Kaip spausdinti etiketes naudojant Word

Labai ilgą laiką „Microsoft Word“ įtraukė spausdinamų etikečių lapų, taip pat įprastų dokumentų, pvz., laiškų, šablonus. Naudodama įvairių tiekėjų etikečių išdėstymus, „Word“ gali išspausdinti vieną įrašą ant konkrečios etiketės arba iš karto sukurti visą etikečių lapą.

Jei „Outlook“ adresų knygoje arba „Excel“ skaičiuoklėje arba „Access“ duomenų bazėje turite kontaktų sąrašą, laiškų suliejimas gali importuoti informaciją, kad automatiškai sukurtų etikečių seriją. Arba galite sukurti savo adresų sąrašą tiesiogiai programoje „Word“ laiškų suliejimo metu. „Microsoft“ laiškų suliejimas nėra magija, tačiau jis gali veikti beveik taip greitai.

Akivaizdu, kad laiškų suliejimas apima daugybę privalumų pašto siuntų namams ir didelėms korporacijoms, vykdančioms masinį siuntimą. Bet tai netgi labai patogu paprastam žmogui. Jei jums nebereikės įteikti kiekvieno voko, jūsų šeima gali vėl pradėti kiekvieną gruodį siųsti gražius (popierinius) šventinius atvirukus. Jei padedate valdyti vietinę PTA arba skautų būrį, laiškų suliejimas gali būti labai naudingas siunčiant skrajutes.

Su laiškų suliejimu susiję trys dokumentai. Kalbant apie etiketes, pagrindinis dokumentas yra tas, kurį naudojate maketui nustatyti, įskaitant įmonės logotipą arba grąžinimo adresą siuntimo etiketėse, jei norite juos įtraukti. Jūsų adresų sąrašas, kuriame yra adresai, kurie turi būti spausdinami ant etikečių, yra duomenų šaltinis. Šie du dokumentai kartu sudaro adresų etiketes. Štai diagrama:

Pasitaiko netikėtų „gėduolių“.

Pavyzdžiui, jei naudojate „Excel“, „Outlook“ arba „Access“ kaip duomenų šaltinį, turite laikytis tam tikrų taisyklių, kurios gali būti ne iš karto akivaizdžios. Pavyzdžiui, naudodami „Excel“ skaičiuoklę, turite įsitikinti, kad pašto kodų arba pašto kodų stulpelis yra suformatuotas kaip tekstas, kad neprarastumėte nulių.

Be to, negalite naudoti „Outlook“ kontaktų kaip duomenų šaltinio, nebent „Outlook“ padarėte numatytąja el. pašto programa.

Gali būti paprasčiau tiesiog naudoti „Word“ kaip duomenų šaltinį, ypač jei turite patirties dirbant su „Word“, bet neturite pakankamai žinių apie kitus „Microsoft“ biuro produktyvumo įrankius.

Štai kaip galite greitai sukurti ir spausdinti pagrindines pašto etiketes daugelyje „Word“ leidimų, naudodami „Word“, neatlikdami daugiau laiko reikalaujančios visos „Žingsnis po žingsnio“ laiškų suliejimo vedlio rutinos.

Programoje Word eikite į meniu Failas. Pasirinkite Naujas dokumentas, tada Tuščias dokumentas.

skirtuke Laiškai eikite į grupę Pradėti laiškų suliejimą ir pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą, Etiketės. Dialogo lange Etiketės parinktys pažymėkite, ar planuojate naudoti nepertraukiamo tiekimo ar lapų tiekimo spausdintuvą.

Tada skiltyje „Etiketės informacija“ pasirinkite etiketės pardavėją ir gaminio numerį, atitinkantį jūsų naudojamą etikečių pakuotę. Paspauskite OK.

Eikite į Pasirinkti gavėjus ir pasirinkite Įveskite naują sąrašą.

Pasirodžiusiame dialogo lange Naujas adresų sąrašas kiekviename stulpelyje atitinkamai įveskite informaciją apie kiekvieną adresatų sąrašo narį. (Tai padarėme toliau su trumpu išgalvotų personažų sąrašu.)

Naudokite klavišą Tab Norėdami pereiti iš vieno stulpelio į kitą arba pereiti į kitą lentelės eilutę. Norėdami sukurti naują lentelės eilutę, pasirinkite Naujas įrašas arba paspauskite ALT+N.

Paprasta naudoti funkcija, pavadinta Tinkinti stulpelius, suteikia daug lankstumo nustatant informaciją, kurią norite įtraukti į pašto etiketes. Kaip nurodyta toliau, galite pašalinti tokius stulpelius kaip pavadinimas arba 2 adreso eilutė. Taip pat galite pašalinti telefono numerius ir el. pašto adresus, nes bet kokiu atveju jų nereikia adresų etiketėse.

Taip pat tinkinti stulpelius galite pridėti naujų stulpelių, pervardyti esamus stulpelius arba pakeisti stulpelių tvarką sąraše. Atlikę visus norimus stulpelių pakeitimus, pasirinkite Gerai.

Kai baigsite įtraukti visus norimus žmones į sąrašą, spustelėkite Gerai.

Dialogo lange Išsaugoti adresų sąrašą suteikite naujam failui pavadinimą, tada pasirinkite Įrašyti.

Pridėję visus adresus į savo adresų sąrašą, galiausiai gausite laiškų suliejimo gavėjų sąrašą, kuris atrodys maždaug taip:

„Word“ nebūtinai žino, kaip norite, kad etiketės būtų sukurtos. Kitame veiksme eikite į Adresų blokas ir nurodykite, kur etiketėse turėtų būti rodomi adresai.

Pasirinkę Adreso blokas, spustelėkite Gerai. „Word“ įterps adreso bloką į pirmąją puslapio adreso etiketę. Po to pasirinkite Atnaujinti visas etiketes, kad atkartotumėte adresų knygą visose etiketėse visame puslapyje.

Puslapyje Peržiūros rezultatai turėtumėte matyti visų puslapyje esančių adresų peržiūrą.

Jei viskas atrodo kaip kvapas, eikite į „Baigti ir sujungti“, kad atsispausdintumėte etiketes. Jei susidūrėte su kokia nors klaida arba nusprendėte, kad norite puošnesnės išvaizdos etikečių, grįžkite į meniu Failas ir paleiskite naują tuščią dokumentą.

Grįžkite į grupę Pradėti laiškų suliejimą, šį kartą pasirinkdami vedlį – žinoma, ne tą, esantį Dorotėjos Ozo žemėje.