Outlook에서 이메일을 저장하는 가장 좋은 방법

전자 메일 계정에 Microsoft Outlook을 사용하는 동안 모든 메시지를 추적하고 필요할 때마다 다시 참조할 수 있는지 확인하고 싶을 것입니다. 이것이 Outlook 계정에서 이메일 메시지를 저장하고 저장하는 가장 좋은 방법을 이해하는 것이 중요한 이유입니다.

Microsoft에 따르면 가장 좋은 방법은 직접 읽고 처리해야 하는 메시지의 받은 편지함을 유지하고 특정 유형의 메일에 사용할 수 있는 다른 폴더를 만드는 것입니다. "1-참조" 폴더를 만듭니다. 나중에 다시 돌아가야 하거나 아직 읽을 시간이 없는 메시지는 수동으로 삭제하세요. 받은 편지함 바로 아래에 표시되도록 앞에 "1"을 입력합니다. "개인"과 같은 다른 폴더를 만들어 개인 이메일을 정리하고 업무용 이메일과 별도로 보관하십시오. 그렇게 하면 동료가 어깨 너머로 개인 메시지를 쳐다보는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 메일링 리스트 이메일에 대한 폴더 세트를 생성하여 해당 메시지가 폴더로 다시 라우팅되도록 할 수 있습니다. 그렇게 하면 읽을 필요도 없는 수많은 메시지로 받은 편지함을 가득 채울 필요가 없습니다.

모든 폴더를 매년 자동 보관하도록 설정합니다. 보관 시스템을 사용하면 아무 것도 하지 않고도 중요한 이메일을 저장할 수 있습니다. Outlook은 모든 메시지를 자동 보관할지 여부를 묻는 메시지를 표시할 수 있습니다. "예"를 클릭하면 보관 프로세스가 시작됩니다. 메시지는 받은 편지함이나 다른 폴더에서 언제든지 액세스할 수 있는 "보관" 폴더로 이동됩니다. 모든 폴더는 "아카이브" 폴더에서 모방됩니다. 예를 들어 참조, 개인 및 비즈니스 폴더가 있는 경우 "아카이브" 아래에 동일한 3개의 폴더가 표시됩니다.

Outlook의 "자동 보관" 기능은 기본적으로 켜져 있지만 보관 시스템을 사용자 지정할 수도 있습니다. 이렇게 하려면 "도구" 메뉴를 클릭하십시오. "옵션"을 클릭하고 "기타" 탭을 클릭합니다. "자동 보관"을 선택하십시오. "n일마다 자동 보관 실행"을 선택하고 원하는 횟수를 지정합니다(예: 14일마다). 변경하려는 다른 옵션을 선택합니다. 변경 사항을 모든 폴더에 적용하려면 "이 설정을 모든 폴더에 적용"을 선택하십시오.