시작 문은 독자에게 이메일 내용을 알려줍니다.
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비즈니스 메시지는 일반적으로 직접 패턴 또는 간접 패턴을 따릅니다. 주요 아이디어가 좋은 뉴스인지, 나쁜 뉴스인지, 중립적인 뉴스인지에 따라 메시지에서 전달되는 정보를 구성하는 방법입니다. 독자가 주요 아이디어에 어떻게 반응할 것이라고 생각하는지에 따라 비즈니스 이메일에 가장 효과적인 패턴을 선택하십시오.
직접 이메일을 사용하여 요점 파악하기
다이렉트 이메일에서 요점은 시작 부분에 오고 그 다음에는 이를 뒷받침하는 세부 정보, 설명 또는 증거가 나옵니다. 이러한 방식으로 구성된 이메일은 메시지의 목적에 즉시 도달하여 독자의 시간을 절약합니다. 또한 독자가 맥락과 관점에서 이어지는 세부 사항을 입력하는 데 도움이 됩니다. 이것은 독자가 요점을 찾기 위해 정보의 단락을 헤매면서 좌절하지 않도록 합니다. 직접 패턴은 독자가 요점을 거부하지 않고 수용하려는 경우 가장 잘 작동합니다.
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긍정적이고 중립적인 메시지 보내기
독자가 만족하거나 약간 관심이 있거나 중립적이면(어떤 식으로든 그것에 대해 감정이 없을 것) 직접 패턴을 사용하십시오. 계약을 이행하기 위해 입찰한 후 고객이 보낸 이메일을 생각해 보십시오. 계약에 성공하면 편지는 "귀하의 입찰이 검토되었으며 귀하의 입찰가를 제안하게 된 것을 기쁘게 생각합니다. 비즈니스 계약." 의 주요 내용이 좋은 소식이나 중립적인 소식인 경우 즉시 전달하고 세부. 일상적인 작업, 주문 및 확인을 처리하는 이메일을 포함하여 대부분의 이메일이 이 접근 방식을 사용합니다.
간접 이메일을 사용하여 요점 만들기
간접 이메일에서 요점은 메시지의 뒷부분, 세부 정보, 설명 또는 증거 다음에 나옵니다. 이메일에 간접적인 패턴을 사용하면 독자의 감정을 존중한다는 것을 나타내므로 요점에 상처를 받을 수 있습니다. 그것을 구축함으로써 독자가 그것을 받을 준비를 더 많이 할 수 있습니다. 또한 메시지의 시작 부분에서 즉시 독자를 화나게 하는 주요 아이디어를 표현하면 독자가 읽기를 중단할 수 있도록 독자가 귀하의 말을 듣도록 독려하려는 시도입니다. 전반적으로 목표는 독자가 가질 수 있는 부정적인 반응을 최소화하는 것입니다.
부정적이거나 민감한 메시지 보내기
독자가 관심이 없거나 불쾌하거나 적대적일 경우 간접 패턴을 사용하십시오. 클라이언트의 이메일을 다시 고려하십시오. 낙찰되지 않은 경우 편지는 다르게 시작됩니다. "우리 계약에 대한 입찰을 제출해 주셔서 감사합니다. 우리는 모든 입찰가 등을 신중하게 검토했습니다." 이미 알고 있다고 생각하지만 어쨌든 계속 읽어야 하는 요점은 훨씬 나중에 나옵니다. 요청을 거부하거나 청구를 거부하는 경우와 같이 요점이 나쁜 소식인 경우 간접 이메일을 사용합니다. 이 접근 방식은 또한 무언가를 판매하려고 하거나 민감한 정보를 공유할 때 잘 작동합니다.
