Jei vadovaujate mažam verslui, darbo užmokesčio apskaičiavimas yra brangi ir daug laiko reikalaujanti veiklos dalis.
Vaizdo kreditas: ijeab/iStock/GettyImages
Jei vadovaujate mažam verslui, darbo užmokesčio apskaičiavimas yra brangi ir daug laiko reikalaujanti veiklos dalis. Tačiau dėl technologijų jums nereikia mokėti už trečiosios šalies paslaugą ar investuoti į brangią programinę įrangą, kad sukurtumėte popierinius čekius. Galite lengvai spausdinti darbo užmokesčio čekius iš „Excel“, tačiau labai svarbu turėti tinkamo popieriaus ir rašalo spausdinimui, kad darbuotojai galėtų įmokėti savo atlyginimą.
Patikrinkite „Excel“ spausdinimo šabloną
Pirmas žingsnis, jei norite spausdinti darbo užmokesčio čekius iš „Excel“, yra rasti šabloną. Juos galite lengvai rasti naudodami žiniatinklio paiešką. Į pagrindinius „Excel“ pateiktus šablonus nėra čekių, tačiau galite rasti naudingų šablonų, skirtų patvirtinamiesiems dokumentams, pvz., darbo laiko apskaitos žiniaraščiams.
Dienos vaizdo įrašas
Suradę ir atsisiuntę „Excel“ čekių spausdinimo šabloną, įvesite informaciją apie gavėją ir išmokamus pinigus. Išsaugokite čekį PDF formatu, kurį galėsite atsispausdinti ir išdalyti darbuotojui.
Neužtenka turėti čekio spausdinimo šablono PDF. Finansų institucijos rūpestingai užkerta kelią sukčiavimui, todėl negalite atspausdinti čekio ant paprasto popieriaus ir perduoti jo kaip oficialaus. Jei įmanoma, gauti reikalavimus iš finansų įstaigų, kurias naudoja jūsų darbuotojai, siekdami užtikrinti, kad jūsų čekiai nebus atmesti. Tai gali būti popieriaus, dydžio ir šrifto specifikacijos.
Tinkamo popieriaus radimas
Kai naudosite čekių spausdinimo šabloną programoje „Excel“ ir sukursite čekius PDF formatu, kitą žingsnis yra patvirtinti, kad popierius ir rašalas, kurį turite naudoti čekiams, veikia su jūsų spausdintuvu turėti. Jei ne, turite nusipirkti naujo spausdintuvo.
Kai spausdinate čekį spausdintuvu, jis turi būti ant sunkesnio popieriaus, nei naudojate kasdieniniam spausdinimui. Pavyzdžiui, Amerikos bankas reikalaujama, kad čekiai būtų popieriuje ir turi šias specifikacijas:
- Dydis nuo 7,75 x 2,75 colio iki 8,75 x 3,667 colio
- Tarp 24 svarų. ir 44 svarai. svorio
- Popieriaus grūdeliai eina horizontaliai.
Geros naujienos yra tai, kad galite pirktičekių spausdinimo popierius kuri tenkina daugumą banko reikalavimų. Apsilankykite vietinėje raštinės reikmenų parduotuvėje arba apsipirkite internetu ir įsitikinkite, kad popierius yra suderinamas su jūsų turimo spausdintuvo tipu.
Tinkamo rašalo radimas
Negalite tiesiog atlikti čekių per spausdintuvą naudodami standartines rašalo kasetes. Bankai reikalauja Magnetinio rašalo simbolių atpažinimas rašalo ar dažų čekiams. Jei spausdinate rašaliniu spausdintuvu, jums reikia MICR rašalo, o spausdinant čekius lazeriniu spausdintuvu reikia MICR dažų.
Jei planuojate spausdinti darbo užmokesčio čekius iš Excel, taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į banko reikalavimus rašalui. Naudodami Bank of America negalite naudoti dvipusio spausdinimo režimo čekiams spausdinti. Jei jūsų darbo užmokesčio čekiai yra dvipusiai, nugarėlė turi būti atspausdinta ne MICR rašalu. Jei naudojatės saugos funkcijomis, kad išvengtumėte klastojimo, pvz., vandens ženklų ar cheminių tuštumų, įsitikinkite, kad spausdinimo procesas atitinka paskirties bankų taisykles.
