Excel에서 주소 레이블을 인쇄하는 방법

Microsoft Excel은 이메일 목록을 관리하기 위한 훌륭한 프로그램입니다. 대규모 메일링 리스트는 사용자 지정 형식으로 연락처를 분류하고 구성하는 동안 Excel에서 특히 쉽게 관리할 수 있습니다.

Excel 및 CSV 형식은 메일 관리자에서 목록을 가져오고 내보내는 데 사용되며 셀 구분은 이름, 주소 및 기타 관련 정보를 개별 열로 분리할 수 있음을 의미합니다. 단일 셀 내에 전체 연락처를 배치하도록 선택할 수도 있습니다.

숙련된 Excel 사용자를 위한 유연성은 편리하지만 Excel에서 직접 레이블을 인쇄하는 것은 쉽지 않습니다. 프로세스가 지나치게 복잡하지는 않지만 명확하지도 않으며 기술적인 재앙을 초래할 수 있습니다. 편지 병합 프로세스를 사용하는 것이 프린터의 레이블을 설정하는 가장 효율적인 방법입니다.

Excel 메일링 목록에서 레이블을 인쇄하는 가장 빠르고 효과적인 방법은 편지 병합 프로세스를 사용하는 것입니다. 이 프로세스는 정리된 Excel 정보를 가져와 모든 주소를 프린터의 개별 레이블로 컴파일합니다.

간단해 보이지만 함정이 있습니다. Excel 시트는 각 범주에 대한 열을 사용하는 특정 레이아웃으로 형식이 지정되어야 합니다. 주소를 입력할 때 다른 방법을 사용한 경우 다시 포맷하는 데 시간이 많이 걸립니다.

이상적으로는 새로 시작하고 각 연락처를 올바른 형식으로 입력할 수 있습니다. 모든 항목을 이미 범주로 나눈 경우 서식 요구 사항을 충족하기 위해 간단한 레이블 변경 및 조정만 필요할 수 있습니다.

열 머리글이 있는 Excel 스프레드시트를 설정합니다. 각 열은 특정 범주를 나타냅니다. 이름, 성, 주소, 도시, 주 및 우편번호에 대해 별도의 열을 만듭니다.

각 개인에 대한 정보는 가로 줄에 있습니다. 각 필드에서 원하는 정확한 철자, 약어 및 대문자를 사용하십시오. 예를 들어, 전체 주 이름을 철자하지 않으려면 Nevada 대신 NV를 사용합니다.

또한 레이블에 이름이 표시되는 방식을 고려하십시오. 글자 스타일을 지정하는 방법은 개인 취향의 문제입니다. 어떤 사람들은 모든 글자를 대문자로 쓰는 것을 좋아하는 반면, 다른 사람들은 각 단어의 첫 글자만 대문자로 쓰기를 좋아합니다.

필요에 따라 열을 추가할 수도 있습니다. 예를 들어 레이블의 첫 번째 줄에 회사 이름이 표시되도록 하려면 이 정보를 반영하도록 첫 번째 열을 변경합니다.

열이 모두 설정되면 다음 단계는 각 연락처에 대한 지루한 입력 작업입니다. 모든 데이터를 추가하고 한 두 번 정도 편집하여 모든 것이 잘 보이도록 합니다.

연락처 및 모든 관련 정보가 스프레드시트에 있으면 열 머리글을 포함한 모든 항목을 강조 표시합니다. 마우스 버튼을 누른 상태에서 모든 필드에 걸쳐 커서를 끌어 모든 항목을 강조 표시하거나 모두 선택 키보드 단축키를 사용할 수 있습니다. Ctrl 키+NS.

정보가 강조 표시된 후 레이블이 지정된 탭을 선택하십시오. 방식 클릭 이름 정의. 팝업 상자에 목록 이름을 입력합니다. 예를 들어, 결혼식_초대장 또는 크리스마스 카드.

규칙적으로 레이블을 인쇄하는 경우 각 목록에 날짜를 추가하는 것도 유용합니다. 연락처 목록은 자주 업데이트되며 날짜를 통해 목록이 마지막으로 업데이트된 시간을 알 수 있습니다. 또한 올바른 최신 버전을 인쇄하고 있는지 확인합니다.

