비즈니스에서 이메일 사용

이메일은 최근 몇 년 동안 가장 보편적인 비즈니스 커뮤니케이션 도구 중 하나입니다. 비즈니스에서 이메일을 사용하는 경우에는 동료 및 고객과의 커뮤니케이션, 회의 일정 잡기, 자동 알림 발송, 기존 고객 및 신규 고객과의 뉴스레터 공유 등이 있습니다. 비즈니스 커뮤니케이션에서 이메일의 장점 중 하나는 인터넷에 액세스할 수 있는 모든 사람이 이메일을 보내고 받을 수 있다고 가정할 정도로 매우 보편적이라는 것입니다. 이메일은 또한 최근 몇 년 동안 일부 사기꾼과 해커에 의해 사용되었기 때문에 사기성 메시지에 주의하는 것이 중요합니다.

비즈니스 커뮤니케이션에서 이메일의 주요 역할은 동일한 회사 또는 조직 내의 사람들을 연결하는 것입니다. 이메일은 동료에게 질문하는 데 매우 자주 사용됩니다. 전화를 걸거나 어깨를 두드려서 방해하지 않아도 됩니다. 회의 공지 및 의사록을 발송하고, 중요한 양식을 배포하고, 직장 설문조사를 수행하는 데 사용됩니다.

많은 사무실에는 다양한 내부 메일링 리스트 사람들이 회사의 특정 부서에 메시지를 보낼 수 있도록 휴가 정책 업데이트를 확인해야 하는 리소스 또는 동료의 것임을 알아야 하는 특정 층에서 일하는 모든 사람 생일. 이메일은 통합 캘린더 도구에서도 자주 사용됩니다. Microsoft 및 Google과 같은 제공업체에서 회의 및 기타 이벤트를 예약합니다.

이메일 첨부 파일 Microsoft Word 문서에서 로고 또는 징글과 같은 광고 자료 샘플에 이르기까지 파일을 공유하는 방법으로 일반적으로 사용됩니다.

사람들은 점점 더 확인 스마트폰과 같은 개인 장치의 회사 이메일, 이를 통해 사무실 외부의 동료와 연락을 유지할 수 있습니다. 이것은 긍정적일 수도 있고 부정적일 수도 있습니다. 사람들은 집에서 더 쉽게 일하거나 아침 출퇴근 시간에 빠르게 체크인할 수 있지만 사무실에 없을 때는 실제 근무 외 시간이 더 적을 수 있습니다.

비즈니스 커뮤니케이션에서 이메일의 중요한 역할로 인해 이메일에 대한 공식 및 비공식 에티켓 규칙이 발전해 왔다는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

사람들은 일반적으로 이메일 주소를 어느 정도의 전문성, 명확하고 간결한 제목 받은 편지함에서 이메일을 쉽게 찾고 문법, 철자 및 대문자. 대부분의 사람들은 시도 어떤 종류의 무색 댓글도 피하십시오. 의심스러운 취향의 농담, 정치와 종교에 대한 언급 또는 고용주에 대한 모든 욕설을 포함한 회사 이메일.

어떤 사람들은 회사 이메일에서도 쾌활하게 보이려고 노력합니다. 서면 메시지만으로는 어조를 판단하기 어렵기 때문입니다. 느낌표나 이모티콘을 사용하면 가능하지만 과도하게 사용하면 비전문적으로 보일 수 있습니다. 일반적으로 다음을 원할 것입니다. 조직의 다른 사람들의 리드를 따르십시오 동료나 고객에게 이메일 초안을 작성하는 방법과 관련하여.

많은 조직에는 특정 서명 형식을 보내는 각 전자 메일에 추가하도록 요구하는 등 전자 메일에 대한 자체 정책이 있습니다. 일부 직장에는 회사 이메일을 개인적인 이유로 사용할 수 있는 경우에 대한 정책이 있습니다. 보안을 위해 이메일을 보관하거나 삭제해야 하는 시기에 대한 정책도 있습니다.

비즈니스를 수행하는 조직에서 자동화된 전자 메일 메시지를 받는 것이 보편화되었습니다. 온라인 쇼핑 아울렛은 판매 알림, 구매 확인 및 배송 일정에 대한 업데이트를 보냅니다. 신문 및 기타 언론 기관에서 발송 헤드라인 및 스토리 업데이트가 포함된 자동화된 이메일.

마케팅 이메일과 구매에 의해 트리거되는 이메일을 포함하여 기업을 위해 자동화된 이메일을 보낼 수 있는 다양한 회사가 있습니다. 거래 이메일. 특정 법률은 회사가 사람들의 이메일 주소를 저장할 수 있는 경우, 사람들이 이메일을 수신 거부할 수 있도록 해야 하는 경우, 마케팅 메시지를 보낼 수 있는 경우를 관리합니다. 관할 지역의 규칙을 준수하는지 확인하십시오. 그리고 잠재적으로 당신이 이메일을 보내는 사람들이 일하거나 거주하는 장소에서.

