이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 필수적인 형태가 되었습니다. 개인 이메일은 비공식적이지만 업무용 이메일은 전문성과 예의가 필요합니다. 종이 비즈니스 레터의 기본 부분은 인터넷 통신에도 적용됩니다.
주제
제목을 짧고 정확하게 만드십시오. "Re", "관련"의 전통적인 사무실 메모 약어 또는 전달된 전자 메일 메시지를 의미하는 "Fwd"와 같이 받는 사람의 스팸 필터를 트리거할 수 있는 지정을 사용하지 마십시오. 항상 제목을 채우십시오. 비워 두면 메시지가 스팸 폴더에 들어갈 수도 있습니다.
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인사말
비즈니스 이메일 메시지에 전문적인 인사말을 사용하십시오. "Dear Mr. Foster"는 "Hey, Bob"보다 훨씬 좋은 인상을 주고 비즈니스 사람으로서의 이미지를 반영합니다. 인사말 뒤에 빈 줄을 남겨두고 이메일 본문을 시작합니다. 이 패턴을 사용하면 받는 사람이 전체 메시지를 더 쉽게 읽을 수 있습니다.
신체
이메일 본문에 대한 표준 비즈니스 서신 지침을 따르십시오. 요청을 하거나 요점을 설명할 때 정중한 언어를 사용하십시오. 받는 사람이 나를 기억할지 확신이 서지 않거나 처음 연락하는 경우 첫 번째 줄에 자신을 소개합니다. "Johnson 계약에 관해 지난 목요일에 저와 이야기해주셔서 감사합니다"는 귀하가 당면한 사업의 세부 사항에 들어가기 전에 받는 사람의 기억을 더듬을 것입니다.
서명
이메일 본문 뒤에 빈 줄을 추가하여 메시지를 보기 쉽게 만든 다음 "진심으로", "진심으로" 또는 "고마워요"와 같은 정중한 사인오프. 이름 뒤에 이메일 주소, 전화번호 추가 숫자. 회사의 직함과 원하는 경우 사무실 주소까지. 이것은 받는 사람에게 한 곳에서 모든 연락처 정보를 제공합니다.
두 번 읽고 한 번 보내기
"보내기"를 누르기 전에 문제를 검색하기 위해 이메일을 다시 읽으십시오. "받는 사람"에서 받는 사람의 이메일 주소가 정확한지 필드, "제목" 필드에 적절한 줄이 있고 철자, 문맥 또는 문법이 없는 메시지 오류. 서명과 연락처 정보도 다시 확인하십시오.
전문성 유지
흰색 배경에 검은색 텍스트만 사용하십시오. Times New Roman이나 Courier와 같은 비즈니스 같은 글꼴을 선택하십시오. "LOL"(Laughing Out Loud)와 같은 유색의 구불구불한 글꼴, 그래픽이 많은 배경, 이모티콘 또는 인터넷 속어를 사용하지 마십시오. 텍스트 형식으로 소리치는 것으로 간주되는 메시지를 모두 대문자로 입력하지 마십시오. 많은 수의 수신자에게 비즈니스 이메일을 보내는 경우 BCC(Blind Carbon Copy) 옵션을 사용하십시오. 그렇게 하면 각 독자의 이메일 주소가 보호되고 누군가의 스팸 목록에 올라갈 가능성이 줄어듭니다.
