzdys.

VLOOKUP sintaksė yra =VLOOKUP(paieškos_vertė, lentelės_masyvas, stulpelio_indekso_skaičius, [diapazono_žvalga]) ir išmokdami kiekvieną komponentą parodysite, kaip jį naudoti. The lookup_value argumentas yra vertė, kurią norite patikrinti, kuri turi būti langelis tame pačiame stulpelyje kaip ir lentelės, pagal kurią norite patikrinti, pradžia, virš jos arba po ja. The lentelė_masyvas yra langelių diapazonas, kuriame yra jūsų informacijos lentelė, pvz., produktai ir jų atitinkamos kainos, ir col_index_num yra stulpelis, į kurį „Excel“ reikia ieškoti, kad rastų grąžintiną reikšmę 1 nurodant kairėje esantį stulpelį, 2 nurodant kitą ir pan. Pagaliau, [range_lookup] yra neprivaloma, tačiau įveskite „TRUE“, jei norite, kad „Excel“ atsakymas būtų pagrįstas artimiausia reikšme, arba „FALSE“, jei norite tik tikslios atitikties.