기존 파일 구성의 장단점

전통적인 파일 구성은 컴퓨터 기반 또는 전자 파일을 구성하는 접근 방식을 말합니다. 컴퓨터 데이터베이스 이전에는 많은 기업이 단순히 폴더 구조를 만들어 파일을 구성하고 문서와 파일을 범주 또는 유형에 따라 폴더에 배치했습니다. 이 방법은 많은 경우 데이터베이스 시스템에 적용되었습니다. 그러나 비교적 적은 수의 파일이 있는 경우 전통적인 파일링이 때때로 유리합니다.

기존 파일링 시스템은 유지 관리하는 파일 수가 적다고 가정할 때 설정 및 사용이 매우 간단합니다. 예를 들어 문서의 기본 범주가 5개이고 각각에 제한된 수의 파일이 있는 경우 파일을 쉽게 저장, 유지 관리 및 검색하기 위한 데이터베이스 시스템이 필요하지 않습니다. 또한 소프트웨어 시스템을 배우고 이를 사용하도록 직원을 교육하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

기존 파일링 시스템을 사용하는 경우 선불 구매 및 지속적인 라이센스 비용이 포함될 수 있는 소프트웨어 데이터베이스에 투자할 필요도 없습니다. 당연히 컴퓨터가 필요합니다. 컴퓨터는 파일 저장 여부와 관계없이 비즈니스에서 매우 일반적입니다. 기본 파일 구조는 컴퓨터의 하드 드라이브에서 바로 유지됩니다. 또는 한 컴퓨터에서 다른 컴퓨터로 파일을 전송할 수 있는 매우 저렴한 외장 하드 드라이브를 구입할 수 있습니다.

기존 파일링 시스템의 주요 결함은 파일 간 데이터 통합 ​​또는 데이터 공유를 지원하지 않는다는 것입니다. 소프트웨어 기반 파일링 시스템을 사용하면 다양한 폴더를 유지할 수 있지만 검색을 교차 일치시켜 여러 파일에서 문서를 검색할 수 있습니다. 또한 여러 직원이 공유 데이터 파일을 검색하도록 할 수 있습니다. 이 통합은 모든 개별 파일을 검색하는 시간을 줄여줍니다. 이는 많은 양의 파일을 유지 관리하거나 대규모 클라이언트 기반을 가지고 있는 경우 특히 중요한 이점입니다.

또한 데이터베이스를 통해 파일을 통합하지 않으면 데이터가 중복될 위험이 있습니다. 기존 시스템에서 컴퓨터는 유사한 문서를 작성하여 다른 파일 위치에 저장하는 것을 인식하지 못합니다. 또한 기존의 파일링 시스템은 세심하게 제작된 데이터베이스 파일링 시스템이 제공하는 수준의 보안을 거의 제공하지 않습니다. 암호화된 데이터와 최신 보안은 회사가 정기적으로 향상된 데이터베이스 시스템을 개발함에 따라 핵심 기능입니다.