일부 상업용 이메일 제공업체는 수신 거부, 구독 목록 및 기타 정보를 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 주변에서 쇼핑하여 원하는 가격으로 귀하의 요구에 맞는 제품을 찾으십시오.

이메일 뉴스레터 최근 몇 년 동안 점점 인기를 얻고 있습니다. 일부 기업에서는 이를 사용하여 고객에게 연락하고 판매, ​​신제품 또는 기존 서비스에 대해 알립니다. 예를 들어, 수영장 청소 사업체는 사람들에게 여름 시즌의 서비스를 상기시키는 뉴스레터를 발송할 수 있습니다. 접근하거나 팟캐스트 스튜디오는 기존의 새 시리즈 또는 새 시즌을 알리는 이메일 뉴스레터를 보낼 수 있습니다. 보여 주다.

다른 경우에는 뉴스레터 자체가 제품입니다. 일부 미디어 조직 및 기타 그룹은 다른 곳에서는 사용할 수 없는 정보가 포함된 유료 뉴스레터로 성공을 거두었습니다. 이들 중 일부는 전문 플랫폼이나 Patreon과 같은 크라우드 펀딩 도구를 통해 생성됩니다.

다른 상업성 이메일과 마찬가지로 이메일 뉴스레터를 보내는 경우 메시지를 보내는 사람들의 명시적인 동의가 있는지 확인해야 합니다. 구독을 취소하는 쉬운 방법. 예를 들어 사람들이 귀하의 사이트를 방문하거나 거래를 완료할 때 뉴스레터에 가입하도록 초대할 수 있습니다. 당연히 유료 뉴스레터를 제공하는 경우 사람들이 구독을 쉽게 취소하고 요금 청구를 중지할 수 있도록 해야 합니다.

흔히 알려진 이메일 사기 피싱, 최근 몇 년 동안 널리 퍼졌습니다. 사기꾼은 신뢰할 수 있는 기관을 사칭하는 사람들에게 이메일을 보냅니다. 또는 개별 동료가 수신자를 속여 돈을 보내거나 사용자 이름 및 비밀번호와 같은 중요한 정보를 제공하도록 합니다. 어떤 경우에는 이러한 이메일이 엄청난 수의 수신자에게 대량으로 전송되지만 다른 경우에는 특정 수신자를 특별히 대상으로 합니다.

맬웨어는 때때로 이메일을 통해 배포되며 일반적으로 이메일 메시지에 포함된 그늘진 사이트에 대한 링크나 첨부 파일을 통해 배포됩니다. 어떤 경우에는 의심되는 파일이 열리면 받는 사람의 컴퓨터를 감염시키고 이메일 소프트웨어를 사용하여 원래 받는 사람의 연락처에 더 많은 복사본을 보냅니다.

이메일 사기의 피해자가 되지 않도록, 메시지가 오는 주소를 자세히 살펴보십시오. 그리고 그들이 실제로 그들이 출신이라고 주장하는 사람이나 기관과 일치하는지 확인하십시오. 이메일의 모든 링크가 링크를 요청한 사이트로 이동하는지 확인합니다. 첨부 파일이 포함된 예기치 않은 이메일을 받은 경우, 신원 확인을 위해 전화를 걸거나 메시지를 보내야 하는 경우에도 해당 이메일이 실제로 보낸다고 주장하는 사람이 보낸 것인지 확인하십시오.

많은 기업들이 가지고 있는 바이러스 백신 소프트웨어 수신 및 발신 이메일에서 맬웨어를 검사하지만 사기를 피하기 위해 경계하는 것이 좋습니다.

일부 사무실에서는 이메일이 점점 더 인스턴트 메시징 소프트웨어로 대체, Microsoft Teams 또는 Slack과 같은 기업들은 또한 메시징 도구와 소셜 네트워킹 소프트웨어를 사용하여 종종 자동화된 채팅 상자나 기업 웹사이트에 있는 링크를 통해 고객과 대화하고 있습니다.

이러한 실시간 플랫폼은 종종 이메일을 사용하는 것보다 더 빠르고 편리할 수 있습니다. 또한 많은 사람들이 파일을 쉽게 공유하거나 심지어 이메일을 통해 직접 수행할 수 없는 음성 및 화상 회의 세션을 설정할 수도 있습니다.

그러나 이러한 플랫폼이 곧 이메일을 완전히 대체할 것 같지는 않습니다.