새로 명명된 Excel 연락처 워크시트를 저장하고 문서를 종료하여 편지 병합을 계속하십시오.

Microsoft Word는 레이블을 인쇄하는 곳입니다. Excel은 데이터를 구성하고 호스팅하는 데 이상적이며 목록을 다른 프로그램으로 빠르게 로드하는 데 적합합니다. 그러나 Microsoft Word에는 프린터에 필요한 형식으로 주소를 배치하는 레이블 인쇄 템플릿이 내장되어 있습니다.

편지 병합 프로세스는 필드를 구성하는 기능을 위해 Excel을 결합하고 프린터의 레이블 서식을 지정하는 기능을 위해 Word를 결합합니다.

새 Word 문서를 열고 우편물 탭을 눌러 옵션 목록을 엽니다. 에 대한 드롭다운 옵션을 클릭합니다. 편지 병합 시작 클릭이 필요할 수 있는 보조 메뉴를 표시하려면 편지 병합 시작 선택하기 전에 다시 라벨 메뉴를 열려면 레이블 옵션.

이 시점에서 앞으로 진행하려면 프린터 및 레이블에 대한 정보가 필요합니다. 당신은 사이에서 선택해야합니다 연속 급지 프린터 그리고 페이지 프린터. 사용 중인 유형을 확인하려면 프린터 설명서를 참조하십시오. 페이지 스타일 프린터가 있는 경우 다른 드롭다운에서 페이지 프린터에 대한 특정 유형의 용지함을 선택해야 합니다. 수동 트레이는 상당히 일반적입니다.

다음으로 라벨 공급업체를 선택합니다. 공급업체마다 고유한 레이아웃이 있으며 이는 프린터에 중요합니다. Microsoft, Avery 및 기타 여러 공급업체 옵션이 드롭다운에 나열됩니다. 작업을 위해 구입한 레이블과 일치하는 레이블을 선택하십시오.

마지막으로 라벨의 제품 번호와 일치하는 제품 번호를 선택합니다. 이것은 일반적으로 라벨 시트 자체가 아닌 포장에 있습니다. 제품 번호는 인쇄가 라벨과 올바르게 정렬되도록 하기 위해 프린터에 용지 크기를 알려줍니다.

드문 경우지만 라벨에 제품 번호를 사용하지 못할 수 있습니다. 인쇄는 계속 진행할 수 있지만 개별 라벨 크기를 수동으로 측정해야 합니다. 또한 페이지에 있는 레이블 수와 각 열과 행에 있는 레이블 수를 알아야 합니다.

맞춤 라벨 측정기준을 입력하려면 세부 옵션 레이블 옵션 열 및 행별로 레이블 시트의 레이아웃을 표시하는 창. 제공된 필드에 여백, 열 및 행을 입력합니다. 딸깍 하는 소리 좋아요 이것이 귀하의 구성과 일치하는 경우. 그렇지 않은 경우 클릭 취소 그런 다음 선택 새 레이블 다시 시도하십시오.

나중에 참조할 수 있도록 차원을 저장할 수 있도록 레이블 이름을 입력합니다. 어떤 이름으로도 충분합니다. 다음으로 치수를 측정된 높이와 너비로 설정합니다. 또한 행 및 열 레이아웃을 입력합니다. 계속해서 클릭하세요 좋아요 새 크기 설정을 저장하려면 좋아요 다시 모든 설정을 저장합니다.

이 시점에서 Excel에서 레이블을 준비하고 레이블을 인쇄할 수 있도록 Word 문서의 서식을 올바르게 지정했습니다. 이제 레이블을 채우기 위해 연락처 정보를 가져와야 합니다.

Word 문서에서 파일 그리고 옵션 그리고 고급의. 옆에 있는 확인란을 선택합니다. 열 때 파일 형식 변환 확인 그리고 선택 좋아요. 로 돌아가기 우편물 탭 및 클릭 수신자 선택 옵션 드롭다운을 엽니다. 선택하다 기존 목록 사용 컴퓨터에서 Excel 연락처 정보를 찾습니다. 파일을 선택하고 클릭 좋아요. 이 프로세스는 Excel 시트를 Word 문서에 연결합니다. 프로그램은 연결되어 있지만 레이블에는 아직 정보가 채워져 있지 않습니다.

