이메일은 부인할 수 없을 만큼 유용한 의사소통 도구이지만 부적절하게 사용하면 시간을 낭비하고 주의를 훔치며 항상 스트레스를 유발하는 요인으로 변질될 수 있습니다. 매일 받은 편지함이 두려운 경우 스크립트를 뒤집어 이메일을 원래의 생산성 도구로 다시 변환하는 데 도움이 되는 이 전문가 기술 목록을 확인하세요.
내용물
- 근무 외 시간 설정(및 방송)
- 케이던스를 제어하세요
- 적극적으로 목록에서 구독을 취소하세요.
- 자동 완성 기능을 사용하세요
- 이메일을 건너뛰고 전화를 받아야 하는 경우를 알아보세요.
근무 외 시간 설정(및 방송)
업무 외 시간에 이메일이 들어오지 않도록 하려면 업무 외 시간을 설정하는 것이 좋습니다. 단지 특정 시간 동안 이메일을 확인하지 않겠다고 정신적으로 다짐하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 또는 방해 금지 설정을 켜서 이메일 알림을 차단할 수도 있고(이것도 좋은 생각임) 업무 후에 부재중 회신이 시작되도록 설정해도 됩니다. 시간. 이는 기대치를 관리하는 데 도움이 되며 동료와의 경계를 설정하는 데 도움이 되지만 긴급한 상황이 발생하더라도 의사소통을 완전히 차단하지는 않습니다.
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하루 종일 이메일을 확인하는 데 익숙하다면 처음에는 약간 불안할 수 있지만 시간이 지나면서 그 사실을 알게 될 것입니다. 하루 중 특정 시간에 이메일을 확인하면 차단한 시간 동안 더 집중하고 효율적으로 일할 수 있습니다. 끄다.
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케이던스를 제어하세요
근무 외 시간에 이메일을 확인하지 않는 것과 마찬가지로 받은편지함을 하루 종일 지속적으로 확인하는 것도 이상적이지 않습니다. 이메일을 실시간 채팅 애플리케이션으로 사용해서는 안 됩니다. 이것이 바로 Slack과 마이크로소프트 팀즈 입니다. 따라서 이메일을 즉시 받는 것이 중요하지 않다면 미리 정해진 시간에만 새 메시지가 수신되도록 받은 편지함 설정을 조정하는 것이 현명할 수 있습니다. 요즘 인기 있는 대부분의 이메일 클라이언트에서는 받은 편지함이 새 메시지를 가져오는 빈도를 사용자 정의할 수 있으며, 빈도를 줄이면 생산성이 크게 향상될 수 있습니다. 이메일을 덜 산만하게 만드는 것 외에도 전략적으로 주기를 설정하면 이메일 서신 일정의 덩어리를 더 효과적으로 차단할 수 있습니다.
수행 방법은 다음과 같습니다. 시야 그리고 우편 맥용.
적극적으로 목록에서 구독을 취소하세요.
메일링 리스트에서 온 원치 않고 관련 없는 이메일은 인생에서 짜증나는 사실입니다. 하지만 삭제 버튼을 누르는 것만으로도 그 이메일을 처리하는 방법이 있다면 해를 끼치는 것입니다. 단순히 이러한 메시지를 삭제하는 것보다 메일링 목록에서 완전히 구독을 취소하는 데 몇 초를 더 투자하는 것이 좋습니다. 시간은 조금 더 걸리지만, 받은편지함을 꽉 채우는 원치 않는 이메일을 점점 더 많이 삭제해야 하는 수고를 덜게 되므로 이러한 추가 클릭으로 인해 향후 10배의 성과를 거둘 수 있습니다.
일부 최신 이메일 클라이언트에서는 이 프로세스를 쉽게 수행할 수 있으며 메일링 목록 메시지를 자동으로 감지하고 찾기 쉬운 구독 취소 버튼을 제공합니다. 하지만 이메일 클라이언트에 이 기능이 없더라도 메시지 하단까지 스크롤하여 수동으로 구독 취소 링크를 검색해 보는 것이 좋습니다. 다른 모든 방법이 실패하고 구독 취소 링크가 없다면 보낸 사람에게 "목록에서 저를 제거해 주세요"라고 분명하게 요청하는 짧은 답장 이메일을 보내는 것이 좋습니다.
자동 완성 기능을 사용하세요
자동완성 추천(예: Gmail의 스마트 편지쓰기)는 틀림없이 최근 이메일 소프트웨어에 추가된 최고의 기능 중 하나입니다. 익숙하지 않은 경우 기본적으로 사용하는 경향이 있는 일반적인 단어와 문장을 예측한 다음 단일 키 입력으로 입력할 수 있는 제안으로 제공하는 방식으로 작동합니다. 좋은 사람들은 당신이 그것을 더 많이 사용할수록 당신의 글쓰기 스타일을 배우고 시간이 지남에 따라 거의 오싹할 정도로 정확해질 수 있습니다.
솔직히 말해서, 자동 완성 제안은 일주일에 몇 분 이상을 절약해 줄 수는 없지만 효과가 있을 수 있습니다. 이메일을 작성하는 데 드는 정신적 노력을 줄이는 데 도움이 됩니다. 특히 단어를 올바르게 작성하는 데 어려움을 겪고 있는 경우 무엇. 제안은 일을 짧고 간단하게 유지하는 데 도움이 되는 알림 역할을 할 수도 있습니다.
이메일을 건너뛰고 전화를 받아야 하는 경우를 알아보세요.
당신이 키울 수 있는 최고의 이메일 기술 중 하나는 주어진 상황에서 이메일이 언제 사용하기에 적합한지, 더 중요하게는 그렇지 않은지를 인식하는 능력입니다. 많은 경우에 이메일은 비동기식이고 더 신중한 답변이 가능하며 종이에 흔적을 남기므로 특정 유형의 메시지에 적합하기 때문에 선호됩니다. 그러나 덜 공식적인 대화의 경우 이메일은 의사소통에 가장 적합한 장소가 아닐 수도 있습니다. 커뮤니케이션을 반드시 기록할 필요가 없는 경우 간단한 Slack 메시지를 보내거나 전화를 받는 것이 더 빠르고 효과적인 경우가 많습니다. 특정 작업 상황에서는 사람들에게 전화하는 것이 때때로 눈살을 찌푸리게 하지만 전략적으로 사용하면 이점이 있습니다. (빠른 속도, 명확성, 어조와 억양을 사용하여 정보를 전달하는 능력)이 소송 비용.
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