전체 목록을 가져오는 가장 쉬운 방법은 자리 표시자를 사용하는 것입니다. 자리 표시자 지정은 Excel 파일에서 만든 열에 해당합니다. 예를 들어 <> 레이블에 이름을 표시할 위치. 이 순서는 모든 레이블에서 반복됩니다.

표준 주소 시퀀스는 다음과 같습니다.

<> <>

<>

<> <> <>

각 레이블은 Excel 시트의 열에 직접 해당합니다. 사용자 지정 정보를 추가하려면 시트의 레이블이 지정된 열에 있어야 합니다. 그런 다음 레이블에 대해 원하는 배치 순서로 필드를 입력합니다.

편지 병합 프로세스를 사용하여 목록을 자주 로드하는 경우 단일 <

레이블이 각 필드의 순서로 설정되었으므로 프린터에 대해 일관된 레이블 순서를 생성하면서 수백 또는 수천 개의 연락처를 효과적으로 로드할 수 있습니다. 편지 병합은 대량 연락처 목록에 이상적입니다.

Word가 Excel에서 올바른 열을 읽도록 편지 병합을 매핑해야 합니다. 로 돌아가기 우편물 탭, 클릭 필드 일치 그리고 선택 필드 작성 및 삽입. 드롭다운 상자 옆에 여러 레이블이 나열된 상자가 나타납니다.

레이블은 주소 레이블의 공통 요소입니다. 그것은 나열 제목, 이름, 성, 주소, 등등. 해당 드롭다운에서 Excel 시트의 열 레이블을 볼 수 있습니다. 이들 중 대부분은 이미 일치하지만 각 요소가 정렬되고 적절하게 일치하는지 확인하십시오. 이것은 당신이 쓸 때를 의미합니다 <>, 그것은 이름 Excel 시트의 열입니다.

이제 필드가 매핑되고 레이블이 작성되었으므로 시사 에서 우편물 탭. 인쇄하기로 결정하기 전에 미리보기를 통해 레이블을 확인하십시오. 이 보기로 정렬 및 서식을 다시 확인하십시오.

인쇄할 준비가 되면 완료 및 병합 아래의 우편물 탭. 딸깍 하는 소리 문서 인쇄 프린터로 최종 작업을 보냅니다. 작업을 보내기 전에 프린터에 라벨 용지가 들어 있는지 확인하십시오.

Excel은 편지 병합을 실행하는 훌륭한 수단이지만 Outlook에서 연락처를 가져올 수도 있습니다. Outlook을 사용하면 연락처를 Excel 워크시트로 내보낼 수 있으며 여기서 위에서 설명한 프로세스를 사용할 수 있습니다.

Outlook 이메일 프로그램에서 직접 연락처를 가져오려면 연락처 목록을 가져옵니다. 사용하다 옮기다+제어 원하는 모든 연락처가 강조 표시될 때까지 여러 연락처를 선택하고 강조 표시합니다.

로 이동 집 탭하고 선택 편지 병합. 선택하다 선택한 연락처만 뒤이어 모든 연락처 필드. 그런 다음 선택 새 문서 그리고 우편물 라벨 문서 유형으로.

이 작업은 편지 병합으로 새 Word 문서를 트리거합니다. 선택하다 필드 작성 및 삽입 아래의 우편물 탭을 누르고 모든 것이 올바르게 정렬되었는지 확인하십시오. 딸깍 하는 소리 레이블 업데이트 레이블을 생성합니다.

미리보기 기능을 사용하여 모든 항목이 올바르게 정렬되었는지 검토하고 확인하십시오. 편집하고 최종 수정한 후 다시 미리 본 다음 실행 편지 병합 완료 그리고 인쇄 작업을 프린터로 보냅니다.

Outlook은 연락처 관리에 탁월하며 프로그램에서 편지 병합을 실행하는 것은 쉽습니다. 그러나 모든 사람이 Outlook을 전자 메일 관리자로 사용하는 것은 아니며 Excel에서 레이블 인쇄 프로세스가 연락처 관리를 위한 최상의 대안 옵션으로 남아 있습니다.